Wenn du in Famly einen Datenexport für eine:n Mitarbeiter:in anforderst, erhältst du eine ZIP-Datei mit CSV-Dateien und einem Medien-Ordner mit Fotos, Videos und Dokumenten. Dieser Artikel erklärt, was in den einzelnen Dateien steckt.
Vor dem Öffnen der Dateien
Ein paar Dinge vorab:
Jede CSV-Datei deckt einen Bereich von Famly ab (Personalprofil, Anwesenheit, Qualfikationen usw.). Der Dateiname verrät, was drin ist.
Dateien sind nummeriert (z. B. 003famly_daycare_employee...). Die Nummer ist nur die Exportreihenfolge und hat keine inhaltliche Bedeutung. Was zählt, ist der Name nach der Nummer.
💡 Dieselbe Datei kann in einem anderen Personalexport oder einem späteren Export für den/die selbe:n Mitarbeitende:n eine andere Nummer haben.
Leere Dateien sind normal. Wenn eine Funktion für ein Kind noch nicht genutzt wurde, erscheint die Datei trotzdem, aber ohne Datenzeilen, nur mit den Spaltenüberschriften.
Gelöschte Einträge sind enthalten. Datensätze, die in der Famly-Oberfläche entfernt wurden, tauchen im Export auf. Achte auf Spalten wie
deletedAtoderdeletedat, um sie zu erkennen.ID-Spalten sind interne Referenzen. Die langen Buchstaben-Zahlen-Kombinationen (UUIDs) verknüpfen Datensätze zwischen den Dateien. Sie sind nicht für den menschlichen Gebrauch gedacht.
„By“-Spalten enthalten Login-IDs, keine Namen. Spalten wie
createdByoderdeletedByspeichern eine interne ID der Person, die eine Änderung vorgenommen hat - nicht den Namen.Dateien enthalten keinen sensiblen persönlichen Daten. Im Gegensatz zum Kindesexport enthält der Personalexport keine Steuer- oder Identifikationsnummern, Sozialversicherungsnummern, Bankdaten oder Gehaltsinformationen. Lohnrelevante Zeitdaten (Stunden/Minuten für die Gehaltsabrechnung) sind jedoch enthalten.
Notizen zu Abwesenheitsanträgen sind nicht enthalten. Der Freitext, den Mitarbeitende einem Antrag hinzufügen, wird separat gespeichert und ist nicht Bestandteil dieses Exports.
Was der Export enthält
Die Dateien sind nach Bereichen gruppiert. Springe direkt zum gewünschten Abschnitt:
Personalprofil
Diese Dateien enthalten die Stammdaten der Mitarbeiter:innen sowie Verknüpfungen zu Kindern und anderen Datensätzen.
Datei: famly_daycare_employee_domain_model_employee.csv
Dies ist der zentrale Personaldatensatz - die wichtigste Datei im Export. Alle anderen Dateien verweisen auf die hier enthaltene employeeId.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID des/der Mitarbeiter:in in Famly |
| Zu welcher Einrichtung er/sie gehört |
| Primäre Gruppe |
| Interner Famly-Account-Bezeichner |
| Name |
| Geburtsdatum |
| E-Mail-Adresse |
| Telefonnummer |
| Adresse |
| Freitextnotizen im Profil |
| Eintrittsdatum |
| Austrittsdatum (leer, wenn noch beschäftigt) |
| Beschäftigungs- oder Account-Status |
| Urlaubsanspruch |
| Standardarbeitstag in Stunden (wird für Abwesenheitsberechnungen verwendet) |
| Benutzerdefinierte Referenz- oder Personalnummer der Einrichtung |
| Ob der Datensatz DSGVO-anonymisiert wurde |
| Wann das Profil erstellt und zuletzt aktualisiert wurde |
| Falls der Datensatz als gelöscht markiert wurde |
Notfallkontakte
Datei: famly_daycare_employee_domain_model_relation.csv
Notfallkontakte und Angehörige der Mitarbeiter:innen.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID dieses Kontakts |
| Verknüpfte Mitarbeiter:in |
| Name des Kontakts |
| Beziehung zur Mitarbeiter:in - z. B. „Elternteil", „Partner" |
| E-Mail-Adresse |
| Telefonnummern |
| Zeitstempel |
Zugänge und Rollen
Datei: famly_security2_domain_model_roleassignment.csv
Welche Zugriffsrollen den Mitarbeiter:innen zugewiesen wurden - z. B. Leitungszugang oder gruppenspezifische Berechtigungen.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Wem der Zugang gewährt wurde |
| Welche Rolle |
| Worauf die Rolle sich bezieht |
