Fraværsstyring (Beta) er designet til at hjælpe dig med at administrere medarbejderes fravær og ferieberettigelse. Denne valgfrie nye funktion erstatter det gamle fraværssystem, samtidig med at alle eksisterende fraværsregistreringer bevares. Det nye system tilbyder forbedret funktionalitet og fleksibilitet, hvilket gør fraværsstyring mere effektiv og skaber større klarhed i dine medarbejderregistreringer.
Hvad kan du gøre med Fraværsstyring (Beta)
Klarere overblik over Ferieberettigelse
Få nemt et overblik over den samlede ferieberettigelse for hver medarbejder, samt hvor meget der er brugt, og hvor meget der stadig er til rådighed. Denne funktion giver et klart og opdateret billede af ferie- og fraværsbalancer.
Brugerdefineret Fraværsvarighed
Med Fraværsstyring (Beta) kan du registrere fravær for hele dage, halve dage eller tilpassede varigheder ned til minuttet. Dette sikrer en præcis registrering af fravær, uanset om det drejer sig om få timer eller en hel dag.
Automatisk Omlægning af Vagter
Når et fravær bekræftes, fjernes vagter, der overlapper med fraværet, automatisk. Dette gør det nemmere at identificere bemandingshuller og sikrer, at vagtplaner altid er opdaterede.
Nem Redigering og Justering
Eksisterende fraværsregistreringer kan nemt redigeres og justeres, hvilket sparer tid og sikrer nøjagtige registreringer.
Tilpasning af Fraværstyper
Du kan fuldt ud tilpasse fraværstyper (f.eks. betalt vs. ubetalt), tilføje undertyper og konfigurere godkendelsesprocesser.
Sådan Aktiverer Fraværshåndtering (Beta)
Fraværsstyring (Beta) er en valgfri funktion, der kan aktiveres via din Indstillinger-side. Følg disse trin for at komme i gang:
Gå til Indstillinger i din sidemenu → Legeplads →
Slå funktionen til ved at aktivere kontakten under Personale → Fraværshåndterings-sektionen
💡 Når funktionen er aktiveret, vil alt fravær blive vist i timer og minutter baseret på systemets indstillinger, og du vil kunne foretage justeringer efter behov.
Vigtige at vide, før du slår Fraværshåndtering (beta) til:
Alle nuværende fraværsindstillinger (såsom godkendelse af fravær og datoområder) vil fortsat gælde for Fraværsstyring (Beta).
Hvis du ikke ønsker at fortsætte med Fraværsstyring (Beta), kan du til enhver tid deaktivere funktionen i dine indstillinger.
Ændringer foretaget i Beta-perioden vil blive overført til det oprindelige system, hvis Beta-versionen deaktiveres – vær derfor opmærksom på eventuelle justeringer.
Hvis du har fraværskategorier markeret som "Betalt", vil disse ikke blive understøttet af det tidligere fraværssystem og vil i stedet blive registreret som "Ubetalt". Sørg derfor for at anvende undertyper med en "Betalt"-status.
💜 Husk, feedback er altid velkommen! Hvis du har forslag eller feedback, kan du dele dem på siden for medarbejderfravær.
Indstillinger & Konfigurationer for medarbejderfravær
Fraværshåndtering (Beta) tilbyder flere nye indstillinger og konfigurationsmuligheder for fravær, så du kan tilpasse systemet til dine behov. Du kan finjustere dine Fraværshåndteringsinstillinger ved at klikke på indstillinger → Personale → Fraværshåndtering:
Heldagsfravær (Standard)
Du kan definere en standardværdi for heldagsfravær på din platform. Denne værdi bruges som udgangspunkt for beregning af det samlede fravær i timer.
Den anvendes automatisk, men kan justeres individuelt for hver medarbejder via deres profil.
Sådan justerer du for en specifik medarbejder:
Gå til medarbejderens profil
Rul ned til sektionen Om
Klik på Kontrakt, og rediger den enkelte medarbejders antal af timer for Heldagsfravær
🔒 Rettigheden "Personaleadministrering - Rediger" er påkrævet for at foretage ændringer her.
Ferieberettigelse (Standard)
Du kan definere en standard årlig ferieberettigelse for hver medarbejder. Denne værdi anvendes automatisk til beregning af feriebalancer, men kan også justeres individuelt.
Ligesom med antallet af timer for Heldagsfravær, kan Ferieberettigelsen justeres per medarbejder fra deres profil ved at:
Scrolle ned til 'Om'-sektionen på medarbejderens profil
Klik på Kontrakt og justér deres medarbejderens individuelle Ferieberettigelse:
Det samlede antal timer og minutter for ferie gælder for den årlige fraværsperiode (f.eks. 1. jan - 31. dec) og kan opdateres efter behov. En beregning af de samlede timer omregnet til dage vises som reference og er baseret på medarbejderens standardværdi for en fuld dags fravær (f.eks. 200 timers ret til ferie / 8 timer som standard fuld dags fravær = 25 dage).
Den samlede ferieret, samt den resterende og allerede afholdte tid, vises i fraværsmodulet og på medarbejdernes profiler.
💡 Årsintervallet for ferieberettigelse bestemmes af fraværsperioden, som er angivet i dine indstillinger for fraværshåndtering.
