Famly hilft euch dabei, überschneidende Buchungen zu verhindern. Das reduziert das Risiko für versehentliche Doppelbuchungen – sowohl für euer Team als auch für die Eltern. So stellt ihr sicher, dass die Betreuungsschlüssel stimmen und die Abrechnung korrekt ist.
Bei jeder Buchung prüft Famly automatisch, ob es zeitliche Überschneidungen gibt. Dabei reagiert das System unterschiedlich, je nachdem, wer die Buchung vornimmt:
Eltern: Können generell keine überschneidenden Zeiten buchen. Famly verhindert die Buchung in diesem Fall komplett.
Team: Erhält eine klare Warnung, falls sich eine Buchung mit einer bestehenden überschneidet. Ihr könnt die Buchung jedoch trotzdem bestätigen, um in Sonderfällen flexibel zu bleiben.
Wann Überschneidungen geprüft werden
Famly verhindert Doppelbuchungen in den folgenden Fällen:
1. Ad-hoc-Käufe
Wenn ein Ad-hoc-Einheit hinzugefügt wird, prüft Famly, ob sich diese mit folgenden Zeiten überschneidet:
Einer bereits gebuchten Ad-hoc-Zeit.
Einer anderen Ad-hoc-Zeit, die gerade im selben Vorgang gebucht wird.
Einer Zeit, die bereits fest im Betreuungsplan des Kindes hinterlegt ist.
Für das Team: Wenn ein Teammitglied eine Zeit hinzufügen möchte, die bereits als Zusatzkauf existiert, erscheint ein Warnhinweis. Nach Aktivierung eines Bestätigungsfeldes kann die Buchung mit einem Klick auf „Trotzdem buchen“ erzwungen werden.
Für Eltern: Falls es eine Überschneidung gibt, erhalten Eltern den Hinweis, dass sie diese Zeit bereits in einem vorherigen Vorgang gebucht haben.
Versuchen Eltern eine flexible Zeit zu buchen, die sich mit einer bestehenden Ad-hoc-Buchung oder einer Zeit aus dem Betreuungsplan überschneidet, zeigt die Warnung genau an, welche Zeiten kollidieren. Die Eltern werden dann gebeten, eine andere Start- oder Endzeit zu wählen.
💡 Famly berücksichtigt immer den Anwesenheitsplan des Kindes. Wenn ein Kind laut Betreuungsplan zum Beispiel normalerweise montags kommt, ein spezifischer Montag aber nicht im Anwesenheitsplan markiert ist, können für diesen Tag problemlos Ad-hoc-Buchungen vorgenommen werden.
2. Überlappende Zeiten im Betreuungsplan
Wenn eine Zeit direkt zum Betreuungsplan eines Kindes hinzugefügt wird, warnt Famly euch, wenn die Buchung sich mit einer anderen Zeit im selben Buchungsmuster überschneidet.
Für das Team: Fügt ein Teammitglied eine Zeit hinzu, die bereits im Plan des Kindes steht, erscheint ein Warnhinweis zur Überschneidung. Auch hier kann die Doppelbuchung bei Bedarf manuell bestätigt und überschrieben werden.
Für Eltern: Wenn ihr die Funktion „Eltern-Buchungen“ nutzt und Eltern versuchen, eine überschneidende Zeit zu buchen, erhalten sie den Hinweis, dass diese Zeit bereits Teil des Betreuungsplans ist und können die Buchungsanfrage nicht durchführen.
Die Funktion „Eltern-Buchungen“ muss zunächst aktiviert werden, bevor Eltern die Möglichkeit haben Buchungsanfragen zu stellen. Mehr dazu erfährst du hier.