Verifizierungsmethoden wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Single-Sign-On (SSO) sorgen dafür, dass Personalkonten sicher bleiben und unbefugter Zugriff verhindert wird. Du kannst jeder Rolle eine verpflichtende Verifizierungsmethode zuweisen, sodass sich alle sicher und einheitlich anmelden.
Verpflichtende Verifizierungsmethoden stehen sowohl für Rollen auf Einrichtungsebene als auch für Rollen auf Organisationsebene zur Verfügung. Rollen auf Organisationsebene können außerdem Verifizierungsmethoden für Rollen in einzelnen Einrichtungen festlegen.
Verpflichtende Verifizierungsmethoden für eine Rolle festlegen
So weist du eine erforderliche Verifizierungsmethode beim Erstellen einer neuen Rolle zu:
Gehe zu Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen
Lege eine neue Rolle an, indem du ihr einen Titel gibst
Wähle die erforderliche Verifizierungsmethoden für diese Rolle aus. Du kannst eine oder beide Methoden auswählen:
Single Sign-On (SSO), falls dies in deiner Einrichtung aktiviert wurde. Kontaktiere den Famly Support, falls du diese Funktion aktivieren möchtest
Passwort + Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Lege die Berechtigungen fest, die diese Rolle erhalten soll
Verifizierungsmethoden für bestehende Mitarbeitende zuweisen oder bearbeiten
Du kannst die verpflichtende Verifizierungsmethode für einzelne Rollen auch nachträglich ändern oder hinzufügen.
Gehe zu Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen
Suche die Rolle, deren Verifizierungsmethode du hinzufügen oder aktualisieren möchtest
Klicke auf das die drei Punkte → Bearbeiten
Wähle oder aktualisiere die Verifizierungsmethode im Abschnitt Erforderliche Verifizierungsmethode
Aktualisiere deine Änderungen
So stellst du sicher, dass alle die passende Verifizierungsmethode nutzen – ohne dafür neue Rollen anlegen zu müssen.
Überprüfen, welche Verifizierungsmethode Mitarbeitende nutzen
Du kannst jederzeit sehen, welche verpflichtende Verifizierungsmethode für welche Person hinterlegt ist:
Gehe zu Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen & Berechtigungen
Klicke auf den Reiter Rollen
Schaue in der Spalte Erforderliche Verifizierungsmethoden nach, welche Methode die einzelnen Rollen/Personen verwenden
Du kannst die Verifizierungsmethode direkt aus dieser Spalte heraus anpassen, indem du irgendwo in der Zeile klickst.
Auch in den Einstellungen auf Organisationsebene wird diese Information angezeigt. Dort kannst du erforderlichen Verifizierungsmethoden sowohl für Organisationsmitglieder als auch für Personal in einzelnen Einrichtungen festlegen.
💡 Tipp: Um zu den Einstellungen auf Organisationsebene zu gelangen, klicke in die Gruppenübersicht. Wähle aus dem Drop-Down Menü die Organisation aus und klicke dann auf Einstellungen → Anzeigen.
Was passiert, nachdem eine Verifizierungsmethode aktiviert wurde?
Wenn du SSO oder MFA für eine Rolle aktivierst, durchlaufen Mitarbeitende beim nächsten Login einen kurzen Einrichtungsprozess.
Für bestehende Mitarbeitende
Sie klicken auf Mit SSO fortfahren, wenn SSO aktiviert ist
Wenn MFA erforderlich ist, werden sie aufgefordert, einen QR-Code mit ihrem Smartphone zu scannen
Sie geben den 6-stelligen Code ein, der in ihrer Authenticator-App angezeigt wird
Sie klicken auf Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren
Danach erscheinen Wiederherstellungscodes, die gedruckt, kopiert oder heruntergeladen werden sollten – diese werden benötigt, falls die Anmeldung per MFA später einmal nicht möglich ist
Für neue Mitarbeitende bei der Kontoerstellung
Wenn du eine:n neue:n Mitarbeiter:in zu Famly einlädst und die Rolle eine Verifizierungsmethode erfordert, werden diese dazu angeleitet sie beim ersten Anmelden einzurichten:
Nach dem Klick auf den Einladungslink erstellen und bestätigen sie ein Passwort
Sie legen eine 4-stellige Geheimzahl fest
Dann erscheint ein QR-Code, der mit dem Smartphone gescannt werden muss
Sie geben den Code aus der Authenticator-App ein und klicken auf Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren
Die Wiederherstellungscodes erscheinen und sollten gespeichert werden, damit sie später genutzt werden können, falls die Person sich nicht per MFA anmelden kann