In this article: |
Registreringsformularer
Opret din egen brugerdefinerede registreringsformular for at spare tid, fjerne manuel dataregistrering, og få den rette information og vejledning på det rigtige tidspunkt under registreringsprocessen.
Forældre kan udfylde formularen, hvorefter informationen på barnet vil blive gemt under barnets kontakt og registrering under Forespørgsler. Når barnet skal indskrives i daginstitutionen, vil disse informationer som allerede er registreret på barnet, fremgå under barnets profil.
De brugerdefinerede registreringsformularer er et produkt som kan tilkøbes for 149 kr. pr. måned. Hvis dette er noget du er interesseret i, eller ønsker at høre mere om kan du skrive til os på support@famly.dk
For at tilgå registreringsformularen skal du:
Klikke på Fremmøde ikonet
Vælge Registrering i menuen til venstre
Klikke på Formularer fra den viste liste
Her vil du få et overblik over formularen og du kan redigere i den samt i eksisterende formularer, og desuden oprette nye formularer.
Tilladelser
Der er et par tilladelsesmuligheder til de redigerbare forespørgslesformularer som kan blive slået til for personalet under Indstillinger → Personale → Roller og tilladelser → registreringsformularer
Her er en oversigt over disse tilladelser:
Brugerdefinerede registreringsformularer - Vis: Har adgang til oversigten formularer, de kan se navnet på de specifikke formularer og kopiere URL-linket for hvert formular.
Brugerdefinerede registreringsformularer - Rediger: Kan oprette nye formularer, redigere eksisterende formularer og kopiere dem.
Brugerdefinerede registreringsformularer - Admin: Kan dele formularer med andre institutioner som brugeren har adgang til, styre indstillinger til formularerne, slå formularen til og fra, samt slette formularen.
Personalet tildeles alle tre af ovenstående tilladelser for en enkelt dagsinstitution, men så snart formularen er blevet delt med en dagsinstitution som de ikke har adgang til, så vil de ikke længere have tilladelsen til at redigere i eller administrere den pågældende
formular.
Til større grupper (organisationer):
Alle formularer i en organisation kan blive vist ved at vælge organisationen fra søgefeltet øverst til venstre på siden, der hvor du normalt kan skifte mellem de forskellige daginstitutioner indenfor organisationen. De dagsinstitutioner som formularen er blevet delt med vil blive vist her. Svarene for de enkelte formularer vil blive vist i en liste i en CSV-fil. Hvis formularen bliver eksempelvis bliver delt med 100 dagsinstitutioner, så vil de 100 dagsinstitutioner kunne se alle svar på formularen. Data fra formularen er desuden også tilgængelig under Registrering og flytninger inde på barnets profil.
Opret en formular
For at oprette en ny formular skal du gøre følgende:
Trykke på knappen Ny formular
Vælge én af de foreslåede formular typer. Du kan vælge imellem en Interessereformular, en Registrering sformular eller en Indskrivningsformular. Alle disse tre formulartyper kan tilpasses med nye felter som kan tilføjes eller fjernes. Bemærk dog at nogle felter er påkrævet og kan ikke fjernes fra formularen. Disse er markeret med en rød stjerne.
Alle viste felter som er synlige på barents Forespørgselsprofil, kan blive tilføjet formularen, sammen med flere nye, som også kan blive brugt til f. eks. at få samtykke omkring daginstitutionens vilkår og betingelser.
De tilgængelige felter kan findes i kolonerne til venstre, ved at åbne og lukke feltkategorierne til Barn, Kontakt, Læge og Registrering.
De tilgængelige steder hvor et felt kan tilføjes er markeret med en lilla linje, når du trækker en af de valgte kategorier fra venstre kolonne til højre kolonne.
For at tilføje et af felterne fra venstre kolonne skal du trække og slippe det til højre kolonne, hvilket repræsenterer rækkefølgen og informationen som du vil blive bedt om at udfylde den i. De tilgængelige steder i formularen hvor et felt kan tilføjes er markeret med lilla.
Felter og sektioner kan justeres i formularen ved at vælge og holde sektionen og trække den op eller ned, herefter give slip når man har valgt den korrekt placering.
Hvis mere end én kontakt er nødvendig i formularen kan man tilføje en ekstra ved at trykke + Tilføj ved siden af Kontakt eller ved at vælge fra Tilføj sektion knappen.
Du kan også redigere hver enkelte sektion ved at trykke på prikkerne til højre for felterne for at tilføje en beskrivelse eller ændre navnet på sektionen, eller slette sektionen. Bemærk at det kun er muligt at slette et felt i sektionen hvis ingen af disse er påkrævet, hvilket er vist med en rød stjerne ved siden af navnet.
Det er også muligt, at tilføje et beskrivelsesafsnit til hvert enkelt felttype. Det er for at vejlede personen som opfylder formularen i hvad der evt. skal udfyldes her.
