Famly's nye Personaleplan er det nye vagtplanlægningsfunktion som er oprettet for at erstatte den nuværende Personale fremmøde funktion, ved at tilbyde flere højt efterspurgte tilføjelser.

*Nb. Bemærk venligst for at slå Personaleplan til i jeres platform, så kræver det at man allerede har et tilkøbsabonnoment på vores Personaleplanlægningsmodul. Ønsker I at lære mere om dette, skal I endelig række ud til support@famly.dk

Personaleplaner er et indsigtsfuldt og let at administrere personaleplanlægningsværktøj til at skabe vagter og tidsplaner, der opfylder forholdskravene og samtidig giver et enkelt overblik over hvad der er planlagt i forhold til personaleressourcer i de kommende dage, uger og måneder.

Der er to muligheder for rettigheder til Personaleplaner, som kan blive tildelt roller i jeres personalerettigheders indstillinger. I finder disse under Indstillinger → Personale → Roller & tilladelser.

Standardvisningen af personaleplanen er en ugentlig kalender (enten fem dage eller syv, afhængig af din konfiguration), hvor du har mulighed for at se én enkelt dag ved at klikke på en dato øverst i rækken. Du kan bevæge dig frem og tilbage mellem datoer ved at klikke på datovælgeren øverst på siden.

Der er to standard visninger tilgængelige, som kan vælges øverst på siden:

For at tilføje en vag, kan du klikke på + Ny vagt øverst til højre på siden og tryk på en celle i skemaet. Hvis cellen er tom (endnu ingen vagt tilføjet), vises en blå markering og et plus-symbol. Hvis der allerede er tildelt en vagt, skal du klikke på den blå markering omkring vagtkortet.

Hvis du opretter en vagt ved at trykke på en celle, vil de nye oplysninger blive tilføjet, herunder datoen og den tildelte medarbejder. For at oprette flere vagter med lignende oplysninger (f.eks. start- og sluttid, pause, stue, medarbejder), kan du vælge Opret en anden vagt, og de samme oplysninger vil blive kopieret, så du kan foretage ændringer (f.eks. ændre datoen) før du gemmer.

En central funktion i medarbejderplanen er konceptet om åbne vagter.

Det er de vagter som endnu ikke har en medarbejder tildelt dem. Dette vil hjælpe når i tjekker de vagter som der er brug for på en stue, før i tildeler det til en medarbejder ud fra tilgængelighed. - Ligeså hvis der er en ændring og en medarbejder ikke længere kan tage deres tildelte vagt. For ledelsen kan de åbne vagter vise hvor der mangler personale.

Åbne vagter kan nemt tildeles til en medarbejder ved at klikke på vagtkortet og vælge medarbejderen fra rullemenuen (vist i alfabetisk rækkefølge). Ligeledes kan vagter, der skal tildeles til en anden medarbejder, nemt ændres ved at vælge en medarbejder fra rullemenuen under medarbejdere inden for vagter. Når det er gemt, vil vagten blive tildelt den nye medarbejder.

Alle eksisterende stuer kan få tildelt vagter. Ud over dette er der en lokation som ikke er en stue, hvor personale som ikke arbejder på en specifik stue kan tildeles vagter under. Ligesom du kan tildele og fjerne personale kan stuen også ændres ved at trykke på vagtkortet og vælge en ny stue (lokation) og herefter gemme ændringerne.

For hver vagt skal du vælge en start- og sluttid for dagen. Der kan oprettes flere vagter for en medarbejder på samme dag. Dette kan bruges til at angive skift mellem stuer på bestemte tidspunkter. Vagttider kan overlappe, så husk dette, når du planlægger tidsplanen.

Det er valgfrit at tilføje en pausetid, og det kan vælges fra vagt modulet. Her kan antal minutter vælges. Dette beløb trækkes fra den samlede arbejdstid, der er angivet, og vises som minus timer i CSV-filen, som kan downloades fra personaleplanens side.

Hvis dine arbejdsmønstre gentages uge efter uge, har du mulighed for at kopiere og indsætte vagter fra én uge til andre uger.

For at gøre dette skal du tilføje én uge med vagter, klikke på Kopier vagter øverst på siden og vælge hvilke stuer og uger, du gerne vil kopiere til andre uger.

Med funktionen til gentagelse af vagt kan du vælge, om et vagt skal gentages på bestemte dage, og du kan vælge det antal uger, et vagtmønster skal gentages i. Du kan også indstille en slutdato for gentagelsesserieen samt angive en slutdato for gentagelsesserien.

Når du har oprettet en tilbagevendende tidsplan, kan du stadig redigere en enkelt vagt i en serie (f.eks. omtildele eller ændre vagttidspunktet, arbejdsgruppe eller slette det) eller redigere gentagelsesserien (f.eks. tildele en anden eller ændre tidspunktet, arbejdsgruppe eller slette dem). Selvfølgelig har du også muligheden for at offentliggøre gentagne vagter uge for uge eller alle fremtidige vagter i planen.

Ved at bruge vagttyper, gør det det muligt, at kategoriserer de forskellige typer af arbejde og vagter i jeres institution. Denne information er også inkluderet i CSV-eksporten, samt tilgængelig gennem vores offentlige API.

For eksempel vil du måske gerne tydeliggøre for dine medarbejder, hvornår de har tid med børn, har personalemøder eller forberedelse — det kan nu gøres via vagttyperne.

For at kunne benytte vagttyperne, kræver det at man har tilladelse til at redigerer personaleplanen — herfra kan du gå til indstillinger → personale → timer og tilføj vagttype

Når en bruger med rettigheder til at redigere personaleplaner er tilfredse med de vagter og planer tilføjet, kan planen blive offentliggjort - hvilket betyder vagterne kan ses af alt personale. Du kan offentliggøre vagter for den gældende uge eller alle fremtidige uger.

Beskednotifikationer i appen vil blive sendt ud efter vagten er udgivet til de medarbejdere som er tildelt de nye, redigerede eller slettede vagter.

Disse notifikationer kan slås til og fra under Min profil → Notifikationer og beskeder → Opdatering af personaleplaner.

Se et eksempel herunder:

De tildelte vagter er vist i disse nævnte dele af app'en:

Er du kommet til at lave en fejl? Intet problem. Du kan nu slette flere vagter på én gang ved at vælge alle dem, som du ønsker at fjerne, og slette dem alle med ét klik. Du kan vælge vagter på tværs af uger, stuer, for en hel dag eller alle vagter for en medarbejder.

Du klikker bare på Slet vagter-knappen, vælg en stue og en periode som du ønsker at fjerne, og klik på bekræft.

Dette er den første udgave af Personaleplaner, men der arbejdes på mange flere opdateringer og endnu flere planlagte funktioner. Nogle af disse vil være: