Wenn deine Eltern Gutscheine zur Bezahlung der Kinderbetreuung erhalten, kannst du diese auf zwei Arten eingeben:
Hinzufügen eines Gutscheins als Einmalzahlung
Wenn der Gutschein eine einmalige Zahlung ist oder keinen festen, wiederkehrenden Betrag hat, kannst du ihn als normale Zahlung hinzufügen. Du kannst die Gutscheinzahlung entweder einer bestimmten Rechnung zuordnen oder einfach dem Konto gutschreiben.
Um auf die Finanzen zuzugreifen, musst du die Berechtigung „Finanzberichte anzeigen“ aktiviert haben.
So fügst du eine Gutscheinzahlung hinzu:
Melde dich in der App an und klicke im Menü links auf Finanzen
Klicke als Nächstes auf Zahlungen
Verwende die Taste „Zahlung hinzufügen“, um den Namen eines Kindes, eine Rechnungsnummer oder den Namen eines Kontaktes einzugeben.
Wähle im Feld Zahlungsmethode, die Option Gutschein aus und fülle weitere Details aus
Wenn du das Gutscheinunternehmen unter „Suche nach vorhandener Kontaktperson oder Rechnungszahler/in“ nicht finden kannst, kannst du „Neues Gutschein-Unternehmen“ auswählen und die Details eingeben (wie unten gezeigt).
Nachdem du alle Details eingegeben hast, klicke auf Hinzufügen.
Füge einen Gutschein als wiederkehrende monatliche Zahlung hinzu
Wenn es sich um monatlich wiederkehrende feste Beträge handelt, kannst du diese im Gutscheinbereich des Kontos des Rechnungsempfängers hinzufügen.
Gehe zum Reiter Buchungen im Kindesprofil
Klicke auf Konto anzeigen (unter dem Bereich ZahlerIn)
Klicke links im Bereich Gutscheine auf Hinzufügen
Ein neues Fenster öffnet sich (siehe unten)
Gib den festen monatlichen Betrag ein, wann du die erste Zahlung erhältst, sowie die letzte Zahlung und wähle entweder einen vorhandenen Rechnungsempfänger aus oder erstelle ein neues Gutscheinunternehmen
Dieser feste Zahlungsbetrag wird am ersten Tag jedes Monats zum Konto des/der ZahlerIn hinzugefügt und auf einer Rechnung als „Zukünftige Zahlungen“ angezeigt
Das Bestätigen einer Gutscheinzahlung
Der letzte Schritt besteht darin, zu bestätigen, dass du die Gutscheinzahlung erhalten hast. Um dies zu tun:
Melde dich in der App an und klicke im Menü links auf Finanzen
Klicke als Nächstes auf Zahlungen
Verwende die Filter Taste oben wähle im Feld Methode die Option Gutschein aus
Wähle im Feld Status „Unbestätigt“ aus
Klicke auf jeden Gutschein und dann auf Bestätigen, um den Erhalt dieser Gutscheinzahlung zu bestätigen.
Einen Gutschein aktualisieren
Du kannst die Daten eines Gutscheins zu jederzeit noch anpassen. Gehe dafür auf
Finanzen → Zahlungen und nutze die Filter Funktion um nach Gutscheinen und/oder nach bestimmten RechnungszahlerInnen zu suchen.
Klicke auf den Gutschein, den du bearbeiten möchtest. Ändere dann die notwendigen Informationen wie bspw. die Summe und klicke auf Aktualisieren.
💡 Hinweis: Falls für das Kind bereits eine Rechnung mit diesem Gutschein erstellt wurde, ist es wichtig, dass du diese Rechnung zusätzlich im Profil des Kindes stornierst und erneut eine Rechnung mit der aktualisierten Gutscheinsumme erstellst.
Unterschiede zur Funktion „Förderungen“
Die Funktion „Förderungen“ bietet eine zusätzliche Möglichkeit, Gutscheine im Profil des Kindes zu hinterlegen.
Im Folgenden erklären wir die Unterschiede zwischen beiden Optionen, damit du die für dich passende Wahl treffen kannst.
1) Unterschiede im Umsatzbericht
Förderungen werden direkt von der Rechnung des Elternteils abgezogen und anschließend einem separaten Rechnungsempfänger, wie zum Beispiel der Stadt Berlin, in Rechnung gestellt. Der Gesamtbetrag der Förderungen aller Kinder erscheint im Umsatzbericht unter diesem separaten Rechnungsempfänger, jedoch erst nach der Rechnungsstellung. Das bedeutet, dass der Betrag der Förderungen in der Umsatzprognose noch nicht enthalten ist.
Bei Gutscheinen hingegen wird der Rechnungsbetrag der Eltern nicht direkt reduziert. Stattdessen wird eine Vorauszahlung hinterlegt, die den zu zahlenden Betrag der Eltern verringert. Im Umsatzbericht wird jedoch der volle Rechnungsbetrag ohne Abzug der Förderung unter den jeweiligen Eltern angezeigt. Dadurch erhältst du eine Umsatzprognose, die die Förderungen bereits berücksichtigt.
2) Unterschiede in der Rechnungsstellung
Ein Gutschein erscheint unter dem Posten „Zukünftige Zahlung“ auf der Rechnung des jeweiligen Monats. Es erscheint immer nur ein Gutschein je Monat.
Förderungen können von der Einrichtung selbst benannt werden. Sie erscheinen mit diesem Namen auf der Rechnung. Falls du eine Rechnung auslässt, in der ein Kind eine Förderung erhalten sollte, erscheint diese Förderung auf der nächsten Rechnung. So können mehrere Förderungen auf einer Rechnung erscheinen. Förderungen können im Bericht über Förderungen eingesehen werden.
3) Weitere Unterschiede
Eine Besonderheit bei Gutscheinen ist die Möglichkeit, sie erst dann zu bestätigen, wenn die Einrichtung die Gutschrift tatsächlich erhalten hat. Dadurch kannst du Gutscheine hinterlegen und später einen Bericht über bestätigte und unbestätigte Gutscheine erstellen.
Es kann jedoch nur ein Gutschein (für einen beliebigen Zeitraum) pro Kind erstellt werden. Dieser kann fortlaufend bearbeitet werden.
Du kannst bereits im Voraus mehrere Förderungen für unterschiedliche Zeiträume mit unterschiedlichen Beträgen für ein Kind erstellen.