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Mit den Registrierungs- und Zusatzformularen in Famly kannst du individuelle Formulare erstellen, um genau die Informationen zu erfassen, die du brauchst – sei es von interessierten Familien oder von solchen, die bereits bei dir angemeldet sind. Diese Formulare helfen dir, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Abläufe zu vereinfachen und sicherzustellen, dass deine Daten stets auf dem neuesten Stand sind.
Famly stellt dir zwei Formulartypen zur Verfügung:
Registrierungsformulare – für neue Familien, die Interesse an deiner Einrichtung zeigen
Zusatzformulare – zur Abfrage zusätzlicher Informationen bei Familien, die bereits in Famly aktiv sind. Sie verhindern doppelte Dateneingaben durch die Eltern und erleichtern Aktualisierungen während des laufenden Betreuungsverhältnisses.
Formulare finden
Du findest beide Formulartypen unter Anwesenheit → Registrierung → Formulare.
Jedes Formular ist klar als Registierungsformular oder Zusatzformular gekennzeichnet, sodass du schnell das findest, was du brauchst. Von hier aus kannst du Formulare erstellen, verwalten, veröffentlichen, teilen und Rückmeldungen einsehen.
Registrierungsformulare
Registrierungsformulare richten sich an Familien, deren Kinder noch nicht bei dir angemeldet sind, die aber Interesse an einem Platz haben. Sie erfassen alle wichtigen Informationen und legen automatisch ein Profil für das Kind in der Warteliste in Famly an.
Meldet sich das Kind später bei dir an, werden die bereits eingegebenen Daten übernommen – das spart Zeit und doppelte Eingaben.
Das kannst du mit Registrierungsformularen machen
Diese Formulare sind darauf ausgelegt, alle relevanten Informationen von Familien vor der Anmeldung zu erfassen. Du kannst damit:
Zentrale Angaben abfragen – z. B. zu Kind, Erziehungsberechtigten, Arzt und Anmeldedetails
Eigene Felder hinzufügen – z. B. AGBs, ein Feld für digitale Unterschriften oder zum Hochladen von Dokumenten
Das Formular kann über einen Link geteilt werden – ideal um es auf deiner Website einzubinden oder per E-Mail zu versenden
Ein Registrierungsformular erstellen
Um ein neues Registrierungsformular zu erstellen:
Klicke auf Anwesenheit → Registrierung → Formulare
Klicke auf Neues Formular → Registrierungsformular
Um ein Feld hinzuzufügen, ziehe es per Drag & Drop von der linken Spalte in die rechte Spalte.
Die verfügbaren Felder sind über die linke Spalte zugänglich, indem die Kategorien für Kind, Kontakte, Kinderarzt und Anmeldung geöffnet und geschlossen werden
Die verfügbaren Bereiche im Formular, zu denen das ausgewählte Feld hinzugefügt werden kann, sind durch lila Linien hervorgehoben
Bearbeite Abschnittsnamen und füge Beschreibungen über das Menü ••• hinzu
Speichere deine Änderungen und veröffentliche anschließend das Formular, um einen teilbaren Link zu erhalten
Wichtige Funktionen von Registrierungsformularen
Standard-Formularfelder werden direkt in das Profil von Kind oder Kontaktperson zugeordnet
Selbst erstellte Felder ermöglichen das Erfassen zusätzlicher Daten – die Antworten findest du im Kinderprofil unter Über mich → Anmeldung & Gruppenwechsel
Dateianhänge erlauben das Hinzufügen von Dokumenten zum Herunterladen (z. B. PDF-Dateien mit Richtlinien)
Die Dokumentensammlung ermöglicht Eltern das Hochladen gescannter Dateien (PDF oder JPEG, max. 200 MB); alle Dateien werden automatisch auf Viren geprüft
Die Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) können ein Pflicht-Häkchen, eine digitale Unterschrift und einen Zeitstempel enthalten
Registrierungsformulare verwalten
Teile das Formular per E-Mail oder über deine Website, indem du den Link kopierst
Nutze Bearbeiten, Duplizieren, Einrichtungen (zum Teilen mit anderen Einrichtungen) oder Verbergen/Löschen, um dein Formular zu verwalten
Sieh dir die Rückmeldungen zu jedem Kind direkt an oder lade sie als CSV-Datei herunter (optional mit Datumsfilter)
Zusatzformulare
Zusatzformulare helfen dir dabei, ergänzende oder aktualisierte Informationen von bestehenden Interessenten oder bereits angemeldeten Familien einzuholen. Sie sind ideal, um Daten aktuell zu halten – ohne Eltern wiederholt nach denselben Angaben zu fragen.
