Famlys funktion til personaletimer giver dig et klart og overskueligt overblik over, hvor mange timer hver medarbejder har arbejdet i en valgt periode. Uanset om du administrerer vagtplaner, beregner løn eller holder styr på ferie, samler dette værktøj alle de nødvendige data ét sted.
Et overblik over personaletimer
Siden Personaletimer giver dig et overblik over det samlede antal timer, hver medarbejder har arbejdet – enten vist pr. kalenderuge eller i en selvvalgt tidsperiode. Du kan filtrere dataene efter medarbejder eller stue for at få et mere målrettet overblik.
De viste kolonner er de samme som dem, du finder i timesedlerne, og afhænger af din pakke. Disse kan inkludere:
Vagtplan (afhængig af pakke)
Fremmøde
Betalt ferie
Pause (afhængig af pakke)
Samlet periode
Kontraktuelle timer
Forskel
Feriesaldo
Nøglefunktioner i dette overblik inkluderer:
Klik på en medarbejders navn for at åbne vedkommendes detaljerede timeseddel til gennemsyn eller redigering.
Eventuelle manglende udtjekninger bliver fremhævet under kolonnen Fremmøde.
Feriesaldi kan justeres manuelt for at afspejle optjent overarbejde eller afspadsering.
En ændringslog registrerer alle opdateringer af vigtige data (kontraktuelle timer, tilgængelighed, feriesaldi), der påvirker det samlede antal arbejdstimer.
Alle disse totaler kan eksporteres for enhver valgt tidsperiode og bruges til upload i et HR- eller regnskabssystem til brug i lønadministration. Du kan eksportere disse data i to formater:
Eksport total: Et overordnet resume af arbejdstimer pr. medarbejder, pr. kategori, i den valgte periode.
Detaljeret oversigt: En opdelingsvis eksport af alle timer pr. medarbejder med mulighed for filtrering efter kategori.
Godkendelse af personaletimer (Tidlig adgang)
🔒 Godkendelse af personaletimer er tilgængelig i, hvis du har tilkøbt vores Personaleplanlægingsmodul til jeres abonnement. Læs mere om priser her.
Funktionen Godkendelse af personaletimer (tidlig adgang) giver ledere større kontrol og ensartethed, når arbejdstimer gennemgås og overarbejde håndteres. Ledere kan gennemgå alle medarbejderes timer pr. uge, sammenligne dem med kontraktuelle timer og fordele forskellen mellem overarbejdsbetaling og afspadsering. Når timerne er godkendt, kan de “låses” for at forhindre yderligere ændringer og sikre, at timer i systemet stemmer overens med lønkørslen.
Med godkendelse aktiveret kan du:
Låse ugentlige timer, så de ikke kan ændres efter godkendelse.
Fordele forskellen mellem faktisk arbejdstid og kontraktuelle timer til enten overarbejdsbetaling eller afspadsering.
Tilgå en central godkendelsestabel for at gennemgå og bekræfte totaler pr. medarbejder.
Opsætning af godkendelse af personaletimer
I dine systemindstillinger kan du styre, hvordan standardberegninger foretages. For at administrere godkendelse i din institution, gå til Indstillinger → Personale → Personaletimer → Godkendelse for at konfigurere:
Grundløn – standardindstilling
Vælg, om systemet som udgangspunkt skal beregne grundløn ud fra medarbejderens kontraktuelle timer eller ud fra faktisk fremmøde og betalt fravær i godkendelsesperioden. Selvom denne indstilling fastsætter systemets standard, kan der stadig foretages individuelle justeringer ved godkendelse af personaletimer pr. uge.
Kontraktuelle timer: Bruger medarbejderens kontrakt som udgangspunkt. Eventuelle ekstra timer markeres som overarbejde/afspadsering.
Fremmøde og betalt fravær: Beregner løn baseret på faktisk fremmøde og betalt fravær. Hvis timerne er lavere end kontrakten, beregnes der ikke overarbejde – medmindre bestemte grænser overskrides.
Overarbejde – standardindstilling
Vælg, om systemet som standard skal tildele timer ud over de ugentlige kontrakttimer til overarbejdsbetaling eller afspadsering.
