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Kitas nutzen neben der regulären Banküberweisung auch das Lastschriftverfahren zum Begleichen der Rechnungen. Falls deine Kita diese Zahlungsmethode auch anbieten möchte, kann man in Famly ganz einfach Zahlungen vornehmen und eine Datei mit allen erforderlichen Details erstellen, die dann bei der Bank im Online-Verfahren hochgeladen und verarbeitet werden kann.
Das funktioniert mit folgenden Schritten:
Man füllt einmalig die SEPA Lastschrift-Details aus
Man markiert den/die RechnungszahlerIn so, dass er/sie per Lastschriftverfahren bezahlt und gibt im Bereich 'Rechnungszahler/in' im Kindesprofil alle nötigen Details ein
Die Konto-Details des Rechnungszahlers und der ausstehende Kontostand werden in einer CSV oder XML-Datei zusammengefasst
Vor dem Erstellen der Tabelle kannst du einstellen, dass Famly automatisch eine Zahlung für den einzuziehenden Betrag erstellt/vermerkt
Schritt für Schritt Erklärung:
Zunächst fülle die SEPA Lastschrift-Details aus, indem du zu Einstellungen gehst, dann auf "Finanzen" klickst und SEPA auswählst.
Das Präfix kann beliebig gewählt werden. Du kannst hierfür z.B. eine Kürzel der Kita eingeben.
Im zweiten Schritt markierst du den Rechnungszahler im Tab 'Buchungen' im Profil des Kindes so, dass er per Lastschrift bezahlt und füllst alle abgefragten Informationen aus.
Klicke dafür auf den Namen des Rechnungszahlers.
Klicke dann auf 'Bearbeiten'.
Dann auf 'Bankverbindung'.
Dabei ist wichtig, dass das Unterzeichnungsdatum das Format JJJJ-MM-TT hat und keine Leerzeichen zwischen den einzelnen Zahlen der IBAN und des BIC stehen.
Die Mandate ID ist ein erforderlich, damit die Lastschrift-Datei bei der Bank akzeptiert wird.
Ein gründliches Überprüfen dieser Details bei der Eingabe kann verhindern, dass es an späterer Stelle, z.B. beim Hochladen der Datei im Online-Verfahren, Probleme gibt.
Sobald alle Informationen eingetragen sind, klicke auf 'Aktualisieren'.
Wenn es an der Zeit ist, die Beträge einzuziehen, muss zunächst eine Rechnungsstellung erfolgen. Gehe dafür auf 'Finanzen' und auf 'Rechnungen'.
Trage die benötigten Informationen wie Zeitraum und Fälligkeitsdatum ein und erstelle die Rechnungen.
Gehe danach auf 'Berichte' und wähle 'Lastschrift' aus. Klicke oben rechts auf 'Lastschrift-Datei generieren'.
Trage ein Zahlungsdatum ein und markiere die kleine Box, damit Famly die Zahlung als erhalten markiert. Klicke auf 'Erstellen'.
Nun kannst du die erstellte Datei herunterladen und deiner Bank zusenden bzw. die Datei im Online-Verfahren hochladen.
Neben dem Namen des/der RechnungszahlerIn erscheint ein kleines schwarz-weißes Symbol, welches dafür steht, dass der/die RechnungszahlerIn per Lastschriftverfahren bezahlt.
