FAQ

Hier findest du Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um die Nutzung von Kitabuli. Klicke einfach auf eine Frage um die dazugehörige Antwort zu sehen.

Ich möchte auf meinem Briefpapier drucken. Wie geht das?

Das ist abhängig vom Design deines Briefpapiers. Bei manchem Briefpapier geht es

direkt aus Kitabuli, für andere, gerade für die mit üppiger Grafik, gibt es einen Trick: Du druckst die gewünschte Datei als PDF aus und hinterlegst im PDF-Programm

dein Briefpapier als PDF. Das geht zum Beispiel mit der kostenlosen Software

PDF24.

Öffne PDF24
Klicke Ausgabeprofile verwalten anklicken und dort in den Formatierungseinstellungen links unter PDF den achten Punkt Papier
- Dort kannst du angeben, dass du digitales Papier verwenden möchtest, welche Datei es ist (PDF) und auf welchen Seiten der Dokumente es erscheinen soll. Du wählst also für das Drucken von Dokumenten aus Kitabuli, die du gerne auf deinem Briefpapier hättest, als Drucker „PDF24“ aus und die dann entstandene PDF-Datei vereint Briefpapier und Information fertig zum Ausdruck oder Versand.

Wichtig: Wenn du dein Briefpapier nutzen möchtest, hinterlege kein Logo in

Kitabuli.

Wieso bekomme ich meine Daten von der Bank nur 89 Tage rückwirkend und nicht seit dem gewünschten und eingegebenen Startdatum angezeigt?

Wenn du das Startdatum für die Synchronisation mit unserer Software mehr als 3

Monate in die Vergangenheit gelegt hast und nur die Daten für die letzten 89 Tage

angezeigt bekommst, sprich bitte mit deiner Bank. Es liegt dann an der bankseitigen

Einstellung der Synchronisation. Auf Anfrage werden dir die Daten ab deinem

Startdatum zur Verfügung gestellt, sofern dieses maximal ein Jahr in der

Vergangenheit liegt.

Wieso kann ich den Namen oder die Nummer eines Buchungskontos im Kontenplan nicht ändern?

Du kannst ein Konto nur so lange ändern, solange keine Buchung auf diesem

Konto erfolgt ist. Ist auf diesem Konto eine Buchung erfolgt, ist die Änderung des

Kontos nicht mehr möglich. In diesem Fall lege ein neues Konto an, anstatt ein

altes zu ändern.

Ich habe Kinder/Personal angelegt und kann sie in der Liste nicht sehen.

Wenn du neue Kinder- oder Mitarbeiter:innendaten eingegeben hast und du diese nicht in der Liste sehen kannst, prüfe, ob du die richtige Listenansicht hast.

Daten von Kindern sind nur dann in der Liste „Aktiv“ zu sehen, wenn diese Kinder aktuell beitragspflichtig sind und Beiträge hinterlegt sind. Sind keine Beiträge hinterlegt oder sind Kinder aktuell nicht beitragspflichtig, erscheinen sie in der Liste „Inaktiv“.

Analog dazu gilt bei Mitarbeiter:innen: Sie erscheinen in der „Aktiv“ Liste, wenn ein Gehalt hinterlegt ist und sie es aktuell beziehen. Ist kein Gehalt hinterlegt oder wird das Gehalt aktuell nicht gezahlt, wird der/die Mitarbeiter:in in der Liste „Inaktiv“ angezeigt. Die Schaltflächen „Aktiv“/“Inaktiv“ erlauben die Auswahl der jeweiligen Ansicht. Du findest diese oben links über der Liste. Blau hinterlegt ist die aktuelle Ansicht.

Wo kann ich die Urlaubstage meines Mitarbeiters eingeben?

Klicke in der Listenansicht deiner Mitarbeiter:innen auf das Kalendersymbol hinter dem Namen des/der Mitarbeiter:in
Über der Kalenderansicht, die erscheint, klicke auf Resturlaub
Klicke in das Feld Urlaubsanspruch aktuelles Jahr und gib die Zahl der Urlaubstage des/der Mitarbeiter:in ein
Klicke Änderungen speichern

Du möchtest einem Kind einen neuen Beitrag zuweisen und kannst die Auswahlliste der Beiträge nicht sehen?

