Die Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen
Es gibt vier Arten von Abwesenheiten, die von Mitarbeiter:innen beantragt werden können:
Krank
Urlaub
Kind krank
(andere) Abwesenheit
Man kann die Abwesenheit von Mitarbeiter:innen über das Profil eines Mitarbeitenden, die Gruppenübersicht oder über die Personalanwesenheit erfassen. Die erfassten Abwesenheiten werden auf allen Anwesenheitsseiten angezeigt, z. B. auf der Raumübersicht und den Personalseiten. Hier die Ansicht im Personalprofil:
Erforderliche Berechtigungen
Es gibt eine Reihe von Berechtigungen, die mit der Anzeige und Bearbeitung der Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen verbunden sind. Du kannst Mitarbeiter:innen vollen Zugriff auf die Urlaubsverwaltung geben, indem du die Berechtigung Mitarbeiter:innen-Anwesenheitseinträge verwalten aktivierst. Du kannst jedoch auch einen individuelleren Zugang für verschiedene Rollen konfigurieren, indem du die einzelnen Berechtigungen in diesem Abschnitt überprüfst.
Diese Berechtigungen werden im Folgenden näher erläutert:
Genaue Abwesenheitsart der Mitarbeitenden anzeigen: Wenn ein:e Benutzer:in diese Berechtigung nicht hat, kann sie immer noch sehen, dass ein:e Mitarbeiter:in abwesend ist (als abwesend angezeigt), aber kann nicht sehen, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt.
Dies dient dazu, die Privatsphäre der Kolleg:innen zu schützen, es sei denn, eine bestimmte Rolle (z. B. die Gruppen- oder Standortleiter:in) benötigt detailliertere Informationen über die Abwesenheit von einem/einer Mitarbeiter:in (dafür ist die Anzeige der Abwesenheiten erforderlich). Die Mitarbeite.Innen können die Details ihrer eigenen Abwesenheit immer auf ihrer Profilseite unter Urlaubsdetails einsehen.
Abwesenheitstage von Mitarbeitenden - Bearbeiten: Diese Berechtigung ist für den Zugriff auf die Registerkarte Personal (Übersicht und Personalplan) erforderlich.
Abwesenheitstage von Mitarbeitenden - Einsehen: Wenn diese Berechtigung vergeben ist, können die Mitarbeiter:innen die Abwesenheit auf ihrer Famly-Übersicht und ihren Profilseiten sehen, aber nicht hinzufügen oder bearbeiten. Sie haben keinen Zugriff auf die Registerkarte „Personal“.
Wenn sowohl „Einsehen“ als auch „Bearbeiten“ aktiviert sind, können die Mitarbeiter:innen Abwesenheiten anzeigen und hinzufügen und auf die Personalverwaltung zugreifen. Wenn die Urlaubsgenehmigung deaktiviert ist (oder in deinem Paket nicht verfügbar ist), wird der hinzugefügte Urlaub sofort in der App angezeigt.
Abwesenheitsanfragen genehmigen/ablehnen: Wenn Mitarbeitende, die Urlaubsdaten einsehen können, keine entsprechende Berechtigung haben, können sie Urlaub weder genehmigen noch ablehnen. So können einige Mitarbeitende Urlaub für alle eintragen, aber nur bestimmte Personen ihn freigeben.
Abwesenheitsunterkategorien nachträglich hinzufügen: wie oben, kann diese Berechtigung so konfiguriert werden, dass nur bestimmte Rollen dies tun können.
Möchtest du mehr über das Thema Rollen und Zugangsberechtigungen erfahren? Im folgenden Artikel findest du eine detaillierte Aufschlüsselung:
Abwesenheit beantragen - für Mitarbeiter:innen
Je nachdem, wie in der Einrichtung die Abwesenheiten gesteuert werden, kann ich mich als Mitarbeiter:in über die Famly App abwesend melden, z. B. wenn ich krank bin. Hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung:
Navigiere zuerst zum Mitarbeiter:innenprofil der Einrichtung, indem du auf das Profilbild oben rechts klickst
Ich kann mich nun über die entsprechenden Felder abwesend melden
Nun werden die nötigen Informationen ausgefüllt und die Meldung als Anfrage abgeschickt
Zuletzt erhältst du über die Benachrichtigungsglocke eine Bestätigung oder Ablehnung des Antrags
Urlaubsanfragen aktivieren sowie genehmigen - für Leitungen
Die Möglichkeit, Urlaubsanfragen genehmigen zu müssen, kann von der Leitung unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Personalabwesenheit aktiviert werden. Des Weiteren kann man einstellen, welche Art von Urlaubsanfragen (Urlaub und/oder Abwesenheit) einer Genehmigung bedürfen.
Bei Krankheit oder Kinderkrankheit werden diese als letzte Aktivität im Personalprofil erfasst, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist. Die Leitung erhält eine Benachrichtigung, wenn eine Urlaubsanfrage vorliegt:
Diese Anfragen können genehmigt werden, indem man auf das Anwesenheitssymbol navigiert und auf Personal klickt. Gehe dann zu Abwesenheiten. Hier kann man die Details des Antrags einsehen und entscheiden, ob man ihn genehmigen oder ablehnen möchte:
Wird der Urlaubsantrag genehmigt, erhält der bzw. die Mitarbeitende eine Benachrichtigung, und der Urlaub wird in das Profil aufgenommen. Wird der Urlaubsantrag abgelehnt, erhält der bzw. die Mitarbeitende eine Benachrichtigung mit einem Vermerk zur Begründung.
Beim Ablehnen gibt es zusätzlich zum Vermerk-Feld die Option eine „Management-Notiz“ zu hinterlegen. Diese Notiz ist für alle Mitarbeitenden sichtbar, die die Personalberechtigung haben um Ferien- und Krankentage zu bearbeiten, sowie Abwesenheits-Anträge genehmigen können.
Einzelheiten zum Urlaub können im Abschnitt Urlaubsübersicht des Profils eingesehen werden:
Abwesenheitsunterkategorien
Es ist möglich, Unterkategorien für die Abwesenheit von Mitarbeitenden festzulegen, um bestimmte Gründe für die Abwesenheit anzugeben, z.B. Mutterschaftsurlaub, Jahresurlaub oder Fortbildungen.
Beachte bitte, dass diese Funktion nicht in jedem Abonnement enthalten ist. Bei Fragen wende dich bitte an support@famly.de.
Eine Unterkategorie hinzufügen - für Leitungen
Um Urlaubsunterkategorien einzurichten, gehe zu den Einstellungen und dann zu Mitarbeiter:innen und Abwesenheiten. Hier siehst du die Option zum Einschalten von Unterkategorien von Urlaubeng bzw. Abwesenheiten.
Sobald die Option aktiviert ist, erscheint eine Schaltfläche für eine neue Unterkategorie, wie unten dargestellt. Klicke hier, um eine Unterkategorie einzurichten, indem du die entsprechende Abwesenheitsart auswählst und dann deine Unterkategorie benennst. Du kannst auch einen optionalen Code hinzufügen, wenn du einen solchen in deinem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem verwendest.
Diese können für Dinge wie Mutterschaftsurlaub, unbezahlten Urlaub oder Jahresurlaub verwendet werden, die unter eine bestehende Urlaubsart fallen.
Mit den Kontrollkästchen in der Spalte „Bezahlt“ kannst du außerdem angeben, ob eine Abwesenheitssunterkategorie bezahlt oder unbezahlt ist.
Unterkategorien werden in Urlaubsanträgen mit einem Währungssymbol gekennzeichnet, um anzuzeigen, ob der jeweilige Urlaubsunterkategorie bezahlt oder unbezahlt ist:
Nach dem Hinzufügen erscheinen die Unterkategorien in der Anwesenheitsübersicht in den Personalprofilen sowie im CSV-Download, der auf der Seite „Übersicht“ beim Personalreiter verfügbar ist.
