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In Famly kannst du auf sichere Weise Unfälle und Vorfälle erfassen und Unfall- und Vorfallberichte einsehen. Sobald ein Bericht verfasst wurde, werden die Eltern darüber informiert und um Bestätigung gebeten.
Wo finde ich Unfall- und Vorfallberichte?
1. Im Bereich „Sicherheitsförderung“
🔒 Du benötigst die Berechtigung „Sensible Kinder-Informationen einsehen“ benötigst, um die Unfall- und Vorfallberichte in diesem Bereich öffnen zu können. Die Zugangsberechtigungen können von der Leitung über Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen → Rollen vergleichen angepasst werden.
Eine Liste aller Unfall- und Vorfallberichte findest du unter Kinder → Sicherheitsförderung → Unfälle.
2. Im Kinderprofil
In jedem Kinderprofil sind die entsprechenden Unfall- und Vorfallberichte im Reiter Sicherheitsförderung im Abschnitt Unfall-/Vorfallbericht zu finden.
💡 Unfall- und Vorfallberichte können nur für Kinder erstellt werden, nicht für Mitarbeitende.
Die richtigen Berechtigungen einstellen
Es gibt zwei Berechtigungsarten, die steuern, wie Unfallberichte gehandhabt werden:
„Nur zur Überprüfung senden“:
Mitarbeitende können Berichte erstellen und zur Überprüfung an die Leitung senden
Sie können Berichte nicht direkt an Eltern senden
„Überprüfen und direkt an Eltern senden“:
Mitarbeitende können Berichte direkt an Eltern senden
Diese Personen können auch Berichte anderer prüfen, freigeben und bei Bedarf bearbeiten
Was passiert, wenn jemand beide Berechtigungen hat?
Wenn Mitarbeiter:innen beide Berechtigungen haben, können sie entscheiden, ob sie den Bericht zur internen Überprüfung senden oder direkt mit den Eltern teilen.
Sie können außerdem auch die Unfall-/Vorfallberichte anderer Mitarbeitenden prüfen und freigeben.
💡 Beide Berechtigungen sind standardmäßig für alle Rollen aktiviert, die derzeit Unfallberichte erstellen können.
Um festzulegen, wer Berichte prüfen und versenden darf:
Gehe auf Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen → Rollen vergleichen
Dort kannst du die Berechtigungen für jede Rolle nach Bedarf anpassen
Beispiel: Du kannst die Rolle „Pädagogische Fachkraft“ so einschränken, dass Berichte nur zur Prüfung durch die Leitung eingereicht werden können.
Dazu aktiviere unter Sicherheitsförderung → Unfallformulare die Option „Nur zur Prüfung einreichen“.
Wie erstelle ich einen Vorfall- oder Unfallbericht?
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Vorfall- und Unfallberichte zu erstellen:
Im Profil des Kindes, unter dem Reiter Sicherheitsförderung → Unfall-/Vorfallbericht → Neu
Oder über Kinder → Sicherheitsförderung → Unfälle → Neuer Bericht
Über beide Wege öffnet sich ein neues Formular, in dem du die Details des Unfalls oder des Vorfalls festhalten kannst. Du kannst folgende Informationen angeben:
Den Namen des Kindes
Die Art des Berichts – ob du einen Unfall oder einen Vorfall meldest
Ob der Unfall oder Vorfall bei der Ankunft bemerkt wurde
Datum, Uhrzeit und Ort des Unfalls
Im Feld Ort kannst du zuvor verwendete Standorte auswählen (die mit anderen von dir erstellten Unfallberichten verknüpft wurden) oder eine neue Option eingeben und auf „Option erstellen“ klicken, um einen neuen Standort hinzuzufügen