Klicke bei der gewünschten Gebührenart auf + neu und wähle oben die Gruppe und das Betreuungsmodell des Kindes aus
Klicke dann auf Wählen… unter der Gebühr.
- Wenn du keine Liste der möglichen Gebühren siehst, liegt das daran, dass das Feld Beginn noch leer ist
Trage das Startdatum der neuen Gebühr in das „Beginn“-Feld ein
Jetzt kannst du unter Gebühren auf Wählen klicken und siehst die Liste der verfügbaren Gebühren

Welche Buchungen können nicht in Kitabuli gemacht werden?

Generell kannst du alle Buchungen, die im laufenden Tagesgeschäft anfallen im

Rahmen der Finanzbuchhaltung durchführen. Die jährlichen Abschlussbuchungen im

Rahmen von Monats- oder Jahresabschlussarbeiten kannst du nicht durchführen, da

diese durch einen Fachmann, sprich Steuerberater, erfolgen müssen. Dazu zählen:

- Abschreibungsbuchungen

- Buchungen zu Rechnungsabgrenzungen

- Buchungen zu Rückstellungen

Diese sollten durch einen Fachmann durchgeführt werden, wobei aber auch hier für

erfahrene Buchhalter:innen die Möglichkeit besteht, diese selbst durchzuführen. Wenn du intern eine erfahrene Fachkraft für die Buchhaltung beschäftigst, sprich uns gerne für weitere Informationen an.

Ich möchte einen Betrag splitten und kann „Buchung splitten“ nicht anklicken.

Bleibt die Schaltfläche „Buchung splitten“ nach dem Eingeben von Teilbeträgen inaktiv und kann nicht angeklickt werden, dann prüfe ob du für einen Zahlungsausgang die Teilbeträge jeweils mit einem Minuszeichen davor eingegeben hast. Fehlen diese bei einem Zahlungsausgang oder weicht die Summe der Teilbeträge von der Gesamtsumme ab, bleibt die Schaltfläche Buchung splitten inaktiv.

Ich möchte den Beitrag eines Kindes löschen und das geht nicht. Wie geht das?

In der Listenansicht der Kinder klickst du hinter dem Namen des Kindes, dessen Beitrag du löschen möchtest, auf Beiträge
Öffne den Beitrag, den du löschen möchtest, und klicke oben rechts auf Bearbeiten (Stift-Symbol auf gelbem Hintergrund)
Lege nun den Beginn und das Ende des Beitrags in die Zukunft, wähle einen beliebigen Beitrag aus und klicke auf Änderungen speichern
Gehst du jetzt zurück zur Übersicht der Beiträge, sollte der Beitrag nun die Schaltfläche Löschen haben
Klicke darauf und bestätige das Löschen, um versehentliches Löschen zu vermeiden

Warum kannst du eine Schaltfläche nicht anklicken?

Wenn eine Schaltfläche nicht anklickbar ist, liegt das meist daran, dass eine erforderliche Eingabe fehlt oder inkorrekt ist. Überprüfe deine Eingaben und korrigiere sie, falls nötig.

Was ist der Unterschied zwischen DATEV-Export und FiBu-Export?

Der DATEV-Export dient dazu, die Daten deiner Konten für deinen Steuerberater zu exportieren
Der FiBu-Export exportiert die debitorischen Sollbuchungen, die für die externe Buchhaltung oder den Steuerberater benötigt werden

Ein Kind erscheint nicht in der SEPA-Datei. Warum ist es nicht drin?

Wenn ein Kind nicht in der SEPA-Datei erscheint, obwohl es dort erscheinen sollte,

dann ist die Zahlart in den Vertragsdaten des Kindes – möglicherweise versehentlich –

geändert worden. Prüfe, ob die Zahlart noch auf SEPA-Lastschriftmandat eingestellt ist.

Wie kann ich von der Bank in die Kasse buchen?

