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Mit der automatischen Rechnungsstellung legst du einmal fest, in welchem Rhythmus Rechnungen rausgehen sollen: wöchentlich, alle 14 Tage oder monatlich. Diesen Rhythmus weist du dann den Zahler:innen zu und Famly übernimmt den Rest.
Nach jedem Rechnungslauf bekommst du eine Rückmeldung darüber, wie viele Rechnungen verschickt wurden. Wenn einzelne Rechnungen nicht verschickt werden konnten, weil bspw. für den gewählten Zeitraum bereits teilweise abgerechnet wurde, erfährst du auch das. Diese Fälle kannst du dir anschließend ansehen, korrigieren und manuell verschicken.
💡 Der Rechnungsversand läuft schrittweise über den Tag verteilt. Falls morgens noch nicht alle Rechnungen in der Übersicht auftauchen, besteht kein Grund zur Sorge – bis zum Abend sind alle Dokumente sauber zugestellt.
Automatische Rechnungsstellung einrichten
Gehe zu Einstellungen → Finanzen → Rechnungsstellung und Zahlungen
Öffne oben den Bereich Automatische Rechnungsstellung
Klicke auf Konfiguration und wähle, ob du wöchentlich, 14-tägig oder monatlich abrechnen möchtest
Die drei Frequenzen im Überblick:
Monatlich: Du wählst entweder den ersten oder den letzten Werktag im Monat oder ein festes Datum.
Zweiwöchentlich: Die erste Rechnung geht an dem Datum raus, das du auswählst, danach alle 14 Tage.
Wöchentlich: Die Rechnungen gehen jede Woche am selben Wochentag raus.
Welchen Zeitraum die Rechnung abdeckt
Als nächstes legst du für jede Frequenz fest, welchen Zeitraum die Rechnungen abdecken sollen: den nächsten, den aktuellen oder den vorherigen Zeitraum.
Zeitraum | Monatlich (Versand am 28.) | 14-tägig (Versand mittwochs) | Wöchentlich (Versand mittwochs) |
Nächster Zeitraum | Die Rechnung vom 28.02. deckt den 01.03.–31.03. ab | Deckt Montag bis Sonntag der beiden folgenden Wochen ab | Deckt Montag bis Sonntag der folgenden Woche ab |
Aktueller Zeitraum | Die Rechnung vom 28.02. deckt den 01.02.–28.02. ab | Deckt Montag bis Sonntag der aktuellen und der folgenden Woche ab | Deckt Montag bis Sonntag derselben Woche ab |
Vorheriger Zeitraum | Die Rechnung vom 28.02. deckt den 01.01.–31.01. ab | Deckt Montag bis Sonntag der beiden vorherigen Wochen ab | Deckt Montag bis Sonntag der Vorwoche ab |
Wenn du mehrere Rechnungsfrequenzen erstellst (bspw. eine monatliche und eine 2-wöchentliche), kannst du eine der eingerichteten Frequenzen als Standard festlegen. Neu angelegte Zahler:innen bekommen diese Frequenz dann automatisch, unabhängig davon, wie sie angelegt wurden. So ist sichergestellt, dass neue Familien vom ersten Tag an abgerechnet werden. Du kannst die automatische Rechnungsstellung jedoch auch immer für einzelne Personen im Zahler:innen-Profil ausstellen.
Um eine neue Standardfrequenz auszuwählen:
Klicke bei der gewünschten Frequenz auf das Drei-Punkte-Menü
Wähle Standard festlegen
Die Standardfrequenz ist danach mit einem blauen Label Standardfrequenz gekennzeichnet
☝️ Bestehende Zahler:innen bekommen die Standardfrequenz nicht nachträglich. Bei Zahler:innen, bei denen keine Frequenz hinterlegt ist, wird auch keine Rechnung automatisch verschickt.
Zum Schluss legst du fest, wann die Rechnungen fällig sind. Das Fälligkeitsdatum wird pro Frequenz eingestellt:
Erster oder letzter Werktag des Monats
Ein festes Datum im Monat bzw. in der Woche
Relativ zum Rechnungsdatum
Frequenz für eine:n Zahler:in festlegen
Gehe zum Zahler:innen-Profil (über die Suche oder über den Reiter „Buchungen“ im Kinderprofil)
Aktiviere dort Automatische Rechnungsstellung und wähle die Frequenz aus, die für diese:n Zahlungspflichtige:n gelten soll
Die zugewiesene Frequenz wird ab dann unter dem Namen des/der Rechnungszahler:in im Reiter Buchungen angezeigt.
💡 Wenn du bisher nur eine einzige Frequenz eingerichtet hast, ist diese automatisch vorausgewählt.
Frequenz für mehrere Zahler:innen gleichzeitig festlegen
Klicke in der lila Seitenleiste auf Finanzen
Öffne unter Berichte den Bericht Rechnungszahler:innen
Wähle die Kinder aus, deren Frequenz du ändern möchtest
Klicke oben auf Automatische Rechnungsstellung
Wähle im nächsten Fesnter eine Frequenz aus
Über dieselbe Schaltfläche kannst du die automatische Rechnungsstellung auch für mehrere Zahler:innen auf einmal deaktivieren.
💡 Über die Schaltfläche Filter oben im Rechnungszahler:innen-Bericht kannst du im Bericht nach Frequenz filtern. So siehst du auf einen Blick, wer welcher Frequenz zugeordnet ist und wer noch gar keiner.
FAQ
Warum sind die Rechnungen morgens noch nicht raus?
Warum sind die Rechnungen morgens noch nicht raus?
Der Versand läuft über den Tag verteilt. Bis zum Ende des Tages sind alle Rechnungen verschickt.
Kann ich mehrere Frequenzen parallel nutzen?
Kann ich mehrere Frequenzen parallel nutzen?
Ja. Du kannst alle drei Frequenzen einrichten und verschiedenen Zahler:innen die passende zuweisen.