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Durch das Aktivieren der Funktion, aktualisiert sich der Bericht „Forderungen“ und gibt dir einen klaren Überblick über alle offenen Forderungen in deiner Einrichtung – aufgeschlüsselt danach, wie lange die jeweiligen Beträge bereits überfällig sind.
Nutze ihn, um zu erkennen, welche Forderungen dringend Aufmerksamkeit brauchen, wen du nachfassen solltest, und um die Daten für weitere Auswertungen zu exportieren.
Wo finde ich den Reiter Forderungen?
Um zu dieser Übersicht zu gelangen, melde dich einfach bei Famly an und klicke auf Finanzen → Forderungen.
Spalten im Bericht
Jede Zeile im Bericht steht für eine:n Zahler:in. Die Tabelle enthält folgende Spalten:
Spalte | Beschreibung |
Rechnungszahler:in | Der Name der/des Zahlungspflichtigen |
Kinder | Die mit dieser/diesem Rechnungszahler:in verknüpften Kinder. Kinder, die die Einrichtung bereits verlassen haben, werden ausgegraut dargestellt – fahre mit der Maus über den Namen, um den letzten Betreuungstag zu sehen |
Individuelle Kennzeichnungen, mit denen deine Einrichtung Zahlungspflichtige kategorisiert (z. B. Zahlungsplan, Student:in). | |
1-30 Tage überfällig | Betrag, der 1 bis 30 Tage überfällig ist |
31-60 Tage überfällig | Betrag, der 31 bis 60 Tage überfällig ist |
61-90 Tage überfällig | Betrag, der 61 bis 90 Tage überfällig ist |
91-120 Tage überfällig | Betrag, der 91 bis 120 Tage überfällig ist |
+120 Tage überfällig | Betrag, der mehr als 120 Tage überfällig ist |
Zahlungsmethode | Zahlungsmethoden, die die Eltern in der App für In-App-Zahlungen hinterlegt haben (falls diese Funktion genutzt wird) |
Letzte Zahlung | Datum und Betrag der zuletzt eingegangenen Zahlung |
Letzte Erinnerung | Datum, an dem zuletzt eine Zahlungserinnerung verschickt wurde |
Notiz | Freitext-Notiz zum/zur Rechnungszahler:in |
Saldo | Der aktuelle Gesamtsaldo des/der Rechnungszahler:in |
Gesamt überfällig | Der gesamte überfällige Betrag des/der Rechnungszahler:in (Summe aller fünf Zeiträume) |
💡 Je nach Bildschirmgröße musst du im Bericht ggf. seitlich scrollen, um alle Felder einzusehen.
Eine Gesamtsumme-Zeile am Anfang der Tabelle zeigt die Summe für jeden Zeitraum über die gesamte Einrichtung hinweg.
Fälligkeitszeiträume der offenen Forderungen
Der Bericht teilt offene Forderungen in nicht überlappende Zeiträume ein – je nachdem, wie viele Tage eine Rechnung bereits über ihrem Fälligkeitsdatum liegt. Jeder Betrag erscheint in genau einem Zeitraum, sodass du auf einen Blick siehst, wie viele offene Forderungen in welchem Zeitraum entstanden sind.
Zeitraum | Bedeutung |
1–30 Tage | 1 bis 30 Tage überfällig |
31–60 Tage | 31 bis 60 Tage überfällig |
61–90 Tage | 61 bis 90 Tage überfällig |
91–120 Tage | 91 bis 120 Tage überfällig |
120+ Tage | Mehr als 120 Tage überfällig |
Grundsätzlich gilt: Je weiter rechts eine Forderung in der Tabelle steht, desto älter ist sie – und desto höher ist das Risiko, dass sie schwer einzutreiben ist. Die Zeiträume werden bei jedem Aufruf des Berichts neu berechnet, sodass Rechnungen automatisch in spätere Zeiträume wandern, je älter sie werden.
Die Summe aller fünf Zeiträume entspricht dem im Bericht angezeigten Gesamtbetrag der offenen Forderungen.
Wie Zahlungen die Zeiträume beeinflussen
Wenn eine Zahlung eingeht, wird sie zuerst auf die älteste offene Forderung angerechnet. Das ist die Standardlogik, nach der Famly Zahlungen zuordnet.
Das bedeutet: Die ältesten, am längsten überfälligen Zeiträume werden zuerst reduziert, wenn Zahlungen eingehen.
