Einrichtungen nutzen neben der regulären Banküberweisung auch das Lastschriftverfahren zum Begleichen der Rechnungen. Falls deine Einrichtung diese Zahlungsmethode auch anbieten möchte, kann man in Famly ganz einfach Zahlungen hinterlegen und eine Datei mit allen erforderlichen Details erstellen, die dann bei der Bank im Online-Verfahren hochgeladen und verarbeitet werden kann.
Übersicht über die Schritte des Lastschriftverfahrens
Fülle einmalig die SEPA Lastschrift-Details aus
Markiere die Rechnungszahler:innen so, die per Lastschriftverfahren bezahlen und gib im Bereich Rechnungszahler:in im Kindesprofil alle nötigen Details ein
Rechnungen in Famly erstellen
Die Konto-Details des Zahlers/der Zahlerin und der ausstehende Kontostand werden in einer CSV oder XML-Datei zusammengefasst
Vor dem Erstellen der Tabelle kannst du einstellen, dass Famly automatisch eine Zahlung für den einzuziehenden Betrag vermerkt
1. Einmalig die SEPA Lastschrift-Details ausfüllen
Zunächst fülle die SEPA Lastschrift-Details aus, indem du zu Einstellungen → Finanzen → SEPA gehst.
Das Präfix kann beliebig gewählt werden. Du kannst hierfür z.B. eine Kürzel der Einrichtung eingeben.
2. Zahler:innen im Reiter „Buchungen“ für das Lastschriftverfahren markieren
Gehe auf das relevante Kinderprofil → Buchungen
Klicke auf den Namen des Rechnungszahlers/der Rechnungszahlerin
Klicke dann auf Bearbeiten
Klicke auf Bankverbindung um das Fenster zu erweitern
Fülle die Daten zur Bankverbindung aus
Dabei ist wichtig, dass das Unterzeichnungsdatum das Format JJJJ-MM-TT hat und keine Leerzeichen zwischen den einzelnen Zahlen der IBAN und des BIC stehen.
Die Mandate ID ist ein erforderlich, damit die Lastschrift-Datei bei der Bank akzeptiert wird.
💡 Ein gründliches Überprüfen dieser Details bei der Eingabe kann verhindern, dass es an späterer Stelle, z.B. beim Hochladen der Datei im Online-Verfahren, Probleme gibt.
Sobald alle Informationen eingetragen sind, klicke auf Aktualisieren
3. Rechnungen erstellen
Um die Beträge einziehen zu können, muss zunächst eine Rechnungsstellung erfolgen. Gehe dafür auf Finanzen → Rechnungen.
Trage die benötigten Informationen wie Zeitraum und Fälligkeitsdatum ein und erstelle die Rechnungen.
4. Lastschrift-Datei generieren
Gehe auf Berichte → Lastschrift
Klicke oben rechts auf Lastschrift-Datei generieren
5. Automatische Zahlung hinzufügen
Trage ein Zahlungsdatum ein und markiere die kleine Box, damit Famly die Zahlung als erhalten markiert. Klicke auf Erstellen.
Nun kannst du die erstellte Datei herunterladen und deiner Bank zusenden bzw. die Datei im Online-Verfahren hochladen
Neben dem Namen der Rechnungszahler:innen erscheint ein kleines schwarz-weißes Symbol, wenn die Rechnungszahler:innen per Lastschriftverfahren bezahlen.