Wann du Zusatzformulare verwenden solltest
Ein Zusatzformular eignet sich z. B. für:
Neue Notfallkontakte
Unterschriebene Richtlinien oder aktualisierte Informationen zu Ernährung & Allergien
Zusätzliche Formulare nach der Registrierung
So funktionieren Zusatzformulare
Zusatzformulare werden gezielt an einzelne Familien versendet – entweder per E-Mail oder direkt über die Famly-App. Sie sind nicht über öffentliche Links verfügbar. Eltern müssen nur die jeweils relevanten Angaben aktualisieren. Nach dem Absenden werden die Informationen automatisch im Profil des Kindes übernommen.
☝️ Zusatzformulare können neue Kontakte hinzufügen (z. B. einen zweiten Erziehungsberechtigten), aber keine bestehenden Kontaktdaten überschreiben. Um vorhandene Kontaktdaten zu ändern, bearbeite diese direkt im Profil des Kindes.
Ein Zusatzformular erstellen
Klicke auf Neues Formular und wähle Zusatzformular aus
Entscheide dich für eine Vorlage (Registrierung, Anmeldung) oder starte mit einem leeren Formular
Erstelle dein Formular mit denselben Drag-and-Drop-Elementen wie bei den Registrierungsformularen
Veröffentliche das Formular und sende es anschließend direkt aus dem Profil einer Wartelisten-Anfrage oder eines angemeldeten Kindes
Wähle dabei den gewünschten Kontakt aus, an den es gesendet werden soll
💡 Nicht authentifizierte Formular-Links verfallen nach 7 Tagen – du kannst aber jederzeit einen neuen Link versenden. Eltern, die eingeloggt sind, haben so lange Zugriff, wie das Formular offen ist.
Wichtige Funktionen von Zusatzformularen
Das abfragen, was wirklich nötig ist: Familien müssen keine Informationen erneut eingeben, die bereits in Famly vorhanden sind – z. B. Namen von Kindern oder Kontaktdaten.
Keine doppelten Daten: Formulare sind nur für bestehende Kontakte in deiner Famly-Plattform zugänglich. Das hilft, doppelte Profile oder widersprüchliche Angaben zu vermeiden.
Unterstützt den Anmeldeprozess: Zusatzformulare lassen sich während der Anmeldung einsetzen, um zusätzliche Informationen abzufragen – ohne Fragen aus dem ursprünglichen Registrierungsformular zu wiederholen.
Individuell anpassbare Felder: Du entscheidest, welche Felder in welchem Formular enthalten sind – und ob sie verpflichtend, optional oder ausgeblendet sein sollen.
Unterschiede zwischen Registrierungs- und Zusatzformularen
| Zusatzformulare | Registrierungsformulare |
Zweck | Bestehende Daten aktualisieren | Neues Interesse registrieren |
Zielgruppe | Bestehende Kontakte | Interessierte Familien |
Zugriff | Eingeloggte Nutzer:innen oder E-Mail-Link | Öffentlicher Link |
Vermeidet doppelte Dateneingabe | Ja | Nein |
Berechtigungen
Es gibt mehrere Berechtigungsoptionen für die benutzerdefinierten Formulare, die für Benutzer:innen und Rollen unter Einstellungen → Mitarbeiter:innen → Rollen und Berechtigungen verwalten aktiviert werden können.
Formulare einsehen: Man kann auf die Übersichtsseite für Formulare zugreifen, die Namen der erstellten Formulare sehen und den URL-Link für jedes Formular kopieren.
Formulare bearbeiten: Man kann neue Formulare erstellen, Formulare bearbeiten und Formulare duplizieren.
Formulare verwalten: Man kann Formulare für andere Webseiten freigeben, auf die der/die Benutzer:in Zugriff hat. Man kann Einstellungen für das Formular verwalten (z. B. Benachrichtigungen, Erfolgsmeldung), man kann das Formular veröffentlichen und wieder freigeben und man kann das Formular löschen.
