Diese Funktion ist Teil des Premium-Abos und kann auf Anfrage für deine Einrichtung aktiviert werden. Sie ist auch für Nutzer:innen auf unserem ehemaligen Belegungspaket verfügbar. Wende dich für die Aktivierung oder bei Fragen zu deinem Abo gerne an support@famly.de.
Eltern-Buchungen einrichten
Sobald die Funktion von Famly aktiviert wurde, kannst du mit dem Einrichten der Eltern-Buchungen beginnen. Um die Eltern-Buchungen einzurichten:
Klicke auf Einstellungen → Finanzen → Preisgestaltung → Eltern-Buchungen
Klicke auf Eltern-Buchungen unter „Erweiterte Einstellungen“
Ein neues Fenster öffnet sich
Wähle eine Preisklasse aus
Du kannst entweder eine bestimmte Preisklasse auswählen, oder falls deine Einrichtung mehrere Preisklassen nutzt, die Option „Automatisch“ einstellen. Voraussetzung hierfür ist, dass du Verschiebungsregeln für Preisklassen erstellt hast. Eine Anleitung dazu findest du hier
Wähle aus, welche Betreuungseinheiten und -ergänzungen Eltern buchen können
Optional: Bearbeite unter „Erweiterte Einstellungen“ den Abstand zwischen aufeinanderfolgenden Ad-hoc-Kaufanfragen
Klicke auf Speichern
Eltern-Buchungen finden
Die von den Eltern angeforderten Buchungen findest du im Reiter Ad-hoc-Käufe. Hier kannst du diese bestätigen oder ablehnen. Gehe dafür auf:
Finanzen → Übersicht
Klicke dann auf Ad-hoc-Käufe
Hier findest du eine Liste mit bestätigten und abgelehnten Anfragen, sowie von der Einrichtung hinzugefügten Ad-hoc-Käufen
Du kannst die Liste über den Button Status nach ausstehenden, genehmigten oder abgelehnten Anfragen filtern
Anfragen prüfen
Dies ist eine BETA-Funktion. Du kannst sie unter Einstellungen → Spielplatz aktivieren, indem du Optimierter Bestätigungsprozess für Buchungsanfragen aktivierst.
Wenn du eine Anfrage in der Übersicht der Buchungen öffnest, siehst du eine Seitenleiste mit allen Informationen, die du für deine Entscheidung brauchst.
Für jede Einheit in der Anfrage zeigt die Seitenleiste:
Erwartete Kinder: Wie viele Kinder aktuell für diese Zeit in der Gruppe erwartet werden (und die Kapazität der Gruppe, falls hinterlegt)
Geplantes Personal: Wie viele Mitarbeiter:innen für die Gruppe und den Zeitraum eingeplant sind
Betreuungsschlüssel: Der für die Gruppe hinterlegte Schlüssel mit einer Statusanzeige, ob der Personalstand während der Buchung den Anforderungen entspricht
Rechnungszahler:in: Name und überfälliger Gesamtsaldo aller Rechnungszahler:innen, die mit dem Kind verknüpft sind
So kannst du eine Anfrage prüfen, Betreuungsschlüssel und Belegung kontrollieren, sehen, ob die Familie offene Forderungen hat, und genehmigen oder ablehnen - alles an einem Ort.
Die Daten in der Seitenleiste verstehen
Erwartete Kinder und Kapazität
Die Seitenleiste zeigt, wie viele Kinder aktuell während der angefragten Einheit in der Gruppe erwartet werden. Ist für die Gruppe eine Kapazität hinterlegt, siehst du sie als „X / Y Kinder" (bspw. 6 / 10 Kinder).
💡 Die angezeigten Zahlen spiegeln den aktuellen Stand vor der Genehmigung wider. Wenn du die Buchung genehmigst, erhöht sich die Kinderzahl dementsprechend.
Geplantes Personal und Betreuungsschlüssel
Wenn deine Einrichtung den Dienstplan nutzt, zeigt die Seitenleiste, wie viele Mitarbeiter:innen während des angefragten Zeitraums für die Gruppe eingeplant sind - so bekommst du schnell ein Gefühl, ob die Personaldecke passt.
Die Betreuungsschlüssel-Anzeige zeigt dir den für die Gruppe hinterlegten Schlüssel und ob dieser eingehalten wird. Geht die Buchung über mehrere Stunden, schaut die Anzeige auf den knappsten Moment: Reicht das Personal in einem Teil der Buchung nicht aus, wird das markiert.
Ein paar Hinweise:
Nutzt deine Einrichtung keinen Dienstplan, wird das Feld Geplantes Personal nicht angezeigt.
Die erwarteten Kinder werden trotzdem aufgeführt
Ist für deine Gruppe kein Betreuungsschlüssel hinterlegt, erscheint die Betreuungsschlüssel-Anzeige nicht
Ist der Dienstplan aktiv, aber für die Gruppe und den Zeitraum sind keine Schichten geplant, siehst du „0 Mitarbeiter:innen"
Rechnungszahler:in und überfälliger Saldo
Die Seitenleiste zeigt alle Rechnungszahler:innen, die mit dem Kind verknüpft sind mit dem überfälligen Gesamtsaldo der jeweiligen Person. So bekommst du schnell einen Überblick, ob es offene Forderungen gibt, bevor du eine neue Anfrage genehmigst. Hat ein Kind mehrere Rechnungszahler:innen, werden alle angezeigt.
So triffst du deine Entscheidung
Mit den Daten direkt vor dir kannst du folgender Checkliste folgen:
Belegung prüfen: Vergleiche erwartete Kinder mit der Kapazität der Gruppe. Denk daran, das Kind aus dieser Anfrage dazuzurechnen.
Personalstand prüfen: Sind genug Mitarbeiter:innen eingeplant? Stimmt der Betreuungsschlüssel? Wenn ein Teil der Buchung als unterbesetzt markiert ist, überlege, ob ein weiteres Kind realistisch ist.
Überfälligen Saldo prüfen: Hat die Familie offene Forderungen in nennenswerter Höhe? Je nach interner Vorgabe deiner Einrichtung kann das Einfluss auf deine Entscheidung haben.
Genehmigen oder ablehnen: Sobald du alles geprüft hast, kannst du direkt aus der Seitenleiste entscheiden.
Eine Anfrage bearbeiten
Möchtest du vor der Genehmigung Änderungen an der Buchungsanfrage vornehmen - z.B. eine Einheit oder Ergänzung entfernen - kannst du diese wie folgt bearbeiten:
Gehe auf Finanzen → Übersicht → Ad-hoc-Käufe
Klicke in der Seitenleiste auf Bearbeiten
Damit schließt sich die Seitenleiste und die vollständige Kaufansicht öffnet sich, in der du die Änderungen machen kannst.
Wenn du die Anfrage anschließend erneut öffnest, zeigt die Seitenleiste die aktualisierten Informationen.
Eltern-Buchungen deaktivieren
Um Eltern-Buchungen zu deaktivieren oder deren Optionen zu bearbeiten, gehe auf Einstellungen → Finanzen → Preisgestaltung → Eltern-Buchungen.
Hier kannst du einzelne Betreuungseinheiten oder -ergänzungen entfernen/hinzufügen. Du kannst die Funktion außerdem über den Button „Eltern-Buchungen deaktivieren“ ausschalten.