Du suchst nach weiteren Details über das neue Modul für die Personalplanung sowie Zeiterfassung zur Gehaltsabrechnung? Dann bist du hier genau richtig!
Schaue dir die Videos unten an, um einen Überblick über das Tool zu erhalten und einige häufig gestellte Fragen beantwortet zu bekommen.
In diesem Artikel:
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(A) Videos
1. Dienste/Schichten erstellen & veröffentlichen
2. Personalanwesenheit laufend prüfen
3. Vertragliche Arbeitszeit und Verfügbarkeit festlegen
(B) Häufig gestellte Fragen
1. Was sind die wichtigsten Änderungen bei diesem Tool?
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Wir wollen ein System schaffen, das flexibler auf Änderungen reagiert, für deine MitarbeiterInnen transparenter ist und die Verwaltung deiner Personalkosten erleichtert - und, dass all dies für die Gehaltsabrechnung zur Verfügung steht.
Weiter unten findest du eine vollständige Liste der Änderungen, aber das Wichtigste:
Ein transparenterer und dynamischerer Überblick über die Verfügbarkeit von MitarbeiterInnen, mit eingebauten "Schichten", die du einfach neu zuweisen kannst.
Ein Überblick über die vertraglich vereinbarten und die geplanten Arbeitsstunden, um sicherzustellen, dass du Überstunden sorgfältig verwaltest.
Mehr Tools zum Erfassen, Vergleichen und Exportieren von Arbeitszeiten aus Famly, um deine Lohnbuchhaltung zu informieren.
Und das ist noch nicht alles. Im Vorfeld der Umstellung am 3. April fügen wir eine Reihe von stark nachgefragten Funktionen hinzu, darunter:
Schichtarten: Vollständig anpassbare Schichtarten für die Organisation von Dienstplänen und die Eingabe zusätzlicher Informationen für die Gehaltsabrechnung.
Mehrfachlöschung von Diensten: Du kannst Dienste innerhalb eines Datumsbereichs, nach Gruppe(n) oder MitarbeiterInnen löschen.
Fortlaufende Dienste: Lege wiederkehrende Schichten für deine MitarbeiterInnen fest und vermeide, dies regelmäßig manuell zu tun.
2. Welche spezifischen Funktionen erhalte ich?
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Im Folgenden findest du einige der Funktionen, die du mit dem überarbeiteten Modul nutzen kannst und die vorher nicht möglich waren:
Du kannst jetzt die Verfügbarkeit der MitarbeiterInnen auf die Minute genau erfassen, einschließlich der vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten und der Abwesenheit, sodass du leicht erkennen kannst, wo sich eine Lücke auftut und mit wem du diese füllen kannst.
Du kannst Schichten einfach neu zuweisen und zwischen MitarbeiterInnen verschieben, sowie als "offen" hinterlegen, damit du weißt, dass du dich um nicht vergebene Schichten kümmern solltest.
Du kannst komplexe Schichtmuster von einer Woche zur nächsten kopieren und einfügen, was viel Verwaltungszeit spart.
Du kannst Dienstpläne auf der Grundlage der erwarteten Anwesenheit von Kindern und der Verfügbarkeit von MitarbeiterInnen erstellen - alles an einem Ort.
Weitaus detailliertere Berechtigungen durch die Trennung von Lese- und Bearbeitungsrechten für Dienstpläne, Anwesenheitszeiten, Abwesenheiten und Vertragsdaten.
Die MitarbeiterInnen können nun problemlos ihren eigenen Zeitplan von zu Hause aus einsehen, ohne auf andere Informationen in der App zugreifen zu können.
Du kannst jetzt mit dem Dienstplan arbeiten und experimentieren, ihn bearbeiten und Änderungen vornehmen, aber die MitarbeiterInnen erst über diese Änderungen informieren, wenn der Dienstplan veröffentlicht wird.
Die Arbeitszeiten werden summiert, sodass du die Gesamtzahlen im Auge behalten, mit den Sollstunden vergleichen und die laufenden "Salden" erfassen kannst, damit du Überstunden vermeiden kannst, bevor sie entstehen.
Du kannst Überstunden bis zur Auszahlung erfassen oder für einen Freizeitausgleich verwenden.
Weitaus mehr Optionen für Datenexporte per CSV oder eine API, um die richtigen Informationen für die Gehaltsabrechnung und das Personalmanagement aus Famly zu erhalten.
3. Verliere ich etwas mit dem neuen Tool?
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Es ist wichtig zu erwähnen, dass du deine Dienstpläne im neuen Modul erneut einrichten musst. Es gab einfach keine zuverlässige Möglichkeit, diese zu transferieren, wenn die grundlegende Logik so anders ist (weil sie viel stärker ist). Die gute Nachricht ist, dass die Einrichtung neuer Dienstpläne einfacher denn je ist und dir noch viel Zeit bleibt, wenn du jetzt damit beginnst.
Wir wollen auch die Gelegenheit nutzen, um einige Dinge zu erwähnen, die im neuen Modul fehlen werden, damit du im Voraus weißt, ob dies für dich wirklich wichtig ist. Diese sind:
Fortlaufende Dienste - In der Beta-Version kannst du derzeit keine wiederkehrenden Dienste einrichten, aber wir arbeiten daran und werden sie so bald wie möglich im Frühjahr veröffentlichen. Bis dahin kannst du Schichten kopieren.
Diagramme in der Übersicht - Wir haben festgestellt, dass die meisten von euch die Diagramme zur Erläuterung des aktuellen Betreuungsschlüssels jedes Raums in der Übersicht nicht besonders gut finden. Stattdessen wurden sie durch die Smileys ersetzt, die ihr anklicken könnt, um zu weiteren Diagrammen zu gelangen.
Gruppenbasierter Betreuungsschlüssel - Wir unterstützen jetzt nur noch Altersgruppen-basierte Betreuungsschlüssel, da diese am besten geeignet sind, um die Vorschriften einzuhalten, und die überwiegende Mehrheit von euch sie verwendet. Die Betreuungsschlüssel, die in den Gruppen-Einstellungen hinterlegt werden, werden nicht im Dienstplan widergespiegelt.
4. Wird es mich mehr kosten?
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Nein, der Preis für das Dienstplanmodul ändert sich mit dem Update nicht.
5. Wie funktioniert der Wechsel?
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Im Moment kannst du diese Funktion unter Einstellungen > Spielplatz aktivieren und die Option "Dienstplanung (Beta)" einschalten. Wir empfehlen auf jeden Fall, die Umstellung eher früher als später vorzunehmen, damit ihr euch an das neue System gewöhnen könnt.
Alle, die nicht manuell wechseln, werden am Mittwoch, den 3. April 2024, automatisch umgestellt.
(C) Jetzt loslegen
1. Modul aktivieren
Du siehst das Dienstplanmodul nicht in deiner Famly Plattform und möchtest es testen? Dann wende dich gerne an uns und wir stehen dir für Fragen rund um das Modul gerne beratend zur Verfügung.
2. Schritt für Schritt Anleitung
Du möchtest jetzt loslegen und das Modul nutzen? Nimm dir doch ein paar Minuten Zeit und schaue dir unsere Schritt für Schritt Anleitung an. So kannst du sicherstellen, dass du alle nötigen Grundeinstellungen vorgenommen hast, um fehlerfrei mit der Nutzung beginnen zu können.