Hvad kan Forældredokumenter bruges til?
Sektionen Forældredokumenter er designet til at sende og gemme to typer dokumenter:
Dokumenter, der kræver bekræftelse fra forældre, såsom retningslinjer og vigtige opdateringer, f.eks. prisstigninger.
Dokumenter, der ikke kræver bekræftelse, men som forældre altid kan tilgå, f.eks. nyhedsbreve, flyers og referater fra møder.
☝️ Vigtigt! Hvis du bruger Forældredokumenter til at gemme dokumenter med personlige oplysninger, er du ansvarlig for at sikre, at de kun deles med de rette modtagere. For at undgå utilsigtede databrud anbefaler vi altid at dobbelttjekke, at dokumenter deles med de korrekte personer. Hvis et dokument fejlagtigt deles med den forkerte forælder eller værge, kan det føre til uautoriseret adgang til et barns eller en forælders oplysninger.
Hvor du kan finde Forældredokumenter
For at få et overblik over alle dine Forældredokumenter:
Gå til Hjem-ikonet i sidemenuen
Herfra, klikker du på Dokumenter
Til sidst, vælger du fanen Forældredokumenter i toppen af siden:
Her kan du se alle de dokumenter til forældre, som du har tilføjet.
Ved første øjekast kan du se detaljer såsom dokumentets titel, hvornår det blev oprettet, hvem der har modtaget det, og dets status – om dokumentet er blevet bekræftet, eller om det stadig afventer bekræftelse.
Organisering af dine dokumenter til forældre
Lige nu kan du ikke oprette mapper til dine dokumenter til forældre på samme måde som for personaledokumenter. Vi anbefaler dog, at du bruger en konsekvent navngivningsmetode, så dine dokumenter forbliver grupperede og organiserede på din liste.
For eksempel kan du starte hvert dokumentnavn med en titel efterfulgt af en dato: Retningslinjer 2024, Retningslinjer 2025, Retningslinjer 2026.
Hvis du sender mødeopdateringer til forældre af et specifikt barn, kan dokumentnavnet starte med dokumenttypen efterfulgt af barnets navn, f.eks.:
Forældremøde ’25_Line_Nielsen.
Sletning af forældredokumenter
Du kan også slette dokumenter til forældre (selv dem, der allerede er blevet delt) ved at klikke på skraldespandsikonet i Handlinger-kolonnen.
Det er vigtigt bemærke, at du ikke kan fjerne enkelte børn fra modtagerlisten, efter et dokument til forældre er blevet sendt. Hvis du har brug for at ændre modtagerlisten, skal du slette dokumentet og uploade det igen, kun med de relevante børn som modtagere.
💡 Du vil blive bedt om at bekræfte sletningen, da et slettet dokument ikke kan gendannes.
Se flere detaljer om et dokument til forældre
Du kan klikke på hvert dokument for at udvide det, overvåge svar og se flere detaljer.
I denne visning kan du se: Hvem dokumentet er sendt til, om forældrene har bekræftet det, eventuelle vedhæftede filer.
Sådan tilføjer du et dokument til forældre
Indtast information for et dokument til forældre
For at tilføje et nyt dokument til forældre:
Gå til Hjem-ikonet i din sidepanel
Klik på Dokumenter
Vælg fanen Forældredokumenter øverst på siden
Klik på Tilføj dokument
I formularen for Nyt dokument, indtast:
Et Dokumentnavn
Modtagere, som dokumentet skal deles med
En Beskrivelse
Vælg om dette dokument kræver bekræftelse fra forældre
Vedhæft en fil
Når du er klar, klik på Tilføj dokument for at uploade dit dokument
Opsæt et dokument, der automatisk sendes til nye børn
Når du deler et dokument med en stue, en hel daginstitution eller en gruppe, vil dokumentet automatisk blive sendt til alle nye børn, der tilslutter sig. Dette vil fortsætte, indtil dokumentet bliver slettet.
Hvordan forældre ser nye dokumenter
Forældre modtager en meddelelse, når et dokument tilføjes
Når et dokument sendes til en forælder, vil de modtage en meddelelse om at se eller bekræfte dokumentet. Forældre kan trykke på meddelelsen fra notifikationsklokken i deres Famly-app.
Forældre kan bekræfte og downloade deres dokumenter
Når en forælder er i deres barns Dokumenter-fane, kan de klikke på det nye dokument for at udvide detaljerne, læse beskrivelsen og klikke på Bekræft (eller vælge Jeg gør det senere for at udsætte bekræftelsen).
Ved at trykke på den vedhæftede fil kan forældre vælge at downloade den direkte til deres enhed.
Forældre får tilgang til deres dokumenter på deres barns profil
Alternativt kan forældre få et overblik over alle deres dokumenter ved at gå til deres barns profil, trykke på Om-fanen og rulle ned til Dokumenter.
Hold styr på bekræftede dokumenter
Hvis du har uploadet et dokument, der krævede bekræftelse, kan du se status for bekræftelser på 3 måder:
Gå til Dokumenter i dit sidepanel → vælg Dokumenter til forældre
På listen over dokumenter vil der være en kolonne kaldet Status. Her vil du kunne se antallet af forældre, der stadig har dokumenter, der afventer bekræftelse.
Gå til Dokumenter i sidemenuen → vælg Dokumenter til forældre:
Ved at klikke på et dokument på listen, åbnes en mere detaljeret visning. Du vil se to lister: én med børn, der har bekræftet dokumenterne, og én med børn, der har dokumenter, der afventer bekræftelse. På listen med bekræftede dokumenter vil det stå, hvilken forælder der har bekræftet dokumentet, samt dato og tidspunkt for bekræftelsen.
Sidst men ikke mindst, Gå til et barns profil → klik på Om-fanen → rull ned til Dokumenter:
Her kan du se de enkelte børns dokumenter, der er blevet delt med deres forældre. Du kan også se status for hvert dokument, om det afventer bekræftelse eller er blevet bekræftet.
Juridiske overvejelser og effektiviteten af dokumenter til forældre
Effektiviteten af Bekræftelses-funktionen afhænger af dokumentets indhold og beskrivelsen, du giver. For eksempel, hvis du har brug for, at forældre bekræfter, at de har læst en vigtig politik, kan du aktivere denne funktion for at anmode om deres bekræftelse og skrive i beskrivelsen: "venligst bekræft, at du har læst denne politik".
☝️ Du er ansvarlig for indholdet af det uploadede dokument, den givne beskrivelse og for at sikre, at bekræftelsesfunktionen bruges på en måde, der gør bekræftelsen juridisk gyldig.
Vigtige overvejelser vedrørende bekræftelse af dokumenter til forældre:
Bekræftelsesfunktionen er ikke en juridisk gyldig elektronisk underskrift. Brug ikke denne funktion til dokumenter, der kræver juridiske underskrifter.
Bekræftelsesfunktionen er ikke en funktion for eksplicit samtykke. Hvis et dokument kræver eksplicit samtykke fra forældrene, skal du bruge Tilladelses-funktionen i stedet.