Med forespørsels- og oppfølgingsskjemaer kan du bygge dine egne skjemaer for å samle inn akkurat den informasjonen du trenger – enten det er fra familier som viser interesse, eller de som allerede går i barnehagen. Skjemaene reduserer administrasjon, gjør prosessene smidigere, og sikrer at du alltid har oppdatert informasjon.
Famly tilbyr to typer skjemaer:
Forespørselsskjemaer: for nye familier som viser interesse for barnehagen din (tidligere kalt registreringsskjemaer)
Oppfølgingsskjemaer: for å samle inn ekstra detaljer fra familier som allerede er aktive i Famly. De forhindrer at foreldre må fylle inn informasjon du allerede har, og gjør oppdateringer underveis i opptaket enklere.
Finn skjemaene dine
Du finner begge typer skjemaer under Deltakelse → Registrering → Skjemaer.
Hvert skjema er tydelig merket som Forespørsel eller Oppfølging, slik at du raskt kan finne det du trenger. Herfra kan du opprette, administrere, publisere, dele og se svar ved å klikke på et eksisterende skjema for å se valgene dine, bruke menyen •••, eller starte et nytt skjema.
Forespørselsskjemaer
Forespørselsskjemaer er for familier som ennå ikke er meldt inn, men som ønsker å registrere interesse. Skjemaet samler inn alle viktige detaljer fra starten, og oppretter automatisk en barnehageforespørsel i Famly. Hvis barnet senere begynner hos deg, følger informasjonen med og sparer tid.
Dette kan du gjøre med forespørselsskjemaer
Skjemaene er laget for å samle inn alt du trenger fra en familie før de melder seg inn. Du kan:
Hente nøkkeldetaljer som barn, foresatte, lege og registreringsinformasjon
Legge til egne felt, inkludert vilkår og betingelser, filopplasting og digitale signaturer
Dele skjemaet via en offentlig lenke – perfekt til nettsiden din eller i e-post
Slik lager du et forespørselsskjema
Klikk på Nytt skjema, og velg Forespørselsskjema
Bruk dra-og-slipp for å legge til profil- eller egendefinerte felt fra menyen til venstre
Rediger seksjonsnavn og legg til beskrivelser via menyen •••
Lagre endringene, og publiser skjemaet for å få en delbar lenke
Hver innsending oppretter en forespørselsprofil knyttet til stedet skjemaet ble delt fra.
Viktige funksjoner i forespørselsskjemaer
Profilfelt kobles direkte til barn- eller kontaktprofiler
Egendefinerte felt samler inn ekstra informasjon og lagres under Om → Oppstart og endringer
Filvedlegg lar deg legge til nedlastbare dokumenter (f.eks. retningslinjer i PDF)
Dokumentinnsamling gjør at foreldre kan laste opp skannede filer (PDF eller JPEG, maks 200 MB) – alle filer virus-skannes
Vilkår og betingelser kan inkludere påkrevde avkrysningsbokser, digitale signaturer og tidsstempel
Administrer forespørselsskjemaer
Kopier lenken for å dele skjemaet via e-post eller på nettsiden din.
Bruk Rediger, Dupliser, Steder (for å dele med andre lokasjoner) eller Avpubliser/Slett for å administrere skjemaet ditt.
Se svar for hvert enkelt barn, eller last dem ned som CSV (med valgfritt datoperiodefilter).
Oppfølgingsskjemaer
Oppfølgingsskjemaer hjelper deg med å hente inn ekstra eller oppdatert informasjon fra eksisterende forespørsler eller familier som allerede er meldt inn. De er perfekte for å holde opplysningene oppdaterte uten å måtte be om den samme informasjonen flere ganger.
Når du bør bruke oppfølgingsskjemaer
Et oppfølgingsskjema kan brukes til å:
Samle inn nye nødkontakter
Be om signerte retningslinjer eller oppdaterte kostholdsbehov
Sende ekstra skjemaer etter en første forespørsel
Slik fungerer oppfølgingsskjemaer
Oppfølgingsskjemaer sendes direkte til enkeltfamilier via e-post eller Famly-appen.
De deles ikke som offentlige lenker.
Familier trenger bare å oppdatere det som er relevant – og når det sendes inn, oppdateres barnets profil automatisk.
☝️ Oppfølgingsskjemaer kan legge til nye kontakter (f.eks. en andre foresatt), men kan ikke overskrive eksisterende kontaktinformasjon. For å oppdatere eksisterende kontakter, må du redigere direkte i barnets profil.
Slik lager og sender du et oppfølgingsskjema
Klikk på Nytt skjema, og velg deretter Oppfølgingsskjema.
Velg mellom malene Registrering, Påmelding, eller start fra et tomt skjema.
Bygg skjemaet ditt ved å bruke de samme dra-og-slipp-verktøyene som i forespørselsskjemaer.
Publiser skjemaet, og send det deretter fra en forespørselsprofil eller et barns profil.
Velg skjemaet og deretter kontakten du vil sende det til.
💡 Uautentiserte skjemalenker utløper etter 7 dager, men du kan sende en ny om nødvendig. Innloggede foreldre vil alltid ha tilgang til skjemaet så lenge det fortsatt er åpent.
Nøkkelfunksjoner i oppfølgingsskjemaer
Be kun om det som trengs: Familier slipper å fylle inn informasjon som allerede ligger i Famly, som barnets navn eller kontaktopplysninger.
Ingen duplikatdata: Skjemaene er kun tilgjengelige for eksisterende kontakter i Famly-plattformen din, noe som forhindrer dupliserte profiler eller motstridende informasjon.