Die Beschreibung des Unfalls/Vorfalls, mit einer Beschreibung dessen, was passiert ist oder beobachtet wurde
Ob Erste Hilfe geleistet wurde und ob es Zeugen gab
Wie und wann die Eltern benachrichtigt wurden
Am Ende kannst du zusätzliche Notizen oder Dateien hinzufügen
Wenn du auf Weiter klickst, kannst du die Verletzungsstelle auf einer Körperkarte markieren:
🔒 Die Körperkarte ist nur auf unserem aktuellen Premium-Abo verfügbar. Falls du dir unsicher über dein Abo bist oder dieses aktualisieren möchtest, kontaktiere uns gerne über support@famly.de
Setze auf der Körperkarte einen Punkt an die betroffene Stelle
Passe die Größe und Position des Punkts an oder lösche ihn
Falls mehrere Bereiche betroffen sind, kannst du mehrere Punkte setzen
Wähle zwischen einer Ganzkörperansicht von vorne oder hinten, oder einer Nahaufnahme des Kopfes
Sobald du auf Weiter klickst, kannst du eine Zusammenfassung deines Unfall-/ Vorfallberichts ansehen,
Klicke dann auf Senden und wähle aus, ob du den Bericht mit Eltern teilen oder zunächst zur internen Prüfung weiterleiten möchtest
Wenn du auf „Zur Prüfung einreichen“ geklickt hast erhält ein Teammitglied mit der entsprechenden Berechtigung zum Prüfen und Versenden eine Benachrichtigung, um den Bericht zu prüfen
💡 Wenn du nur die Berechtigung „Nur zur Prüfung einreichen“ hast, kannst du den Bericht zur Prüfung einreichen, aber nicht direkt an Eltern versenden.
Wie werden Eltern benachrichtigt?
Wenn ein Vorfall- oder Unfallbericht mit Eltern geteilt wird, erhalten die Eltern in ihrer Famly App eine Benachrichtigung. Diese können sie anklicken und nach dem Durchlesen des Berichts auf „Unfall bestätigen“ tippen.
Wenn Eltern ein Formular nicht bestätigen, erhalten sie eine Woche lang einmal täglich eine Erinnerung, dies zu tun, beginnend am Tag nach dem Versand des Berichts. Wurde der Bericht nach einer Woche noch nicht bestätigt, erhalten sie in folgenden Abständen Benachrichtigungen:
Zunächst wöchentlich (einmal pro Woche)
Nach 30 Tagen monatlich für 3 Monate
💡 Nur Kontakte mit einer Eltern-Rolle können Unfall- und Vorfallberichte einsehen und bestätigen. Personen mit der Rolle „Familie“ können dies nicht tun.
Einen Unfallbericht überprüfen
Mitarbeitende mit der Berechtigung „Überprüfen und direkt an Eltern senden“ werden benachrichtigt, wenn ein neuer Bericht zur Überprüfung vorliegt - sofern sie der Gruppe des Kindes folgen.
Wenn du keine Gruppen als Favoriten markiert hast, erhältst du keine Benachrichtigungen über Unfallberichte, die auf Prüfung warten.
Du kannst sie aber trotzdem jederzeit über die Übersicht in der Seitenleiste aufrufen.
Wie werden Prüfer:innen benachrichtigt?
Wenn du eine Gruppe als Favorit markiert hast, in der sich ein Kind mit einem offenen Unfallbericht befindet, erhältst du Benachrichtigungen in folgendem Format:
In-App-Benachrichtigung
Push-Benachrichtigung
💡 Wenn ein Unfallbericht 24 Stunden nach dem Einreichen zur Prüfung noch nicht geprüft wurde, erhalten die prüfenden Personen eine Benachrichtigung zur Erinnerung. Danach werden keine weiteren Erinnerungen mehr verschickt, aber der Bericht bleibt weiterhin in der Übersicht sichtbar.
