Mit der Geräteregistrierung legt ihr als Organisation fest, welche Geräte für den Zugriff auf Famly in einer Einrichtung als vertrauenswürdig gelten. Sobald ein Gerät registriert wurde, kann es auf zwei Arten genutzt werden:

Als Alternative zur Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), damit Mitarbeiter:innen auf registrierten Geräten keinen Verifizierungscode eingeben müssen.
Als Pflichtvoraussetzung, sodass bestimmte Rollen nur von einem registrierten Gerät aus auf Kinderdaten zugreifen können.

Zusammen geben dir diese Möglichkeiten volle Kontrolle darüber, wer von wo aus auf sensible Informationen zugreifen kann.

Empfohlenes Vorgehen

☝️ Technischer Hinweis: Famly meldet technisch gesehen den Browser an – nicht das physische Gerät. Wenn der Browser-Cache geleert wird (z. B. durch regelmäßige IT-Maßnahmen), muss das Gerät danach erneut registriert werden. Kläre vorab mit deiner IT-Abteilung, ob das bei euch regelmäßig passiert.

Für das sicherste Setup empfehlen wir, die folgenden Schritte der Reihe nach durchzuführen.

Schritt 1: Berechtigungen einrichten

Entscheide zunächst, wer in deiner Einrichtung Geräte anmelden und verwalten darf. Es gibt zwei Berechtigungsstufen:

Geräte registrieren: Diese Person kann neue Geräte zur Liste der vertrauenswürdigen Geräte hinzufügen, wenn sie vor Ort ist. Sie kann bestehende Geräte weder entfernen noch anderweitig verwalten.

Registrierte Geräte verwalten: Diese Person hat vollen Zugriff – sie kann neue Geräte anmelden und die gesamte Geräteliste verwalten, einschließlich dem Entfernen von Geräten.

Um jemandem eine dieser Berechtigungen zu geben, gehe zu Einstellungen → Personal → Rollen und Berechtigungen, suche die entsprechende Rolle und aktiviere die Berechtigung unter Verwaltung → Sicherheit.

💡 Für maximale Sicherheit: Vergib Registrierte Geräte verwalten nur an eine kleine Gruppe vertrauenswürdiger Admins. Nutze Geräte registrieren für Mitarbeiter:innen vor Ort, die im Alltag neue Geräte hinzufügen müssen.

Schritt 2: Geräte registrieren

Sobald die Berechtigungen vergeben sind, kannst du die Geräte registrieren, die dein Team in der Einrichtung nutzt. Nur Personen mit einer der oben genannten Berechtigungen können das tun.

So meldest du ein Gerät an:

Melde dich auf dem Gerät, das du anmelden möchtest, bei Famly an
Gehe zu Einstellungen → Sicherheit → Geräteregistrierung
Klicke auf Dieses Gerät registrieren
Gib dem Gerät einen gut erkennbaren Namen
Entscheide, ob das Gerät die MFA-Verifizierung überspringen darf
Klicke auf Dieses Gerät registrieren und bestätige
Das Gerät erscheint sofort in deiner Liste der registrierten Geräte

💡 Die Geräteregistrierung ist einrichtungsspezifisch. Ein Gerät, das für eine Einrichtung registriert ist, kann nicht für eine andere verwendet werden.

Schritt 3: Registrierte Geräte als Verifizierungsmethode für eure Rollen festlegen

Sobald deine Geräte registriert sind, kannst du für jede Rolle festlegen, wie sich Mitarbeiter:innen beim Einloggen verifizieren müssen.

Gehe zu Einstellungen → Personal → Rollen und Berechtigungen und wähle eine Rolle aus
In den Optionen für die Verifizierungsmethode wird jetzt auch Registriertes Gerät oder MFA angezeigt
Wenn du diese Option aktivierst, können Mitarbeiter:innen entweder ein registriertes Gerät oder MFA zur Verifizierung nutzen – das macht das Einloggen für das Betreuungspersonal einfacher, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen

💡 Als Ausgangspunkt empfiehlt sich: MFA für Rollen mit sensiblem Admin-Zugang beibehalten, registrierte Geräte aber für Personal erlauben, das sich häufig über den Tag anmelden muss.

Schritt 4: Zugriff auf Kinderdaten einschränken (optional)

Für noch mehr Sicherheit kannst du bestimmte Rollen so konfigurieren, dass sie nur von einem registrierten Gerät aus auf Kinderdaten zugreifen können.

Das ist wie folgt von der Verifizierungseinstellung in Schritt 3 zu unterscheiden:

	Verifizierungsmethode	Einschränkung des Zugriffs auf Kinderdaten
Was es steuert	Wie sich Mitarbeiter:innen einloggen und ihre Identität nachweisen.	Ob sie überhaupt auf Kinderdaten zugreifen können – unabhängig davon, wie sie eingeloggt sind.
Beispiel	Eine Person, die MFA nutzt, kann von jedem Gerät aus auf Kinderdaten zugreifen.	Mit dieser Einschränkung können Mitarbeiter:innen Kinderprofile nur auf einem registrierten Gerät aufrufen, auch wenn sie bereits per MFA eingeloggt sind.