Du hast Geld von der Bank für deine Kasse geholt und möchtest diesen Vorgang korrekt buchen? Das geht so:

So wie du das Geld in der Realität zunächst in der Hand hast, bevor du es in die Kasse legst, buchst du es auch. Zuerst wird ein Interimskonto verwendet (meist unter „andere Einnahmen“ im Kontenplan)
Du buchst den Zahlungsausgang in der Bank auf dieses Konto
Danach buchst du in der Kasse den Zahlungseingang von diesem Konto

Das Interimskonto ist nach der Buchung wieder bei null, und der Betrag ist korrekt in der Bank und der Kasse verbucht

Wie kann ich den Anfangsbestand in der Kasse buchen?

Um den Anfangsbestand in der Kasse zu buchen:

Öffne die entsprechende Kasse und klicke auf + neue Buchung
Gib Datum und Belegnummer ein
Wähle unter „Zuordnung“ Debitoren und Salden aus
Wähle in „Konto“ die Kasse aus, deren Anfangsbestand du buchen möchtest
Klicke auf Einnahme und gib den Betrag des Anfangsbestands ein
Setze als Buchungstext „Anfangsbestand“
Klicke auf Jetzt buchen, und der Anfangsbestand dieser Kasse ist korrekt gebucht
Wiederhole den Vorgang gegebenenfalls für andere Kassen

Die PDF-Vorlage für das SEPA-Mandat kommt „zerschossen“ aus dem Drucker. Was tun?

Wenn die PDF-Vorlage aus dem Drucker unbrauchbar kommt, liegt das an den Druckeinstellungen. So gehst du vor:

Überprüfe in den erweiterten Druckeinstellungen die Skalierung.
Ist die Skalierung über 100%, stelle sie auf 100% und prüfe die Ansicht.
Falls es immer noch nicht passt, ändere die Skalierung auf einen kleineren Wert, z. B. 85%, bis die Ansicht korrekt ist.

Warum ist in der Liste der SEPA-Dateien hinter den Dateien ein „x“ zu sehen?

Wenn in der Liste der SEPA-Dateien hinter einer oder mehrerer deiner SEPA-Dateien

ein weißes „x“ auf rotem Kreis zu sehen ist, dann sind die Beträge dieser Datei noch nicht gebucht. Buche die entsprechenden Zahlungseingänge unter Auswahl der zugehörigen SEPA-Datei wie in dieser Anleitung beschrieben und anstelle des weißen „x“ auf rotem Kreis findest du nun hinter deiner Datei ein weißes

Häkchen auf grünem Kreis in der Listenansicht Ihrer SEPA-Dateien.

Wie kann ich nachträglich bei einer bereits erstellen SEPA-Datei das Einzugsdatum ändern?

Die nachträgliche Änderung einer SEPA-Datei ist leider nicht möglich. Du müsstest die Datei löschen und neu erstellen. Wenn es nur um das Einzugsdatum geht, kannst du das normalerweise in deiner Banksoftware einstellen. Die Datei selbst muss dafür nicht geändert werden – du musst einfach in deiner Banksoftware das gewünschte Einzugsdatum eingeben.

Ich habe irrtümlich Geld eingezogen oder zu hohe Beträge eingezogen. Wie korrigiere ich das?

Diese Beträge müssen manuell gebucht werden. Du überweist in deiner

Banksoftware zurück, was zu viel war, die Rücküberweisung erscheint in deinem Konto und du kannst sie entsprechend buchen.

Wie funktioniert eine Rückbuchung?

In Kitabuli ist dein Bankkonto lediglich gespiegelt, um alle darin enthaltenen

Bewegungen sauber buchen zu können. Es sind keinerlei Aktionen in deinem Konto

selbst möglich. Für Überweisungen und Rücküberweisungen nutze deine Banksoftware. Die daraus entstehenden Kontobewegungen buchst du wie gewohnt.

Ich will weitere Kinder anlegen und das geht nicht. Was mache ich falsch?

Wenn du keine Möglichkeit hast, die Daten weiterer Kinder im System anzulegen,

kann das an folgenden Dingen liegen:

Das von dir gebuchte Kontingent ist erschöpft
- Das ist in der aller Regel die Ursache, wenn du keine Daten von weiteren Kindern ins System eingeben können.
Ein automatischer Übersetzer in deinem Browser ist aktiv, der für die Fehlfunktion sorgt.
- Um das Problem zu lösen, deaktiviere den Übersetzer im Browser und starte den Rechner neu

Falls das gebuchte Kontigent nicht erschöpft ist und du keinen Übersetzer verwendest, kontaktiere uns für weitere Hilfe unter support@kitabuli.de.