| Ob der Famly-Login gleichzeitig mit der Rollenzuweisung erstellt wurde |
| Zeitstempel |
| Wer die Änderungen vorgenommen hat |
Profilfoto
Datei: famly_core_image_domain_model_profileimage.csv
Metadaten zum Profilfoto. Das eigentliche Bild liegt im Ordner media/profile-images/.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID (entspricht dem Dateinamen in |
| Wofür das Foto ist |
| ID des/der Mitarbeiter:in |
| Speicher-URL des Fotos |
| Ob dies das aktive Profilfoto ist |
| Zeitstempel |
Bezugsperson-Zuweisungen
Datei: famly_daycare_child_domain_model_keyworkerrelation.csv
Einträge, für welche Kinder das Teammitglied als Bezugsperson eingetragen ist oder war.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Welches Kind |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Ob es sich um die primäre Bezugsperson handelt |
| Zeitraum, in dem diese Rolle galt |
| Zeitstempel |
Benutzerdefinierte Zusatzgruppen
Datei: famly_daycare_tag_domain_model_tagassignment.csv
Tags, die die Einrichtung erstellt und den Mitarbeiter:innen zugewiesen hat.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Welcher Zusatzgruppe zugewiesen wurde |
| „EMPLOYEE" für Mitarbeitendendatensätze |
| ID des/der Mitarbeiter:in |
| Zeitstempel |
Statuszeiträume
Datei: famly_daycare_status_domain_model_statusregistration.csv
Zeiträume, in denen Mitarbeiter:innen einen konfigurierten Status hatten - z. B. Probezeit oder ein bestimmter Beschäftigungsstatus.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Welcher Status |
| Welche Einrichtung |
| Die Mitarbeiter:in |
| Beginn und Ende des Statuszeitraums |
| Wer ihn gestartet und beendet hat |
| Ob der Status noch aktiv ist |
| Wann und von wem erstellt |
| Falls gelöscht |
Es gibt außerdem eine ältere Statusdatei namens famly_daycare_status_domain_model_status.csv. Sie enthält Statusdatensätze im älteren Format. Wichtige Spalten: statusid, targetid (der/die Mitarbeiter:in), statustype, starttime, endtime, deletedtime.
Veranstaltungsantworten
Datei: famly_daycare_event_domain_model_eventreply.csv
Ob Mitarbeiter:innen auf einen Kalendertermin geantwortet haben - z. B. eine Teambesprechung oder einen Fortbildungstag.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Welcher Termin |
| „EMPLOYEE" für Mitarbeitendenantworten |
| ID des/der Mitarbeiter:in |
| In der Antwort angegebene Personenzahlen |
| Eventuell hinterlassene Nachricht |
| Zeitstempel |
| Wann die Einladung geplant war und versendet wurde |
Unfallberichte
Diese Dateien verknüpfen die Mitarbeiter:innen mit Unfall- und Medikamentengabe-Vorfällen, an denen sie beteiligt waren:
famly_daycare_accident_domain_model_staff_present.csv- Vorfälle, bei denen Mitarbeiter:innen anwesend waren. Spalten:reportId,employeeId.famly_daycare_accident_domain_model_witnesses.csv- Vorfälle, bei denen Mitarbeiter:innen als Zeug:innen eingetragen wurden. Spalten:reportId,employeeId.medication_administered_witness.csv- Vorfälle, bei denen Mitarbeiter:innen die Medikamentengabe an ein Kind bezeugt haben. Spalten:administeredMedicationId,employeeId.
💡Famly unterstützt Unfallberichte nur für Kinder. Diese Dateien dokumentieren die Beteiligung von Mitarbeiter:innen an einem Unfall eines Kindes - nicht an einem eigenen Arbeitsunfall.
Weitere Profildateien
foreign_data_mapping.csv- Falls die Daten mit einem externen System synchronisiert werden (z. B. Lohnabrechnung oder SSO), bildet diese Datei die Famly-ID auf die ID des externen Systems ab. Wichtige Spalten:employee(die Famly-ID),foreignId,foreignSystem.famly_security_domain_model_assignpasswordtoken.csv- Diese Datei ist immer leer. Passwort-Setup-Tokens werden nicht exportiert.
Vertrag und HR
Diese Dateien enthalten Qualifikationen, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und abrechnungsrelevante Datensätze.
