🔒 Die neue Warteliste kann aktiviert werden, indem du zu Einstellungen → Spielplatz → Neue Warteliste aktivieren (Beta) gehst.
Wo finde ich die Warteliste in Famly?
Du kannst die neue Warteliste nutzen, um potenzielle Neuzugänge, bereits angemeldete Kinder und geplante Vorstellungen im Blick zu behalten. Du findest sie unter Anwesenheit → Registrierung → Warteliste (Beta).
Anfragen können auf Standortebene oder, wenn du Teil einer Gruppe bist, auf Organisationsebene eingesehen werden.
Wo finde ich eine Übersicht über potentielle Neuzugänge in meinen Einrichtung?
Ganz oben auf deiner Wartelisten-Seite siehst du die wichtigsten Statistiken, darunter:
Anfragen Insgesamt
Wie viele Vorstellungen gebucht wurden
Anzahl an Kindern, die von der Warteliste angemeldet wurden
Anzahl abgesagter Anfragen
Unterhalb der wichtigsten Statistiken siehst du alle Anfragen. Um die Übersicht einzugrenzen, kannst du auf + Filter hinzufügen klicken. Folgende Filter stehen zur Verfügung:
Erstellungsdatum
Startdatum
Dies ist das im Anfrageprofil des Kindes eingegebene erwartete Startdatum.
Status
Du kannst auswählen zwischen: bestätigt, kontaktiert, angemeldet, abgesagt, neu, gesehen, Warteliste
Gruppe
Aktivität
Hier werden Aktionen angezeigt, die du unternommen hast, wie z. B. das Anrufen eines Elternteils, das Durchführen einer Vorstellung oder das Ändern des Anfragestatus
Quelle
Zusätzlich kannst du die Suchleiste verwenden, um nach Informationen innerhalb jeder Anfrage zu suchen, z. B. nach Betreffzeilen oder Notizen.
If you are part of an organisation, you can view your enquiries by organisation, or by site using the setting dropdown on the right:
Wenn du Teil einer Organisation bist, kannst du deine Anfragen nach Organisation oder nach Standort anzeigen, indem du das Dropdown-Menü auf der linken Seite verwendest.
💡 Wenn du deine Warteliste herunterladen möchtest, klicke auf Exportieren, um eine CSV-Datei mit allen Anfrageprofilen und deren Informationen zu erstellen.
Wie füge ich eine neue Anfrage hinzu?
Um eine neue Anfrage hinzuzufügen:
Klicke auf Neue Anfrage
Füge die Informationen über das Kind in die relevanten Felder
Wenn du möchtest, buche einen Vorstellungstermin zur Vorstellung der Einrichtung
Du kannst die Uhrzeit für de Vorstellungstermin später noch bearbeiten, indem du die Anfrage öffnest und mit der Maus über den Vorstellungstermin fährst
Klicke Bestätigen und das Kind wird in die Warteliste aufgenommen
💡 Wenn du Teil einer Organisation bist, siehst du den Button Neue Anfrage nur, wenn du die Warteliste auf Standortebene ansiehst. Achte also darauf, dass du nicht die gesamte Organisation in der Standortauswahl oben ausgewählt hast.
Erstellung eines Kinderprofils in der Warteliste
Sobald du die Informationen ausgefüllt hast, wird ein Profil für das Kind erstellt. Du kannst dann auf das Kind in der Warteliste klicken und das Profil öffnet sich. Hier kannst du weitere Infos über das Kind und die Buchungsanfrage eingeben.
Du kannst auch ein Formular über das Anfrageprofil eines Kindes versenden, damit Familien mehr Informationen über ihr Kind für dich eingeben. Öffne dazu das Anfrageprofil des Kindes, klicke auf den Reiter Registrierung und dann auf Formular senden im Abschnitt „Anmeldeformular“.
Sobald du dem Kind einen Platz in deiner Einrichtung anbieten kannst, musst du nur auf dem Profil des Kindes (durch Klicken in der Warteliste) auf Aufnahme bestätigen klicken. Du wirst dann nach dem Startdatum und der Gruppe gefragt.
💡 Sobald ein Kind angemeldet ist, ändert sich der Status auf „angemeldet“ – dieser kann nicht mehr geändert werden, da das Kind nun ein aktives Profil hat.
Wenn du die Anfrage eines angemeldeten Kindes öffnest, kannst du im Abschnitt „Status“ auf den Button Zum Kinderprofil klicken, um zum aktiven Profil des Kindes zu gelangen.
Füge Wartelistenplätze über deine Webseite hinzu
Du kannst das Webseite Formular nutzen um interessierten Eltern die Möglichkeit zu geben ihre Informationen direkt von der Webseite der Einrichtung an die Warteliste zu senden. Dies erfordert die folgenden Schritte:
Klicke im Bereich Warteliste auf Webseite Formular
Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem Link
Du kannst hier entweder
den Link kopieren und direkt mit interessierten Eltern teilen
den Link auf deine Webseite hinzufügen
Und das war's! Wenn Eltern auf den Link klicken, werden sie zu einem Formular weitergeleitet, in dem sie ihre Informationen eingeben können. Sobald sie das Formular absenden, wird es automatisch in deine Warteliste hochgeladen und du erhältst eine Benachrichtigung, dass du eine neue Anfrage erhalten hast.
💡 Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, dieses Formular auf deiner Website einzubetten. Bitte teile den Link stattdessen!
Eine Anfrage bearbeiten oder löschen
Du kannst im Nachhinein noch die Daten der Anfrage bearbeiten. Gehe dazu auf Anwesenheit → Registrierung → Warteliste und klicke auf das relevante Kind um bestehende Daten zu bearbeiten oder zu ergänzen.
💡 Bitte beachte: Das „Erstellt“-Datum kann im Nachhinein nicht mehr bearbeitet werden.
Du kannst die Anfrage an dieser Stelle auch in eine andere Einrichtung deiner Organisation verschieben. Dabei stehen nur dann andere Einrichtungen zur Auswahl, wenn du in diesen auch über die Berechtigung Kinder erstellen verfügst.
Beim Verschieben werden die Kontakt- und Profildaten übertragen. Informationen wie Buchungspläne, Aktivitäten und Anmeldeformulare werden nicht übertragen.
Um eine Anfrage zu entfernen, klicke auf den Eintrag in der Warteliste und finde das „...“ oben rechts im Fenster. Wähle dort Löschen aus.