Ich habe mir die Listenansichten auf die Ansicht von 100 Einträgen eingestellt. Wenn ich einen Eintrag bearbeite und speichere, sehe ich wieder nur 10 Einträge und muss die Ansicht 100 Einträge neu einstellen. Kann ich die 100 Einträge nicht beibehalten?

Wenn du deine eingestellte Listenansicht während deiner Session beibehalten möchtest, öffne die Einträge zum Bearbeiten nicht mit einem Linksklick, sondern mit einem Rechtsklick und wähle Link in einem neuen Tab öffnen. Im neuen Tab kannst du alle Änderungen vornehmen und speichern, ohne dass sich deine Listenansicht ändert. Falls deine Änderungen die Listenansicht beeinflussen, zum Beispiel wenn du einen Beitrag für ein Kind hinterlegst und es von der „Inaktiv“-Liste auf die „Aktiv“-Liste verschoben wird, kannst du die Änderungen überprüfen, indem du die Listenansicht aktualisierst.

Ich habe eine SEPA-Datei bei der Bank hochgeladen und sehe im Konto nicht den Eingang des Gesamtbetrags, sondern die einzelnen Einzüge. Wie kann ich die mit einem Klick buchen?

Die einzelnen Eingänge siehst du, weil du in deinem Bankprogramm beim Hochladen

der SEPA-Datei nicht „Sammellastschrift“ angegeben hast. Deine SEPA-Datei erkennt die einzelnen Einzüge nicht, weshalb diese einzeln gebucht werden müssen. Gib beim Hochladen der SEPA-Datei in deinem Bankprogramm „Sammellastschrift“ an und der Gesamtbetrag erscheint mit der Bezeichnung „SEPA“ in deinen Kontobewegungen.

Ich kann meine SEPA-Datei nicht auswählen, wenn ich den Eingang des Sammeleinzugs buchen will. Woran liegt das?

Sieh in den erstellten SEPA-Dateien nach (im Trägermenü unter Berichte in

Sepa), ob die benötigte Datei dort zu finden ist.

Wenn du die Datei für die Buchung nicht auswählen konntest, ist sie dort in aller Regel, möglicherweise versehentlich, gelöscht worden. Eine erstelle SEPA-Datei muss immer mindestens bis nach Abschluss der Buchung derselben im System verbleiben, idealerweise bis nach Abschluss des Buchungsjahres.

Ich will die Monatsrechnungen für die Steuerbescheinigung der Eltern ausdrucken, erhalte aber immer nur die aktuelle Rechnung. Was ist falsch?

Wenn du die Steuerbescheinigung(en) für die Eltern benötigst, kannst du diese ganz einfach auf Knopfdruck für einzelne oder alle Kinder aus dem System erhalten. Dazu müssen keine Rechnungen ausgedruckt werden.

Gehe in der Einrichtung auf Auswertung → Kinder
In der Mitte zwischen Jahresübersicht Kinder und FiBu-Export findest du die Möglichkeit Steuerbescheinigung
Wähle aus, ob du die Bescheinigung für ein oder alle Kinder und für welches Jahr erstellen möchtest.
Klicke auf Anzeigen und in einem neuen Tab öffnet sich die Steuerbescheinigung(en), die du direkt ausdrucken oder als PDF speichern kannst

Will ich bei einem Kind als Bezugsperson „Mutter“ auswählen, steht in der Auswahlliste nicht „Mutter“, sondern „Murmel“. Was ist da los?

Du hast in dem Browser, in dem du mit Kitabuli arbeitest, eine automatische Übersetzungsfunktion aktiviert. Deaktiviere diese und starte den Rechner neu.

Dann funktioniert wieder alles reibungslos und das Wort „Mutter“ erscheint in der Auswahlliste.

Ich kann eine:n Benutzer:in nicht anlegen. Warum geht das nicht?

Prüfe, ob du in der Mailadresse des/der Nutzer:in ein Umlaut hast oder ob im

Passwort eine Leerstelle ist. Das können Gründe sein, warum ein:e neue:r Benutzer:in nicht gespeichert werden kann.