Overarbejdsbetaling: Timer over kontrakten lægges til medarbejderens løn.
Valgfrit: Tilføj undertyper af overarbejde til brug for forskellige lønkoder.
Afspadsering: Ekstra timer lægges til medarbejderens feriesaldo som afspadsering.
Når dette kombineres med fremmødebaseret grundløn, kan manglende timer i en uge reducere afspadseringssaldoen.
Fanen Godkendelse af personaletimer
🔒 Fanen Godkendelse af personaletimer er tilgængelig for medarbejdere med rettigheden Kan godkende og låse personaletimer.
Fanen Godkendelse af personaletimer viser den ugentlige sum af timer, der kan godkendes pr. medarbejder. Systemet giver automatiske standardberegninger baseret på dine indstillinger, men disse kan opdateres, før timerne godkendes. Her er, hvad du vil se:
Kolonne | Beskrivelse |
Betalt total | Fremmøde + betalt ferie (minus pauser). Manglende udtjekninger bliver markeret. |
Kontrakt | Kontraktuelle timer for ugen. |
Forskel | Viser over-/undertimer i forhold til kontrakten. Uoverensstemmelser markeres. |
Grundløn | Beregnet efter standardmetoden (kontrakt eller fremmøde). |
Overarbejde | Timer, der skal betales som overarbejde. Beregnes ud fra dine indstillinger. |
Afspadsering | Timer tildelt medarbejderens afspadseringssaldo. |
Status | Viser om timerne er: ikke godkendt, under behandling, godkendt eller godkendt (redigeret). |
Du kan filtrere efter medarbejdernavn, stue, godkendelsesstatus eller sortere kolonnerne for hurtigt at finde det, du leder efter.
Godkendelse af personaletimer
Klik på en hvilken som helst medarbejderrække for at åbne en detaljeret visning i en sidepanel. Her kan du:
Gennemgå Betalt total, Kontraktuelle timer og alle justeringer
Åbne den fulde timeseddel for redigering
Justere timerne for grundløn, afspadsering og overarbejdsbetaling efter behov
(f.eks. tilføje ekstra timer til overarbejdsbetaling i stedet for afspadsering)Gemme ændringerne (status ændres til Under behandling) eller Gem og godkend
Bemærk:
Timer kan kun godkendes for uger, der allerede er startet.
Når timer er godkendt, bliver de låst. Dette forhindrer også yderligere registrering af fremmøde for den pågældende periode via indtjekningsappen.
Det anbefales som best practice at godkende timer for den uge, der netop er afsluttet.
Sådan godkender du personaletimer i bulk
Hvis du skal godkende timer for flere medarbejdere på én gang:
Brug afkrydsningsfelterne til at vælge enkelte medarbejdere eller alle
I godkendelsesvinduet, klik på Godkend valgte for at låse timerne på én gang
– enten med gemte justeringer eller ud fra systemets standardberegninger
☝️ Husk, at godkendelser er endelige. For at foretage ændringer efter godkendelse skal timerne først låses op.
Oplåsning af godkendte timer
Kun medarbejdere med rettigheden Kan låse godkendte personaletimer op kan oplåse timer. Dette giver mulighed for stram kontrol over ændringer efter godkendelse og mulighed for at tildele forskellige roller til forskellige trin i processen. For eksempel kan du have roller til:
Registrering af timer
Redigering af timesedler
Godkendelse af timer
Oplåsning af timer (hvis der er behov for ændringer efter godkendelse)
Denne opdeling giver dit team en klar og kontrolleret arbejdsgang.
Eksport af personaletimer
Selvom godkendelser sker ugentligt, kan eksport dække enhver tidsperiode (op til et år). Eksportfiltre inkluderer:
Datointerval: Vælg en hvilken som helst periode inden for de seneste 12 måneder
Status: Filtrer efter godkendelsesstatus. Hvis en medarbejders timer har flere forskellige statusser, vil disse blive specificeret i eksporten
Personale: Eksporter for alle eller udvalgte medarbejdere
Ugodkendte timer: Eksportvinduet markerer eventuelle ugodkendte timer inden for det valgte interval
💡 Hvis du ønsker at integrere disse data direkte med HR- eller lønsystemer, kan du bruge Famly API’en.