💡 Mitarbeitende behalten nur dann Verwaltungs- oder Bearbeitungsrechte, wenn sie der jeweiligen Einrichtung zugeordnet sind.
Wird ein Formular mit einer Einrichtung geteilt, auf die sie keinen Zugriff haben, werden ihre Berechtigungen für dieses Formular automatisch entfernt.
Alle Formulare in der Organisation können durch Auswahl der Organisation in der Standortauswahl oben auf der Seite angezeigt werden. Die Standorte, für die das Formular freigegeben ist, werden für jedes Formular angezeigt. Die Antworten für jedes Formular sind in der CSV-Datei aufgeführt. Wenn das Formular für 100 Standorte freigegeben wurde, können alle Antworten für 100 Standorte auf diese Formularvorlage eingesehen werden - ebenso wie auf jedem der Kinderprofile im Reiter „Anmeldung und Gruppenwechsel“.
Formularfelder
Profil- vs. benutzerdefinierte Abschnitte und Felder
Formulare sind in Abschnitte mit unterschiedlichen Feldern unterteilt. Es gibt zwei Arten von Abschnitten und Feldern: Profildefiniert und benutzerdefiniert.
Profildefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte entsprechen den Bereichen im Profil eines Kindes oder auf der Warteliste. Werden die Informationen in einem Formular eingereicht, werden sie automatisch in die passenden Felder im Profil übernommen.
Profilfelder können nur in bestimmten, vorgegebenen Abschnitten verwendet werden.Benutzerdefiniert: Profildefinierte Felder und Abschnitte bieten mehr Flexibilität und ermöglichen es dir, zusätzliche Informationen zu erfassen, die nicht direkt mit dem Profil eines Kindes verknüpft sind. Antworten auf diese Felder sind nur im eingereichten Formular unter „Antworten“ oder im Profil des Kindes unter Über mich → Anmeldung & Gruppenwechsel sichtbar. Benutzerdefinierte Felder können sowohl in selbst erstellten als auch in vorgefertigten Abschnitten platziert und mehrfach verwendet werden.
Im Folgenden findest du eine Auflistung der möglichen Feldtypen:
Formulartext ist eine bearbeitbare Formularkomponente, die zu einem Formular hinzugefügt werden kann und dazu dient, Anweisungen und Informationen in Formularabschnitten bereitzustellen. Man kann ihn beispielsweise verwenden, um einen Abschnitt einzuleiten oder um zu erläutern, was die Eltern in Bezug auf die Antwortzeit und die nächsten Schritte nach dem Absenden eines Anmeldeformulars erwarten können.
Dokumente hinzufügen: Die Felder in der Kategorie Anmeldung enthalten mehrere hilfreiche Optionen für die Bereitstellung und den Erhalt zusätzlicher Informationen, die über die in Famly verfügbaren Anfragefelder hinausgehen. Man kann einem Formular Dokumente hinzufügen, die vom Einsender des Formulars heruntergeladen werden können. Dabei kann es sich um zusätzliche Vertragsdokumente oder PDFs handeln, die ausgefüllt und als Teil der Formulareingabe übermittelt werden müssen.
Dokumente akzeptieren ist eine Formularkomponente, bei der der Einreicher Dokumente wie ausgefüllte oder eingescannte PDFs zusammen mit dem Formular hochladen und anhängen kann. Alle hinzugefügten Dokumente werden an den Formulareintrag angehängt und sind im Registrierungsbereich des Kinderprofils verfügbar.
Bedingungen und Konditionen ist eine Formularkomponente, die verwendet werden kann, um spezifische Bedingungen für die Einrichtungen oder Formulare zu verfassen, denen die Eltern zustimmen müssen. Beim Hinzufügen dieses Abschnitts müssen die Einsender des Formulars ein Kontrollkästchen ankreuzen, das besagt, dass sie mit den Bedingungen einverstanden sind. Außerdem werden sie aufgefordert, eine digitale Unterschrift einzugeben, mit der sie die Authentizität der übermittelten Informationen bestätigen.
