Kitabuli wird zum 30. November 2026 abgeschaltet. Achte darauf, alle wichtigen Daten rechtzeitig vorher zu exportieren. Nach diesem Stichtag ist kein Zugriff mehr möglich.
Bevor Kitabuli vom Netz geht, solltest du dir die wichtigsten Daten aus deiner Einrichtung sichern. Dazu gehören die Stammdaten von Kindern und Mitarbeiter:innen, deine Buchhaltungs- und Finanzdaten sowie Auswertungen und Bescheinigungen.
In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Daten du in Kitabuli exportieren kannst und worauf du dabei achten solltest. So gehen dir keine Informationen verloren, die du später noch für dein Steuerbüro, Behörden oder deine eigene Dokumentation brauchst.
💡 Wir empfehlen, mit dem Export frühzeitig zu starten - am besten mehrere Wochen vor dem Stichtag. So hast du genug Zeit, einzelne Listen zu prüfen oder bei Bedarf nachzuexportieren.
Stammdaten von Kindern und Mitarbeiter:innen exportieren
Stammdaten der Kinder
Wähle als Zeitraum den gesamten Zeitraum aus, damit du eine vollständige Liste aller Kinder bekommst
Aktiviere in der Stammdatenliste alle Felder, um wirklich alle Informationen zu erfassen
Exportiere die Daten als Excel-Datei. Diese kannst du anschließend nach deinem Bedarf filtern
Bei Bedarf erstellst du zusätzlich Gesamt- oder Individuallisten, die ebenfalls filterbar sind
Stammdaten der Mitarbeiter:innen
Der Personal-Export funktioniert nach demselben Prinzip wie der Kinder-Export.
Wähle auch hier den gesamten Zeitraum und alle Felder aus
Exportiere die Liste als Excel-Datei und filtere sie nach Bedarf
Vergiss die Jahresübersichten zu Personal und Urlaub nicht - diese kannst du jährlich exportieren und solltest du auf jeden Fall sichern
Buchhaltungs- und Finanzdaten sichern
Für die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro und für die interne Revision bietet Kitabuli verschiedene Export-Möglichkeiten. Diese Daten solltest du besonders sorgfältig sichern, da sie für deine steuerlichen Aufbewahrungspflichten relevant sind.
Kontenrahmen: Du kannst deinen Kontenrahmen jederzeit ausdrucken oder als PDF speichern
Buchungsdaten: Die Transaktionen deiner Bank lassen sich als Excel- oder DATEV-Export sichern
DATEV-Jahresexport: Erstelle für jedes Jahr einen DATEV-Export. Dieser enthält auch die zugehörigen Stammdaten
Kassenbuch: Die Kassenbuchungen sind bereits im DATEV-Export enthalten. Zusätzlich kannst du sie auch separat im Excel-Format exportieren
SEPA-Dateien: Diese exportierst du wahlweise als PDF- oder XML-Datei
Berichte: Kontenblätter und Debitoren stehen dir als PDF- oder Excel-Export zur Verfügung
☝️ Behalte gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Blick. In Deutschland gelten für die meisten steuerrelevanten Buchhaltungsunterlagen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren. Im Zweifel hilft dir dein Steuerbüro weiter.
Auswertungen und Bescheinigungen exportieren
Im Bereich Auswertungen findest du Dokumente, die du an die Eltern weitergibst oder für dein Rechnungswesen nutzt.
Beiträge: Die Jahresübersicht der Beiträge kannst du als Excel-Datei exportieren
Steuerbescheinigung: Diese erstellst du für die Eltern als PDF — am besten für alle Jahre, die du dokumentieren möchtest
FIBU-Export: Für die Finanzbuchhaltung exportierst du Soll-Buchungen monatlich im DATEV-Format
Was passiert nach dem 30. November 2026?
Nach der Abschaltung ist kein Zugriff mehr auf Kitabuli und die dort gespeicherten Daten möglich. Was du bis dahin nicht exportiert hast, kann nachträglich nicht mehr abgerufen werden.
Plane deinen Datenexport deshalb mit etwas Puffer ein. So hast du Zeit, um:
alle Listen und Berichte in Ruhe zu prüfen
fehlende Datensätze nachzuexportieren
die Dateien an einen sicheren Ablageort zu übertragen
offene Fragen mit dem Famly Support zu klären
💡 Lege deine Exporte an einem geschützten Ort ab - zum Beispiel auf einem gesicherten Laufwerk oder in einem verschlüsselten Cloud-Speicher. Achte dabei besonders auf den Datenschutz, da viele der Exporte personenbezogene Daten enthalten.
FAQ
Welche Daten sind besonders wichtig zu exportieren?
Welche Daten sind besonders wichtig zu exportieren?
Priorität haben alle Unterlagen, die du gesetzlich aufbewahren musst - insbesondere Buchhaltungsdaten, DATEV-Exporte, Kassenbuch und Steuerbescheinigungen. Daneben solltest du die vollständigen Stammdaten von Kindern und Mitarbeiter:innen sichern, damit du auch später noch alle Informationen zur Hand hast.
Werden meine Daten automatisch nach Famly übertragen?
Werden meine Daten automatisch nach Famly übertragen?
Ein Teil der Daten wird im Rahmen der Migration durch das Famly-Team in dein neues Famly-Konto übernommen. Welche Daten genau migriert werden, besprichst du mit deiner Ansprechperson für die Migration. Unabhängig davon empfehlen wir dir, eigene Exporte aus Kitabuli zu erstellen - schon allein wegen deiner Aufbewahrungspflichten und um eine vollständige eigene Sicherung zu haben.
Wie lange muss ich die exportierten Daten aufbewahren?
Wie lange muss ich die exportierten Daten aufbewahren?
Das hängt von der Art der Daten ab. Für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen gelten in Deutschland in der Regel Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren. Für personenbezogene Daten gilt darüber hinaus das Prinzip der Datensparsamkeit nach DSGVO: Speichere nur, was du wirklich brauchst — und nur so lange, wie nötig. Im Zweifel kläre die genauen Fristen mit deinem Steuerbüro oder deiner Datenschutzbeauftragten.
Was mache ich, wenn ich beim Export nicht weiterkomme?
Was mache ich, wenn ich beim Export nicht weiterkomme?
Melde dich bei uns über den In-App-Chat oder per E-Mail an support@famly.de - wir helfen dir gerne weiter.