Godkendelse af Fravær
Du kan vælge, hvilke fraværstyper der skal godkendes af en leder, før de gemmes. Hvis der ikke kræves godkendelse, vil fraværet blive tilføjet direkte uden gennemgang.
For at konfigurere, hvilke fraværstyper der kræver godkendelse:
Gå til Indstillinger i din sidebar
Klik på Fraværshåndtering
Rul ned til Fraværsgodkendelse, og marker eller fjern markeringen for de fraværstyper, du ønsker skal kræve godkendelse
☝️ Med Fraværshåndtering (Beta) får ledere mere kontekst, når de gennemgår fraværsanmodninger. Ledere kan se, hvilke medarbejdere der er fraværende samtidig, og eventuelle overlappende vagter vil blive fremhævet og automatisk afmeldt, når fraværet bekræftes.
4. Fraværstyper
Fraværstyper såsom Ferie, Sygdom og Barn syg kan klassificeres som betalt eller ubetalt i dine indstillinger for fraværstyper under Fraværshåndtering. Du kan også tilføje tilpassede undertyper for hver fraværstype og angive, om de skal være betalte eller ubetalte.
💡 "Ubetalt" ferie vil stadig blive talt med i systemet i henhold til medarbejdertilgængelighed
Valgfrie konfigurationer for fravær
Der er ekstra indstillinger tilgængelige, som giver dig mere kontrol over, hvordan fravær registreres og administreres:
Kræv undertype for fravær: Hvis denne indstilling er aktiveret, skal der vælges en undertype for hver fraværspost, før den kan godkendes eller afvises.
Begræns valg af undertype: Hvis denne indstilling er aktiveret, vil kun brugere med "Rediger medarbejderfravær"-tilladelsen kunne tilføje eller ændre undertyper.
Sådan tilføjer du medarbejderfravær
Fraværshåndtering (Beta) introducerer flere opdateringer for at gøre det nemmere at registrere fravær for medarbejdere. Hvert fravær inkluderer nu en tidsværdi (timer/minutter), hvilket sikrer præcise registreringer.
Du kan tilføje fravær fra medarbejderens profiler eller via sektionen Medarbejderfravær, timer og fremmøde under Personale på fremmødesiderne ved at klikke på Tilføj fravær
Sådan fungerer det
Vælg medarbejder: Medarbejderens fraværsrettigheder tilføjes automatisk baseret på deres profilindstillinger.
Vælg fraværstype: Vælg typen af fravær (ferie, sygdom osv.) og tilføj en tilpasset undertype, hvis det er relevant.
Vælg datoer: Du kan vælge en enkelt dato eller et datointerval. Hvis din afdeling bruger weekendunderstøttelse, registreres fravær for hele perioden, inklusive weekender.
Varighed: Du kan vælge mellem tre muligheder:
Fuld dag: Beregner automatisk det samlede antal timer baseret på medarbejderens fulde dagsværdi.
Halv dag: Beregner halvdelen af medarbejderens fulde dagsværdi pr. dag.
Brugerdefineret: Indtast et valgfrit antal timer/minutter for fraværet – nyttigt, hvis fraværet ikke følger standardmønstre for fuld eller halv dag.
Tilføj en note: Inkluder en note med eventuelle særlige detaljer om fraværet. Hvis du har Personalefravær - rediger-tilladelser, kan du også redigere noten senere.
Udvidet fraværmodal for administratorer
For brugere med Personalefravær - rediger-tilladelsen giver fraværsmodalet yderligere information:
Medarbejdere væk på samme tid: Se hvilke andre medarbejdere der er væk på samme dato, hvilket hjælper med at træffe informerede beslutninger.
Hvor du får et overblik over medarbejderfravær
Medarbejderfravær-siden er dit centrale knudepunkt for at administrere alt fravær. Herfra kan du se, redigere og godkende/afvise anmodninger.
Oversigt-faneblad: Se en liste over alle fravær, og brug filtre til at indsnævre din søgning. Du kan også eksportere en CSV-fil med fraværsdata.
Afventende-fane: Hvis du har opsat godkendelse af fravær, vil alle afventende anmodninger blive vist her. Godkend eller afvis anmodninger direkte fra denne fane, og lav redigeringer om nødvendigt.
Fraværstotaler: Denne nye funktion giver et overblik over alle fraværstotaler på din hjemmeside, inklusive betalt og ubetalt fravær. Du kan filtrere data og eksportere et CSV-resumé eller en detaljeret rapport.
Sådan ser du et overblik over fravær på medarbejderprofiler
Hver medarbejderprofil inkluderer nu et omfattende fraværoverblik. Den samlede ferieberettigelse vises både i timer og dage (beregnet ud fra værdien for Heldagsfravær). Medarbejdere kan se deres egen feriehistorik, men kun brugere med Personalefravær - rediger-tilladelsen kan lave redigeringer eller sletninger.
Del din feedback
Tak fordi du tester Fraværshåndtering (Beta)! Du er velkommen til at dele dine tanker og forslag via feedback-formularen på siden for medarbejderfravær.
Efter Beta-perioden vil Fraværshåndtering blive det standardiserede system, og opdateringer og meddelelser vil holde dig informeret igennem overgangen.
Vi sætter stor pris på din støtte, mens du udforsker det nye system!