Eine digitale Unterschrift kann dem Formular auch dann hinzugefügt werden, wenn keine Bedingungen und Konditionen enthalten sind. Die digitale Unterschrift enthält einen Zeitstempel, aus dem hervorgeht, wann und von wem sie eingereicht wurde, so dass eine verbindliche Vereinbarung vorliegt, auf die bei künftigen Problemen oder Meinungsverschiedenheiten zurückgegriffen werden kann.
Formularverwaltung
In der Formularübersicht siehst du all deine veröffentlichten Formulare und Entwürfe. Von hier aus kannst du:
Ein Formular öffnen, um eine Vorschau anzusehen
Den Link kopieren (nur bei Registrierungsformularen)
Das Formular bearbeiten, duplizieren oder Einstellungen wie die Bestätigungsnachricht ändern
Wenn du auf ein Formular klickst, öffnet sich seitlich ein Fenster. Hier kannst du die Bestätigungsnachricht bearbeiten und entscheiden ob das Formular öffentlich sein soll. Diese Einstellung lässt sich beliebig ein- und ausschalten.
Das Formular mit anderen Einrichtungen deiner Organisation teilen
Die Standorte, für die das Formular freigegeben werden kann, richten sich nach den Berechtigungen für das Benutzer:innenprofil, das auf diese Funktion zugreift. Wenn das Formular für Standorte freigegeben wird, für die ein:e Benutzer:in keine Berechtigung hat, sind die Funktionen zur Standortfreigabe und -verwaltung nur für Benutzer:innen verfügbar, die eine Berechtigung für alle Standorte haben, für die das Formular freigegeben wurde. Alle freigegebenen Standorte können angezeigt werden
Es deaktivieren (verbergen) oder löschen
Bitte beachte, dass alle Antworten auf das Formular weiterhin in jedem einzelnen Anfrageprofil (im Reiter „Registrierung“) aufgeführt werden, auch wenn das Formular gelöscht wird.
Nach dem Löschen funktioniert die URL des Registrierungsformulars nicht mehr und die CSV-Datei mit den Antworten ist nicht mehr zugänglich
Gelöschte Formulare können nicht wiederhergestellt werden, bereits eingegangene Antworten bleiben aber im Profil des Kindes sichtbar. Wenn du das Formular behalten, aber keine neuen Einträge mehr erhalten möchtest, kannst du es einfach deaktivieren.
Du kannst die Antworten außerdem als CSV-Datei herunterladen und nach dem Eingabedatum filtern. Jede Formularversion ist gekennzeichnet, sodass du Änderungen im Laufe der Zeit nachvollziehen kannst.
Nutze die Sortier- und Filterfunktionen, um ein bestimmtes Formular schnell nach Name, letztem Bearbeitungsdatum oder Veröffentlichungsstatus zu finden.
Übermittlung des Formulars
Wenn der/die Sender:in des Formulars seine/ihre Eingabe abgeschlossen hat, erhält er/sie eine Bestätigung, die auch die Erfolgsmeldung des Formulars enthält. Du kannst eine Kopie des Formulars ausdrucken oder speichern. Diese Information wird immer an das Formular angehängt, wobei alle angegebenen Informationen und Vereinbarungen akzeptiert werden.
Was passiert, wenn ein Formular eingereicht wird?
Wenn ein Formular eingereicht wurde:
Erhalten Familien eine Bestätigung und können eine Kopie speichern oder ausdrucken
Die Angaben werden automatisch dem Wartelisten-Profil oder, falls bereits vorhanden, dem Kindesprofil hinzugefügt
Im Bereich „Aktivität“ siehst du Statusaktualisierungen passend zum Typ des eingereichten Formulars
Zusatzformulare können auch nachträglich für bestimmte Kinder versendet werden. Wenn du auf Formular senden klickst, wählst du den gewünschten Zusatzformular-Typ sowie den Kontakt aus, der die E-Mail mit dem Formular erhalten soll.
💡 Formulare sind immer einem bestimmten Kind zugeordnet und zeigen an, welcher Kontakt das Formular eingereicht hat. Ist ein Link abgelaufen, kann einfach ein neuer versendet werden.
Alle Änderungen, die über Formulare eingehen, überschreiben die vorherigen Angaben – so bleibt die Interessentenakte vom ersten Kontakt bis zur Anmeldung vollständig und aktuell.