Qualifikationen
Datei: staff_qualification_assignment.csv
Eine Zeile pro erfasster Qualifikation: Erste-Hilfe-Zertifikate, Führungszeugnisse, Abschlüsse usw. Zugehörige Dokumente und Bilder liegen in media/files/ und media/images/.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Art oder Definition der Qualifikation |
| Freitext-Titel oder -Bezeichnung |
| Datum des Erwerbs |
| Ablaufdatum |
| Zertifikats- oder Referenznummer |
| Freitextnotiz |
| Numerisches Level oder Stufe |
| Wann und von wem erstellt |
| Von wem und wann gelöscht (falls gelöscht) |
staff_qualification_assignment_file.csv- Verknüpft Qualifikationen mit angehängten Dokumenten. Spalten:assignmentId,fileId.staff_qualification_assignment_image.csv- Verknüpft Qualifikationen mit angehängten Bildern. Spalten:assignmentId,imageId.
Es gibt außerdem eine einfachere Qualifikationsdatei namens qualification_type_assignment.csv. Sie enthält, welche Qualifikationstypen die Mitarbeiter:in besitzt (z. B. „Pädiatrische Erste Hilfe", „Kinderschutz"), mit Gültigkeitsdaten, aber ohne Zertifikatsdetails. Wichtige Spalten: qualificationTypeAssignmentId, employeeId, qualificationTypeId, validFrom, validTo.
Vertragsstunden
Datei: employee_contracted_hours.csv
Zeitlich begrenzte Einträge zu den vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Vertraglich vereinbarte Stunden und Minuten |
| Bezugszeitraum - z. B. wöchentlich |
| Gültigkeitszeitraum dieser Vereinbarung |
| Wann und von wem erstellt |
| Von wem und wann gelöscht (falls gelöscht) |
Arbeitsverfügbarkeit
Datei: employee_work_availability.csv
Das wöchentliche Verfügbarkeitsmuster - Start- und Endzeiten für jeden Wochentag, zeitlich begrenzt.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Verfügbarkeit für jeden Wochentag (14 Spalten, Mo–So) |
| Gültigkeitszeitraum |
| Wann und von wem erstellt |
| Wann und von wem gelöscht (falls gelöscht) |
Zeitkonto (Freizeitausgleich)
Datei: employee_bank_hours.csv
Angesammelte Überstunden oder Freizeitausgleich (TOIL) - gespeichert in Minuten.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Angesparte Zeit in Minuten |
| Gültigkeitszeitraum |
| Wann und von wem erstellt |
| Falls gelöscht |
Stunden pro Abwesenheitstag
Datei: employee_leave_day_hours.csv
Wie viele Stunden ein Abwesenheitstag für diese Mitarbeiter:in zählt - wird verwendet, um Abwesenheitstage in Stunden umzurechnen.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Länge eines Abwesenheitstags |
| Gültigkeitszeitraum |
| Wann und von wem erstellt |
| Wann und von wem gelöscht (falls gelöscht) |
Urlaubsanspruch
Datei: employee_holiday_entitlement.csv
Der gesamte Urlaubsanspruch in Minuten, zeitlich begrenzt.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Gesamter Urlaubsanspruch in Minuten |
| Gültigkeitszeitraum |
| Wann und von wem erstellt |
| Wann und von wem gelöscht (falls gelöscht) |
Abwesenheitssaldo
Datei: staff_leave_balance.csv
Der aktuelle verbleibende Abwesenheitssaldo der Mitarbeiter:in, aufgeschlüsselt nach Abwesenheitsart.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Für welche Abwesenheitsart dieser Saldo gilt |
| Verbleibender Saldo |
| Wann zuletzt aktualisiert |
Abwesenheitseinträge
Datei: famly_daycare_leave_domain_model_employeeleave.csv
Einzelne Abwesenheits- oder Fehltage - eine Zeile pro Tag oder Teiltag.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Welche Einrichtung |
| Der Abwesenheitstag |
| Abwesenheitsart - z. B. Urlaub, Krankheit |
| Freitextbegründung |
| Abwesenheitsunterkategorie (falls konfiguriert) |
| Start und Ende bei Teiltagesabwesenheit |
| Abwesenheitsstunden an diesem Tag |
| Arbeitstag-Länge zum Zeitpunkt der Abwesenheit (für Berechnungen) |
| Zeitstempel |
Abwesenheitsanträge
Datei: staff_leave_request.csv
Formelle Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter:innen.
💡Der Freitext, den Mitarbeiter:innen einem Abwesenheitsantrag hinzufügen, wird separat gespeichert und erscheint nicht im Export.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Erster und letzter Tag der beantragten Abwesenheit |
| Abwesenheitsart |
| Abwesenheitsunterkategorie (falls konfiguriert) |
| Start- und Endzeit für Teiltages- oder stundenweise Abwesenheit |
| Beantragte Stunden (bei stundenweiser Abwesenheit) |
| Ob die Abwesenheit bezahlt ist |
| Wer zuletzt aktualisiert hat und wann |
| Wann gelöscht - Falls gelöscht |
Freigegebene Stunden
Datei: approved_staffhours.csv
Die finalisierten, freigegebenen Stunden pro Abrechnungszeitraum - der Datensatz, der für die Lohnabrechnung verwendet wird.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Welche Einrichtung |
| Der Abrechnungszeitraum |
| Kategorie dieses Eintrags |
| Grundarbeitszeit in Minuten (vergütet) |
| Überstunden in Minuten (vergütet) |
| Angesparter Freizeitausgleich in Minuten |
| Wann und von wem erstellt |
| Wann und von wem gelöscht - Falls gelöscht |
approved_staffhours_details.csv - Schlüsselt Überstunden nach Unterart auf. Wichtige Spalten: approvedStaffHoursId, overtimePayMinutes, overtimeSubTypeName, overtimeSubTypeCode.
Änderungsverlauf Vertragsstunden
Datei: employee_contracted_hours_change.csv
Ein Protokoll jeder Änderung der Arbeitsvereinbarung. Jede Zeile dokumentiert, dass eine Änderung stattgefunden hat, und verweist auf die Vor- und Nachher-Version der betroffenen Einstellungen. Die Werte selbst werden hier nicht gespeichert.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID dieses Änderungsereignisses |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Arbeitsverfügbarkeit vor und nach der Änderung |
| Vertragsstunden vor und nach der Änderung |
| Zeitkonto vor und nach der Änderung |
| Stunden pro Abwesenheitstag vor und nach der Änderung |
| Urlaubsanspruch vor und nach der Änderung |
| Freigegebene Stunden vor und nach der Änderung |
| Wer die Änderung vorgenommen hat und wann |
Dienstplanung
Famly verwendet zwei Dienstplanmodelle - die staff_rotas_*-Familie und das neuere staff_schedule_*-Modell. Beide werden exportiert. Je nachdem, welches Modell deine Einrichtung verwendet, können einige dieser Dateien leer sein. Es gibt außerdem ein älteres -Modell (shiftplanner_shift).
Dienstplan (klassisches Modell)
Datei: staff_rotas_schedule.csv
Ein wiederkehrendes Dienstplanmuster, das den Mitarbeiter:innen zugewiesen ist.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Gültigkeitszeitraum des Schichtmusters |
| Wie es sich wiederholt - z. B. wöchentlich |
| Zeitstempel |
Tagesschichten (klassisches Modell)
Datei: staff_rotas_daily_schedule.csv
Eine konkrete Schicht an einem bestimmten Tag innerhalb eines Dienstplans.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Zu welchem Dienstplan diese Schicht gehört |
| Der Tag, auf den die Schicht fällt |
| Beginn und Ende der Schicht |
| Welche Gruppe |
staff_break_scheduled.csv- Geplante Pausen innerhalb einer Tagesschicht. Spalten:breakTimeMinutes,staffRotasDailyScheduleId.staff_rotas_schedule_exception.csv- Tage, an denen ein wiederkehrender Dienstplan überschrieben oder ausgelassen wurde. Spalten:exceptionDate,staffRotasScheduleId,staffRotasDailyScheduleId.