Beispiel
Ein:e Zahler:in hat vier unbezahlte Rechnungen:
Rechnung | Betrag | Tage überfällig | Zeitraum |
INV-001 | 300 € | 100 Tage | 91–120 Tage |
INV-002 | 250 € | 70 Tage | 61–90 Tage |
INV-003 | 400 € | 40 Tage | 31–60 Tage |
INV-004 | 150 € | 10 Tage | 1–30 Tage |
Vor der Zahlung:
1–30 Tage | 31–60 Tage | 61–90 Tage | 91–120 Tage | 120+ Tage | Gesamt |
150 € | 400 € | 250 € | 300 € | 0 € | 1.100 € |
Es geht eine Zahlung von 450 € ein. Sie wird zuerst auf die älteste Rechnung angerechnet:
INV-001 (91–120 Tage, 300 €): vollständig beglichen. Verbleibende Zahlung: 150 €
INV-002 (61–90 Tage, 250 €): teilweise beglichen. 150 € angerechnet, 100 € verbleiben
Nach der Zahlung:
1–30 Tage | 31–60 Tage | 61–90 Tage | 91–120 Tage | 120+ Tage | Gesamt |
150 € | 400 € | 100 € | 0 € | 0 € | 650 € |
Die ältesten Zeiträume wurden zuerst reduziert. Die Zeiträume 1–30 Tage und 31–60 Tage blieben unverändert.
💡 Wenn eine Mitarbeiter:in eine manuelle Zahlung erfasst und sie einer bestimmten Rechnung zuordnet, gilt die Standardlogik nicht. Die Zahlung wird dann direkt dieser Rechnung zugeordnet – unabhängig davon, wie alt sie ist.
Den Bericht über Forderungen filtern
Nutze die Filter oben im Bericht, um die Liste der Zahler:innen einzugrenzen. Du kannst mehrere Filter gleichzeitig kombinieren.
Art der Forderung: Fokussiere dich auf bestimmte Gruppen von Zahlungspflichtigen. Der Filter ist in zwei Bereiche unterteilt:
Im Minus: Nicht überfällig, 1-30 Tage überfällig, 31-60 Tage überfällig, 61-90 Tage überfällig, 91-120 Tage überfällig, +120 Tage überfällig;
Im Plus: Beliebiges Guthaben. Die fünf Überfälligkeits-Bereiche sind standardmäßig vorausgewählt, sodass der Bericht beim Öffnen alle Zahlungspflichtigen mit überfälligen Forderungen zeigt. Du kannst die Auswahl anpassen, um dich auf bestimmte Zeiträume zu konzentrieren – wähle zum Beispiel nur „+120 Tage überfällig", um die dringendsten Fälle zu sehen
Letzte Zahlung: Filtere danach, wie lange die letzte Zahlung eines/einer Zahlungspflichtigen zurückliegt. Vor über 1 Woche, Vor über 2 Wochen, Vor über 3 Wochen, Vor über 4 Wochen oder Vor über 2 Monaten
Letzte Erinnerung: Filtere danach, wie lange die letzte Zahlungserinnerung zurückliegt. Vor über 1 Woche, Vor über 2 Wochen, Vor über 3 Wochen, Vor über 4 Wochen oder Vor über 2 Monaten
Zahlungsmethode: Filtere nach der Art der Zahlungsmethode, die die Eltern in der App hinterlegt haben. Lastschrift, Debitkarte, Kreditkarte oder keine Zahlungsmethode
Zahlungsautomatisierung: Filtere danach, ob für den/die Zahler:in automatische Zahlungen eingerichtet sind.
Tags: Filtere nach den Zahler:innen-Tags deiner Einrichtung. Du kannst nach Tags suchen und mehrere auswählen, oder „Keine Tags" wählen, um Zahler:innen ohne zugewiesene Tags zu finden
Einbeziehen: Optional kannst du Gutschriften und stornierte Rechnungen in den Bericht einbeziehen
Daten über Forderungen als CSV exportieren
Du kannst einen CSV-Export herunterladen. Dieser enthält eine Spalte für jeden der fünf Zeiträume. Für jede:n Zahler:in zeigt die Zeile den offenen Betrag, aufgeteilt auf die fünf Zeiträume – der Export entspricht also genau dem, was du im Bericht siehst.
KPI-Widgets
Oben in der Übersicht der Forderungen siehst du KPI-Widgets, die dir auf einen Blick einen Überblick über deine offenen Forderungen geben.
Verteilung der überfälligen Forderungen: Ein segmentierter Balken zeigt, wie sich deine gesamten überfälligen Forderungen prozentual auf die fünf Zeiträume verteilen. Bspw. zeigt „43 % / 25 % / 16 % / 11 % / 5 % von 1.340 € überfällig", dass der Großteil deiner offenen Forderungen im Zeitraum 1–30 Tage liegt und nur ein kleiner Anteil seit mehr als 120 Tagen offen ist – die meisten Forderungen sind also noch relativ frisch
Zahler:innen mit überfälligen Forderungen: Zeigt, wie viele deiner Zahler:innen aktuell überfällige Salden haben, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Zahler:innen in deiner Einrichtung. Zum Beispiel bedeutet „23 von 187", dass 23 Zahlungspflichtige offene, überfällige Forderungen haben
Zahler:innen mit Handlungsbedarf: Zeigt, wie viele überfällige Zahlungspflichtige in letzter Zeit keine Zahlungserinnerung erhalten haben. Zum Beispiel macht „12 überfällige Zahlungspflichtige, seit 30 Tagen keine Erinnerung verschickt" deutlich, wer eventuell nachgefasst werden sollte. Das hängt direkt mit der Zahlungserinnerungs-Funktion zusammen, die auf derselben Seite verfügbar ist