Allgemeine Hinweise

Bitte stelle sicher, dass automatische Übersetzer in dem Browser, den du für Kitabuli nutzt, deaktiviert sind.
Du musst keine Back-ups deiner Daten vornehmen. Deine Daten werden in unserem Rechenzentrum täglich gesichert.
Um im Programm eine Seite zurückzugehen, nutze einfach die „Zurück“-Funktion des Browsers
Grau hinterlegte Felder erfordern keine Eingabe. Diese füllt die Software automatisch aus.
Du kannst beliebig viele Benutzer:innen anlegen.
Du kannst beliebig viele Konten im Kontenplan anlegen.
Du kannst beliebig viele Daten zu Kindern speichern.
Du kannst beliebig viele Betreuungsmodelle anlegen.
Wenn du eine neue Kontonummer für ein neues Konto im Kontenplan braust,
nimm die die auf das vorherige Konto folgende Nummer.
Wenn du Unterlagen zu deinen Kindern in deren Vertragsdaten hochladen möchtest, wähle zunächst alle hochzuladenden Dokumente aus um dann alle
gleichzeitig mittels Klick auf Speichern und weiterbearbeiten oder auf Änderungen speichern hochladen.
Wenn du eine SEPA-Datei erstellst und bei deiner Bank hochgeladen hast, belasse diese Datei einfach im System. Wenn du diese Datei löschst, kannst du deren Inhalt
nicht mehr mit einem Klick buchen.
Der Buchungstext der SEPA-Datei lässt sich nicht ändern.
Stehen Gebührenänderungen an, trage diese rechtzeitig in die Betreuungsmodelle in Kitabuli ein, das heißt, bevor die neue Gebühr gelten soll. Es führt zu Mehraufwand, wenn du die Gebührenänderung nachträglich einpflegen möchtest.
Klickst du auf einer Seite Speichern und weiterbearbeiten, so werden deine
Einträge gespeichert und du bleibst auf derselben Seite. Klickst du auf Änderung
speichern werden deine Änderungen gespeichert und du gelangst automatisch auf
die Startseite des Moduls, in dem du sich befindest.
Über die „Öffnen“-Schaltfläche einzelner Beiträge einzelner Kinder lässt sich die
detaillierte Ansicht der Gebühren öffnen. Der erneute Klick auf „Öffnen“ schließt die
Ansicht wieder.
Bei der Anlage von Betreuungsmodellen ist die Angabe der Leistungsart (gemäß
Kontenplan) und der Ermäßigungen nebst der zugehörigen Beträge Pflicht.
Wenn du das Stammblatt eines Kindes oder eines/einer Mitarbeitenden benötigst, wähle in der entsprechenden Liste den Namen aus und klicke auf
Bearbeiten. In der dann folgenden Ansicht ist jeweils oben rechts die Schaltfläche
Stammblatt. Der Klick auf diese Schaltfläche führt zur Anzeige des Stammblatts in
einem neuen Tab und der Möglichkeit, dieses auszudrucken oder zu speichern.
Die Funktion „Rechnung“ bei den Kindern erstellt immer die aktuelle Rechnung.
Wenn du monatliche Rechnungen in deinen Akten benötigst, speicher die
jeweils aktuelle Rechnung als PDF.
Ändert sich für eine:n Mitarbeiter:in das Gehalt, lasse das bisherige Gehalt zu einem Tag vor Beginn des neuen Gehalts enden.
- Klicke dazu in der Liste der Mitarbeiter:innen bei dem/der entsprechenden Mitarbeiter:in auf Gehalt.
- Klicke beim relevanten Eintrag Öffnen
- Klicke oben rechts auf den Stift im Rechteck auf gelbem Grund, damit du das Gehalt bearbeiten kannst.
- Hinterlege in „Datum bis“ das Datum, zu dem dieses Gehalt enden soll.
- Klicke Änderungen speichern. Das neue Gehalt legst du mit dem Startdatum wie gewohnt an.
Solltest du über die hier gemachten Angaben hinaus Unterstützung benötigen,
schreibe uns gerne eine E-Mail an support@kitabuli.de oder rufe uns an unter 069 408 969 850 an.

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