Sobald ein Unfallbericht eingereicht wurde, erscheint er in deiner Übersicht im Bereich „Erfordert deine Aufmerksamkeit“. Von dort aus kannst du:
Die Übersicht über Unfälle öffnen
Auf den Unfallbericht klicken, der auf eine Prüfung wartet (du kannst in der Übersicht nach „Unfallberichte zur Prüfung“ filtern)
Die Details prüfen
Den Bericht sorgfältig durchlesen, um sicherzustellen, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind
Bei Bedarf Änderungen vornehmen
Wenn etwas unklar ist, kannst du den Bericht direkt bearbeiten
An Eltern senden
Sobald du mit dem Bericht zufrieden bist, kannst du ihn direkt an die Eltern weiterleiten
Bestätigung
Die Person, die den Bericht ursprünglich eingereicht hat, wird benachrichtigt, sobald der Bericht versendet wurde
So bearbeitest du einen bereits versendeten Unfallbericht
🔒 Um einen versendeten Unfallbericht zu bearbeiten, benötigst du die Berechtigung Kann prüfen und direkt an Eltern senden.
Wenn du nur die Berechtigung Nur zur Prüfung einreichen hast, kannst du den Bericht nach dem Versand an die Eltern nicht mehr bearbeiten.
Um einen bereits versendeten Unfallbericht zu bearbeiten:
Gehe auf Kinder → Sicherheitsförderung → Unfälle
Klicke die drei Punkte neben dem relevanten Unfallbericht
Klicke auf Bearbeiten
Klicke im Pop-up-Fenster erneut auf Bearbeiten
Ändere die Details und klicke auf Weiter → Erstellen und senden
Einen Unfall oder Vorfall, der zu Hause passiert ist, erfassen
Um einen Unfall oder Vorfall zu erfassen, der außerhalb der Einrichtung zu Hause beim Kind passiert ist:
Erstelle einen neuen Unfall- oder Vorfallbericht
Setze ein Häkchen bei Bei Ankunft bemerkt
Du kannst dann das Feld „Wann und wie wurden die Eltern benachrichtigt?“ nutzen, um zu erklären, wie du von der Verletzung erfahren hast
💡 Wenn du bestehende Verletzungen unter Verwendung eines bestimmten Ortes (wie z. B. Zuhause) erfasst, kannst du den Bericht später nach diesem Ort filtern.
Wie erhalte ich eine Übersicht über Unfälle und Vorfälle?
Unter Kinder → Sicherheitsförderung → Unfälle findest du eine Übersicht über alle Unfälle und Vorfälle. Du kannst kannst diese nach folgenden Kriterien filtern:
Datum
Ort
Name des Kindes
Name des Verfassers
Natur des Berichtes (Vorfall oder Unfall)
Unfall- und Vorfallberichte herunterladen
Du kannst alle Unfall- und Vorfallberichte herunterladen, indem du in der Unfallübersicht (Kinder → Sicherheitsförderung → Unfälle) auf CSV-Datei herunterladen klickst.
☝️ Bitte beachte: Die in der CSV-Datei angegebene Unfallzeit („Passierte am“) entspricht der Zeit, die im Bericht von der Einrichtung eingetragen wurde. Die Zeitpunkte für das Erstellen und Bestätigen des Berichts werden automatisch vom System erfasst - diese Systemzeiten sind in UTC angegeben.
Löschen eines Unfallberichts
Um einen Unfall- oder Vorfallbericht zu löschen:
Gehe zum Profil des Kindes
Öffne den Reiter Sicherheitsförderung
Klicke auf die drei Punkte in der Ecke des Berichts, den du löschen möchtest
Wähle Löschen
💡 Du kannst einen Standort aus der Dropdown-Liste beim Erstellen eines Unfallberichts nicht löschen, da diese Standorte in früheren Formularen verwendet wurden. Das Löschen würde das Formular löschen, mit dem der Standort verknüpft ist.
Unfall- oder Vorfallbericht drucken
Du kannst Unfall- oder Vorfallberichte drucken, indem du im Profil des Kindes auf den Reiter Sicherheitsförderung gehst, auf die drei Punkte beim entsprechenden Bericht klickst und „Drucken“ auswählst.