Um eine Rolle einzuschränken, gehe zu Einstellungen → Personal → Rollen und Berechtigungen, wähle die Rolle aus und aktiviere Zugriff auf Kinderdaten ist nur von einem registrierten Gerät möglich.

💡 Wenn Mitarbeiter:innen mit dieser Einschränkung kein registriertes Gerät nutzen, können sie sich trotzdem bei Famly anmelden – sehen aber keine Kinderdaten, bis sie zu einem angemeldeten Gerät wechseln. Stelle sicher, dass dein Team weiß, welche Geräte angemeldet sind, bevor du das aktivierst.

Registrierte Geräte verwalten

Alle Personen mit der Berechtigung Registrierte Geräte verwalten können die vollständige Geräteliste unter Einstellungen → Sicherheit → Geräteregistrierung einsehen und verwalten.

Von dort aus kannst du:

Alle registrierte Geräte deiner Einrichtung einsehen – einschließlich wann sie zuletzt genutzt wurden.

Ein Gerät aus der Liste entfernen – z. B. wenn es verloren gegangen, gestohlen oder außer Haus gebracht wurde.

Sehen, für welche Einrichtung ein Gerät angemeldet ist, von wem, und ob es die MFA-Verifizierung überspringen darf.

💡 Überprüfe deine Geräteliste regelmäßig – besonders wenn Mitarbeiter:innen die Einrichtung verlassen oder Geräte ausgetauscht werden. Entferne ein Gerät sofort, damit es nicht länger genutzt werden kann, um MFA zu überspringen oder auf Kinderdaten zuzugreifen.

Wenn ihr Teil einer Organisation mit mehreren Einrichtungen seid, finden Träger-Admins wie folgt eine einrichtungsübergreifende Übersicht:

Gehe zur Startseite → Übersicht und wähle die Organisation aus dem Drop-Down-Menü aus
Klicke auf Träger-Einstellungen → Geräteregistrierung

Videoanleitung

FAQ

Kann dasselbe Gerät in mehreren Einrichtungen verwendet werden?

Nein. Die Geräteregistrierung ist einrichtungsspezifisch – ein Gerät, das für eine Einrichtung registriert wurde, kann nicht für eine andere genutzt werden.

Kann ich festlegen, ob MFA auf einem bestimmten Gerät erforderlich ist?

Ja. Bei der Registrierung eines Geräts gibt es den Schalter MFA auf diesem Gerät erforderlich. Deaktiviere ihn, wenn Mitarbeiter:innen auf diesem Gerät ohne Verifizierungscode einloggen sollen. Das lässt sich jederzeit nachträglich in der Geräteliste ändern.

Was passiert, wenn eine:r Mitarbeiter:in kein registriertes Gerät verwendet?

Das hängt davon ab, wie du die Rolle konfiguriert hast. Wenn die Rolle registrierte Geräte als Verifizierungsmethode nutzt, muss die Person stattdessen MFA verwenden.

Wenn zusätzlich die Einschränkung für Kinderdaten aktiviert ist, kann sich die Person zwar bei Famly anmelden, sieht aber keine Kinderdaten, bis sie zu einem registrierten Gerät wechselt. Sie kann so bspw. ihre Schichten im Dienstplan bequem zu Hause nachsehen, ohne dabei auf sensible Kinderdaten zugreifen zu können.

Was passiert, wenn ein Gerät verloren geht oder eine:r Mitarbeiter:in die Einrichtung verlässt?

Entferne das Gerät sofort aus der Geräteliste. Gehe zu Einstellungen → Sicherheit → Geräteregistrierung, suche das Gerät und entferne es. Danach kann es nicht mehr genutzt werden, um MFA zu überspringen oder auf Kinderdaten zuzugreifen.

Kann ich die Kinderdaten-Einschränkung für manche Rollen aktivieren, für andere aber nicht?

Ja. Die Einschränkung wird pro Rolle konfiguriert und kann gezielt eingesetzt werden.

Hat die Geräteregistrierung Einfluss auf den Login-Prozess?

Nicht direkt – die Registrierung eines Geräts teilt Famly lediglich mit, dass einem Gerät vertraut wird. Was den Login-Prozess verändert, ist die Verifizierungsmethode, die du für jede Rolle festlegst. Wenn eine Rolle registrierte Geräte zur Verifizierung verwendet, müssen Mitarbeiter:innen auf diesen Geräten nicht jedes Mal die MFA abschließen.

Unser Träger möchte die Geräteregistrierung nur in bestimmten Einrichtungen nutzen. Ist das möglich?

Ja, das ist möglich – mit einer Einschränkung: Rollen, die es in mehreren eurer Einrichtungen gibt (bspw. die Standardrolle „Leitung" und alle selbst angelegten einrichtungsübergreifenden Rollen), kannst du nur organisationsweit konfigurieren, nicht pro Einrichtung. Wenn die Vorgabe wirklich nur in einer Einrichtung greifen soll, brauchst du dafür eine Rolle, die ausschließlich in dieser Einrichtung verwendet wird.

Gibt es eine Begrenzung, wie viele Geräte ich registrieren kann?

Nein, du kannst so viele Geräte registrieren, wie deine Einrichtung benötigt.

Verwandte Artikel