Felterne i registreringskategorien indeholder flere nyttige muligheder for at kunne tilbyde og modtage ekstra information udover de muligheder der står som standard. Du kan Tilføje dokumenter til en formular som kan downloades af den, der udfylder den. Dette kunne være ekstra dokumenter omkring jeres politikker eller en PDF-fil som de skal udfylde.
Accepter dokumenter er en formular komponent hvor den der udfylder formularen kan uploade dokumenter, som så bliver tilføjet under Registrering og flytninger inde på barnets profil.
Vilkår og betingelser kan bruges til at skrive specifikke vilkår og betingelser fra jeres dagsinstitution som forældrene skal acceptere. De vil også blive bedt om at sætte en digital underskrift som bekræfter dette.
En Digital underskrift kan tilføjes selvom man ikke tilføjer vilkår og betingelser til formularen. Her vil tidsstempel fremgå hvor der fremgår dato og navn på den der har udfyldt formularen. Dette kan evt. bruges som en gyldig aftale hvis man skulle have behov for sådan en i fremtiden.
Gem ændringer for at sikre at de ændringer der er lavet i formularen bliver tilføjet. For at se hvordan formularen ser ud fra indsenderens side kan du klikke Se formular for at se en forhåndsvisning af formularen.
På Administrer knappen øverst på siden, er det muligt for dig at ændre titlen på formularen samt se og kopiere formularlinket. Du vil også kunne udgive, ophæve udgivelsen og blive gjort opmærksom på nogle nye svar på formularen. Derudover kan du under Besked ved indsendelse tilføje en tilpasset besked som indsenderen vil få vist når de har udfyldt og indsendt formularen.
Administrer dine formularer
Når du har oprettet dine formularer har du adgang til at administrere disse under Formular administrationssiden. Denne side viser alle jeres formularer der er oprettet, samt de links i kan bruge til at sende direkte til familier som har efterspurgt disse. I vil også kunne se svar og opdateringer på formularen her.
Formularerne er vist via Famly's servere, og de vil være tilgængelige hvis i udgiver disse. Tryk på Kopier link for at gemme URL-linket hvis du ønsker og bruge dette på evt. jeres hjemmeside, via e-mails eller på sociale medier. Hver udfyldt formular opretter et barns registreringsprofil under Forespørgsler i Famly.
Ved at klikke på Muligheder kan du:
Åbne formularen - se formularen fra indsenderens perspektiv
Administrer - rediger formularens navn og auto-svarbesked
Rediger - åbn formularen for at redigere indholdet samt det information der er anmodet i formularen
Dupliker - Lav en kopi af formularen
Afdelinger - Del formularen med andre afdelinger i jeres organisation. Vær opmærksom på at du skal have adgang til alle de afdelinger du ønsker at dele med.
Ophæv udgivelsen - hvis du ophæver udgivelsen vil URL-linket ikke længere være gyldig. Du kan udgive det igen på et andet tidspunkt.
Slet - Du kan slette formularen under formular administration. Alle svar vil stadig fremgå under barnets profil, selvom formularen bliver slettet. Dog vil CSV-filen ikke være tilgængelig, og formularen kan ikke gendannes hvis den er slettet. Derfor anbefaler vi at I ophæver udgivelsen hvis I ønsker at arkivere formularen, fremfor at slette den.
Ved at trykke på Svar vil du kunne downloade en CSV-fil med alle svar, på den gældende formular og i den rækkefølge som de fremgår i selve formularen. Du kan også vælge at få vist formularer fra en bestemt periode, ved at angive datoen (fra og til). Eventuelle opdateringer/redigeringer af formularen er angivet i formularens versionsnummer.
For at filtrere mellem jeres formularer, kan du bruge Sorter efter som vist herunder. Du kan vælge Sidst redigeret eller Alfabetisk orden. Du kan også vælge om du ønsker, at se formularer som ikke er udgivet.
Alle formularer i organisationen kan vælges øverst på siden under organisationsvælger.
Indsendelse af formularer
Når en formular er udfyldt vil indsenderen modtage en bekræftelse på dette. De har desuden mulighed for at udskrive eller kopiere deres formular. Alt information og dokumenter vil være vedhæftet, hvis de vælger at udskrive/kopiere formularen.
Registreringsprofiler
Alt information som er udfyldt igennem en formular vil blive pr. automatik blive tilføjet til Famly og vil være tilgængelig inde på barnets profil, under Registrering & flytninger i Om sektionen. Alle indsendte formularer kan du finde under Tilmeldingsblanket og disse kan blive gennemgået individuelt ved at vælge Se svar.
Status vil være opdateret og vist sammen med formulartypen under aktiviteter.
Specifikke formularer kan blive sendt som en opfølgningsopgave for bestemte børn. Klik på Send formular, og du vil få mulighed for at sende opfølgende formularer til barnets kontakter, og du kan desuden vælge hvilke af barnets kontakter den skal sendes til.
Alt information som barnets kontakter opdaterer i de opfølgende formularer, vil overskrive eksisterende information og vil opdaterer oplysningerne på barnets profil pr. automatik.