Geplante Tage (neues Modell)
Datei: staff_schedule_day.csv
Ein geplanter Arbeitstag im neueren Dienstplanmodell.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Übergeordneter Dienstplan |
| Erstes Anwendungsdatum |
| Gesamte Pausenzeit an diesem Tag |
Zeitslots (neues Modell)
Datei: staff_schedule_time_slot.csv
Ein Arbeitszeitblock innerhalb eines geplanten Tags; jeder Tag kann mehrere Blöcke in unterschiedlichen Gruppen haben.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Zu welchem Tag dieser Block gehört |
| Beginn und Ende des Blocks |
| Welche Gruppe |
Schichtplaner (älteres Modell vor Juli 2024)
Datei: shiftplanner_shift.csv
Schichten aus dem älteren Schichtplaner. Diese Datei kann leer sein, wenn deine Einrichtung die neueren Dienstplanmodelle verwendet.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Die Mitarbeiter:in |
| Beginn und Ende der Schicht |
| Pausendauer in Minuten |
| Ob die Schicht ein Entwurf oder veröffentlicht ist |
| Welche Gruppe |
| Arbeitstag-Tag oder Rollenkennzeichnung der Schicht |
| Falls Teil einer Wiederholungsreihe |
| Verknüpfte Leitungsnotiz |
| Wann und von wem erstellt |
| Letzte Aktualisierung |
| Wann und von wem gelöscht - Falls gelöscht |
Anwesenheit und Check-ins
Zeiterfassung (Check-ins)
Datei: famly_daycare_checkin_domain_model_employeecheckin.csv
Die Ein- und Auscheckzeiten der Mitarbeiter:innen.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Der/Die Mitarbeiter:in |
| Welche Einrichtung |
| In welche Gruppe eingecheckt wurde |
| Zeitpunkt des Eincheckens |
| Zeitpunkt des Auscheckens (leer, wenn noch eingecheckt) |
| Erwartete Auscheckzeit |
| Wer das Ein- und Auschecken durchgeführt hat |
| Ob das System automatisch ausgecheckt hat |
| Wann gelöscht - Falls dieser Eintrag gelöscht wurde |
Weitere Anwesenheitsdateien
employee_checkin_work_tag.csv- Schichtarten, die einem Zeiterfassungseintrag zugewiesen wurden. Spalten:employeeCheckInId,tagId.employee_checkin_manager_note.csv- Verknüpft eine Leitungsnotiz mit einem Zeiterfassungseintrag. Spalten:employeeCheckInId,noteId.checkin_statement_employeecheckin.csv- Verknüpft eine Unterschrift oder Bestätigung mit einem Zeiterfassungseintrag. Spalten:statementId,employeeCheckinId.
Managementnotizen und Neuigkeitenbereich
Managementnotizen
Datei: manager_note.csv
Freitextnotizen, die eine Leitung über Mitarbeiter:innen verfasst hat - typischerweise mit Zeiterfassungseinträgen verknüpft.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Inhalt der Notiz |
| Wer sie verfasst hat und wann |
| Letzte Bearbeitung |
| Wann und von wem gelöscht - Falls gelöscht |
Beiträge im Neuigkeitenbereich
Datei: famly_feed_domain_model_feeditem.csv
Beiträge im Famly-Neuigkeitenbereich der Mitarbeiter:innen. Der eigentliche Inhalt liegt im jeweiligen verknüpften Datensatz - diese Datei zeigt, was im Feed erschien und ob es gesehen wurde.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Worum es bei diesem Beitrag geht |
| In wessen Feed er erscheint |
| Ob er gesehen wurde |
| Zeitstempel |
Lesezeichen
Datei: famly_feed_domain_model_bookmark.csv
Beiträge im Neuigkeitenbereich, die Mitarbeiter:innen gespeichert haben.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID |
| Wer das Lesezeichen gesetzt hat |
| Welcher Beitrag |
| Zeitstempel |
famly_feed_domain_model_feeditemrolefilter.csv- Steuert, welcher Personenkreis einen Beitrag sieht. Spalten:feedItemRoleFilterId,feedItemId,siteSetId.
Fotos und Dateien
Der media/-Ordner in der ZIP-Datei enthält die eigentlichen Bild- und Dokumentdateien, auf die die CSV-Dateien verweisen. Die CSV-Dateien unten dienen als Index - nutze sie, um zu identifizieren, welche Datei im media/-Ordner zu welchem Datensatz gehört.
Im Personaldaten-Export gibt es keine Videos - nur Profilfotos und Qualifikationsanhänge.
Bilder
Datei: famly_core_image_domain_model_image.csv
Ordner: media/images/
Bilder, die Qualifikationsdatensätzen angehängt sind. Dateien heißen <imageId>-<originalfilename>.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID (entspricht dem Dateinamen in |
| Woran das Bild hängt |
| ID des übergeordneten Datensatzes |
| Speicher-URL des Originalbilds |
| Verkleinerte Versionen |
| Abmessungen in Pixeln |
| Dateigröße in Bytes |
| Dateityp: z. B. |
| Originaldateiname |
| Zeitstempel |
Dokumente und Dateien
Datei: famly_core_file_domain_model_file.csv
Ordner: media/files/
Dokumente, die Qualifikationsdatensätzen angehängt sind: z. B. Zertifikats-PDFs. Dateien heißen <fileId>-<originalfilename>.
Spalte | Was es bedeutet |
| Eindeutige ID (entspricht dem Dateinamen in |
| Originaldateiname |
| Dateigröße in Bytes |
| Speicher-URL |
| Wer die Datei hochgeladen hat |
| Zeitstempel |
Profilfotos
Ordner: media/profile-images/
Das Profilfoto der Mitarbeiter:innen. Metadaten dazu findest du in famly_core_image_domain_model_profileimage.csv im Abschnitt Personalprofil. Dateien heißen <imageId>.<extension>.