Eine Unterkategorie hinzufügen - für Mitarbeiter:innen
Du kannst eine Unterkategorie hinzufügen, wenn du einen Urlaub oder eine Abwesenheit hinzufügst. Gehe dazu in dein Profil und wähle auf der linken Seite eine Abwesenheitsart aus. In dem sich öffnenden Fenster siehst du die Option zum Hinzufügen einer Unterkategorie:
Wenn du die Berechtigung hast, den „Urlaub von Mitarbeiter:innen anzuzeigen und zu bearbeiten“, kannst du auch Unterkategorien für andere Personen hinzufügen (wenn du dir nicht sicher bist, ob du dazu berechtigt bist, spreche mit deinem Vorgesetzten).
Um eine Unterkategorie hinzuzufügen, gehe zu Anwesenheit → Personal→ Abwesenheiten und klicke auf die drei Punkte neben einer Abwesenheit um eine Unterkategorie hinzuzufügen.
Präzise Abwesenheitserfassung
Mit der präzisen Abwesenheitserfassung kannst du halbtägige Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen erfassen und erhältst so mehr Flexibilität bei der Erfassung von Änderungen im Dienstplan und einen detaillierteren Überblick über vergangene Abwesenheiten.
Beachte, dass diese extra Funktion nur für das Kommunikationspaket mit Dienstplanungsmodul, dem Kommunikationspaket+ und dem Premium Abonnement zur Verfügung steht.
Um die präzise Abwesenheitserfassung zu aktivieren, gehe zu Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Personalabwesenheit. Bitte lese den nachstehenden Haftungsausschluss, bevor du diese Funktion für deine Einrichtung aktivierst.
Weitere Infos zur präzisen Abwesenheitserfassung findest du hier.
Abwesenheitsliste/CSV-Datei der Mitarbeitenden herunterladen
Wenn du eine CSV-Datei über Abwesenheiten herunterladen möchten, kannst du dies tun, indem du auf Anwesenheit → Personal → Abwesenheiten → CSV exportieren klickst.
Du kannst nun den Zeitraum für den Export auswählen.
Eingabe von Abwesenheiten/Urlaub an Schließungstagen
Urlaub/Abwesenheiten, der an Schließtagen erfasst wurde, wird in den Salden/Statistik der Mitarbeiter:innen in Famly mitgezählt. Das bedeutet, dass wenn ein Urlaub/Abwesenheit für ein Mitglied des Personals an einem eingetragenen Schließtag, Feiertag oder Schulungstag eingetragen wird, wird der Urlaub/Abwesenheit des Personals an diesem Tag gezählt.
Wochenenden werden in den Urlaubseintragungen nicht berücksichtigt, es sei denn, die Kindertagesstätte wurde so eingerichtet, dass die Wochenendunterstützung als Konfiguration enthalten ist (bitte wende dich an support@famly.de, wenn du daran interessiert bist, dies zu aktivieren).
Wenn du nicht möchtest, dass der Urlaub an einem Schließtag gezählt wird, bitte die Mitarbeiter:innen, diesen Tag nicht in ihren Anträgen anzugeben, oder lösche den Urlaub und gebe ihn erneut mit den korrekten Tagen ein, aber ohne den Schließtag/Feiertag.
Wie kann man Abwesenheiten löschen oder bearbeiten?
Es ist noch nicht möglich, eingetragene Abwesenheiten zu bearbeiten. Du musst die Abwesenheit in diesem Fall löschen und erneut eintragen. Um eine Abwesenheit zu löschen:
Gehe zu Anwesenheit → Personal → Abwesenheiten
Verwende die Ordnungsfunktion (den Pfeil neben Personal) und den Datumsfilter, um den Urlaub zu finden
Klicke auf "..." und drücke auf Löschen
Der Urlaub wird nicht mehr im Urlaubssaldo oder in den Bereichen Anwesenheit und Zeitplan angezeigt
Zeitraum des Urlaubs/Abwesenheit
Wenn du einen anderen Zeitraum für den Urlaub als den 1. September bis 31. August benötigst, dann wende dich bitte an support@famly.de. Wir können dir andere Urlaubszeiträume freischalten:
1. Januar - 31. Dezember
1. April - 31. März
1. Mai - 30. April
Videoanleitung zur Einstellung und Nutzung