Støtter opptaksprosessen: Oppfølgingsskjemaer kan brukes under opptak for å samle inn tilleggsdetaljer uten å gjenta trinnene fra det opprinnelige registreringsskjemaet.
Tilpassbare felt: Du velger selv hva som skal inkluderes i hvert skjema, og kan angi om hvert felt skal være påkrevd, valgfritt eller skjult.
Hvordan forespørsels- og oppfølgingsskjemaer skiller seg
| Oppfølgingsskjemaer | Forespørselsskjemaer |
Formål | Oppdatere eksisterende opplysninger | Registrere ny interesse |
Målgruppe | Eksisterende kontakter | Potensielle familier |
Tilgang | Innlogget eller via e-postlenke | Offentlig URL |
Reduserer dobbeltutfylling | Ja | Nei |
Profil- og egendefinerte felt
Når du bygger skjemaet ditt, kan du velge mellom to typer felt:
Barneprofil felt samsvarer med felt i et barns profil eller venteliste. Når et skjema sendes inn, legges informasjonen automatisk inn i det tilsvarende profilfeltet. Profilfelt kan kun plasseres i bestemte seksjoner i profilen.
Egendefinerte felt gir mer fleksibilitet og lar deg samle inn tilleggsinformasjon som ikke kobles direkte til barnets profil. Svar på disse feltene er kun tilgjengelige i det innsendte skjemaet under Svar, eller i barnets profil under Om → Registrering & avdelingsbytter. Egendefinerte felt kan plasseres både i tilpassede seksjoner og profilseksjoner, og kan brukes flere ganger.
Redigere og tilpasse skjemafelt
Når du bygger skjemaet ditt, kan du:
Dra felt mellom seksjoner ved hjelp av håndtaket på venstre side
Legge til flere kontakter, for eksempel en andre foresatt eller nødkontakt
Gi seksjoner nytt navn eller slette dem, og legge til beskrivelser for å veilede familier
Bruke tekstblokker i skjemaet for å forklare hva du ber om
Beskrivelser er nyttige for å tydeliggjøre hva du ønsker. For eksempel kan språkfeltet inkludere et notat som ber familier liste alle barnets språk i rekkefølge etter ferdighetsnivå.
💡 Noen felt i forespørselsskjemaer er obligatoriske for å kunne opprette en forespørselsprofil og kan ikke fjernes fra skjemaet. Det finnes ingen obligatoriske felt i oppfølgingsskjemaer.
Samle inn filer og avtaler i skjemaer
Du kan enkelt:
Legge ved dokumenter for nedlasting, som en PDF med vilkår og betingelser
Samle inn dokumenter fra familier (maks 200 MB, PDF/JPEG, automatisk virus-sjekk)
Du kan også legge til vilkår og betingelser med påkrevd avkrysningsboks, digital signatur og tidsstempel
Tillatelser og tilgang til skjemaer
Du kan administrere tillatelser under Innstillinger → Ansatte → Roller og tillatelser. Ansatte kan få tilgang til:
Se skjemaer: Se oversikten over skjemaer og kopiere lenker
Opprette og redigere skjemaer: Lage nye skjemaer og tilpasse eksisterende
Administrere skjemaer: Publisere, fjerne publisering, dele og endre innstillinger
💡 Ansatte beholder kun administrasjons- eller redigeringstilgang for steder de er knyttet til. Når et skjema deles med et sted de ikke har tilgang til, fjernes disse tillatelsene for det skjemaet.
For å se alle skjemaer i hele organisasjonen, velg organisasjonen fra barnehagevelgeren øverst på siden. Hvert skjema viser hvilke barnehager det er delt med. Når du eksporterer et skjema som CSV-fil, inkluderes svarene fra alle delte barnehager. For eksempel, hvis et skjema er delt med 100 barnehager, vil CSV-filen inneholde svar fra alle 100. Svarene kan også sees på hvert barns profil under Oppstart og endringer-fanen.
Administrasjon av skjemaer
I skjemaoversikten kan du se alle publiserte og utkast. Herfra kan du:
Forhåndsvis skjemaer
Kopier lenker (kun forespørselsskjemaer)
Redigere, duplisere eller endre innstillinger
Dele skjemaer med andre barnehager i gruppen din
Avpubliser eller slett skjemaer
Slettede skjemaer kan ikke gjenopprettes, men eksisterende svar vises fortsatt på barnets profil. Hvis du vil beholde skjemaet, men stoppe mottak av nye svar, kan du bare fjerne publisering.
Du kan også laste ned svarene som en CSV-fil og filtrere dem etter innsendingstidspunkt. Hver skjema-versjon er merket, slik at du kan følge endringer over tid.
Bruk sorterings- og filtreringsverktøyene for raskt å finne et bestemt skjema etter navn, siste redigering eller publiseringsstatus.
Registreringer og forespørselsprofiler
Når et skjema sendes inn:
Ser familiene en bekreftelse og kan skrive ut eller lagre en kopi
Legges alle opplysninger til barnets forespørselsprofil eller deres eksisterende Famly-profil
I Aktivitets-delen vil du se statusoppdateringer for typen skjema som ble sendt inn
Oppfølgingsskjemaer kan sendes som oppfølgingsoppgaver for spesifikke barn. Når du klikker Send skjema, får du velge typen oppfølgingsskjema og hvilken av barnets kontakter som skal motta e-posten for å fylle ut informasjonen.
💡 Skjemaer er knyttet til et spesifikt barn og viser hvilken kontakt som har sendt inn skjemaet. Hvis en lenke utløper, kan det sendes en ny.
Eventuelle oppdateringer som gjøres i skjemaene, vil erstatte tidligere opplysninger, slik at du kan holde forespørselsinformasjonen nøyaktig og oppdatert fra første kontakt helt frem til registrering.