In fast jeder Einrichtung gibt es Kinder mit besonderen Anforderungen – sei es ein Inklusionsstatus, ein BuT-Anspruch oder in Berlin ein A- oder B-Status. Oft stehen diese wichtigen Infos in Papierordnern, verteilten Excel-Listen oder sind nur im Kopf der Leitung abgespeichert. Das Problem: Genau dann, wenn man sie spontan braucht, sind sie nicht griffbereit.
Mit Famly hinterlegst du diese besonderen Bedarfslagen direkt im Profil des Kindes – inklusive passendem Gültigkeitszeitraum. So siehst du auf einen Blick, wer wann welche Förderung erhält.
Besondere Bedarfslagen gehören zu den sensiblen Informationen eines Kindes. Nur Mitarbeiter:innen mit der entsprechenden Berechtigung sehen sie und Eltern sehen sie nicht.
Bedarfslagen für deine Einrichtung in den Einstellungen anlegen
🔒 Um Bedarfslagen in den Einstellungen anzulegen, brauchst du die Berechtigung Funktionen konfigurieren.
Da die Vorgaben je nach Bundesland und Träger variieren, bestimmst du die Kategorien einfach selbst. Für die gängigsten Fälle haben wir bereits praktische Vorlagen für dich vorbereitet.
Bevor du also eine Bedarfslage bei einem Kind hinterlegen kannst, lege zunächst fest, welche Bedarfslagen es bei euch gibt. So geht's:
Öffne Einstellungen → Kinder → Besondere Bedarfslagen
Klicke auf Hinzufügen
Starte mit einer Vorlage oder lege eine eigene Bedarfslage mit Namen und Kürzel an
Als Vorlagen stehen dir Integrationsstatus, Bildung und Teilhabe, A-Status, B-Status und Migrationshintergrund zur Verfügung
Entscheide, ob diese in der Gruppenübersicht angezeigt werden soll
Die Einstellung für die Gruppenübersicht triffst du pro Bedarfslage. So kannst du zum Beispiel entscheiden, dass ein Integrationsstatus für das Team sichtbar ist, eine finanzielle Bedarfslage wie Bildung und Teilhabe aber nur im Kinderprofil auftaucht.
Die für deine Einrichtung verfügbaren Bedarfslagen können fortlaufend bearbeitet werden. Zum Bearbeiten:
Gehe auf Einstellungen → Kinder → Besondere Bedarfslagen
Klicke das Bleistifts-Symbol neben der relevanten Bedarfslage
Änderungen an Namen und Kürzel sind sofort im Kinderprofil und den Übersichten sichtbar.
Um eine Bedarfslage aus den Einstellungen löschen zu können, darf sie keinen Kindern mehr zugewiesen sein.
Eine Bedarfslage bei einem Kind hinterlegen
🔒 Um eine Bedarfslage bei einem Kind zu hinterlegen oder zu sehen, brauchst du die Berechtigung Sensible Kinder-Informationen anzeigen.
Öffne das Kinderprofil und gehe zu Über mich → Sensible Informationen
Scrolle zu Besondere Bedarfslagen und klicke auf Hinzufügen
Wähle eine der Bedarfslagen aus, die du vorher angelegt hast
Trage die Gültigkeit ein: Das Startdatum ist Pflicht, das Enddatum ist optional
💡 Wenn ein Bescheid befristet ist, trage das Enddatum gleich mit ein. Läuft die Bewilligung dagegen weiter, bis jemand widerspricht, lass das Feld einfach leer.
Du kannst einem Kind beliebig viele Bedarfslagen zuordnen, jede mit ihrem eigenen Gültigkeitszeitraum. Nach dem Enddatum, bleiben Bedarfslagen weiterhin im Kinderprofil als archivierte Bedarfslagen sichtbar.
Besondere Bedarfslagen im Blick behalten
Gruppenübersicht
In der Gruppenübersicht werden Kinder mit einer Bedarfslage markiert - vorausgesetzt, das ist für die jeweilige Bedarfslage aktiviert
Übersicht der besonderen Bedarfslagen
Unter Kinder → Sicherheitsförderung → Besondere Bedarfslagen findest du eine Liste aller Kinder mit ihren Bedarfslagen und der jeweiligen Gültigkeit.
Diese Übersicht ist praktisch, wenn du Mittel abrechnest oder Bescheide verlängern musst. Hier siehst du auf einen Blick, bei welchen Kindern eine Bedarfslage demnächst ausläuft.
Eine Bedarfslage im Kinderprofil bearbeiten oder löschen
Um eine Bedarfslage aus einem Kinderprofil zu löschen oder diese zu bearbeiten (bspw. ein Enddatum hinzuzufügen), gehe wie folgt vor:
Öffne das Kinderprofil und gehe zu Über mich → Sensible Informationen
Scrolle zu Besondere Bedarfslagen und klicke auf die drei Punkte → Bearbeiten
Nehme die Änderung vor und speichere oder klicke auf das Papierkorb-Symbol um die Bedarfslage zu entfernen
Falls eine Bedarfslage versehentlich im Archiv gelandet ist, kannst du sie ganz leicht reaktivieren: Bearbeite die Bedarfslage und lösche dabei einfach das Gültig bis-Datum.
FAQ
Sehen Eltern, dass bei ihrem Kind eine besondere Bedarfslage hinterlegt ist?
Sehen Eltern, dass bei ihrem Kind eine besondere Bedarfslage hinterlegt ist?
Nein. Besondere Bedarfslagen sind eine rein interne Information und werden Eltern in Famly nicht angezeigt.
Wirkt sich eine Bedarfslage auf den Betreuungsschlüssel aus?
Wirkt sich eine Bedarfslage auf den Betreuungsschlüssel aus?
Die besonderen Bedarfslagen machen zunächst sichtbar, welche Kinder betroffen sind, sie fließen jedoch noch nicht in die Betreuungsanforderungen ein.
Was tun, wenn keine der Vorlagen zu unserem Bundesland passt?
Was tun, wenn keine der Vorlagen zu unserem Bundesland passt?
Lege deine eigenen Bedarfslage mit Namen und Kürzel an. Die Vorlagen sind nur ein Startpunkt - welche Bedarfslagen es bei euch gibt, weißt du am besten.
Werde ich über ablaufende Bedarfslagen benachrichtigt?
Werde ich über ablaufende Bedarfslagen benachrichtigt?
Eine automatische Erinnerung an auslaufende Bedarfslagen gibt es noch nicht. Den Überblick über die Gültigkeitszeiträume behältst du über die Übersicht der Bedarfslagen unter Kinder → Sicherheitsförderung → Besondere Bedarfslagen.
Ob eine solche Erinnerung dazukommt, ist noch offen. Feedback aus den Einrichtungen fließt direkt in unsere Priorisierung ein. Wenn das für euren Alltag relevant wäre, schreib uns gerne über den In-App-Chat in Famly.