🔒 Registrerings- og opfølgningsformularer kan tilføjes til dit Famly-abonnement for 149 kr. eks. moms per. måned.
Med forespørgsels- og opfølgningsformularer kan du oprette dine egne formularer til at indsamle de oplysninger, du har brug for – hvad enten det er fra familier, der viser interesse, eller dem, der allerede er tilknyttet. Disse formularer hjælper med at reducere administrativt arbejde, effektivisere dine processer og sikre, at du altid har opdaterede oplysninger.
Famly tilbyder to typer formularer:
Forespørgselsformularer: Til nye familier, der udviser interesse for jeres institution (tidligere kaldt registreringsformularer)
Opfølgningsformularer: Til at indsamle ekstra oplysninger fra familier, der allerede er aktive i Famly. De forhindrer forældre i at skulle indtaste oplysninger, I allerede har, og gør det nemmere at opdatere informationer midt i et forløb.
Her finder du formularerne
Du finder formularerne ved at gå til Fremmøde → Registrering → Formularer.
Hver formular er tydeligt mærket som Forespørgsel eller Opfølgning, så du hurtigt kan finde det, du har brug for. Herfra kan du oprette, administrere, udgive, dele og se besvarelser ved at klikke på en eksisterende formular for at se dine muligheder, på •••-menuen eller på Ny formular.
Forespørgselsformularer
Forespørgselsformularer er til familier, der endnu ikke er indskrevet, men som ønsker at registrere deres interesse. De indsamler alle de nødvendige oplysninger på forhånd og opretter automatisk en børneforespørgselsprofil i Famly. Hvis barnet senere starter i jeres institution, følger oplysningerne med og sparer tid.
Hvad du kan gøre med forespørgselsformularer
Disse formularer er designet til at indsamle alt, hvad du har brug for fra en familie, inden de bliver indskrevet. Du kan:
Indsamle vigtige oplysninger som barn, værge, læge og registreringsinformation
Tilføje dine egne felter, herunder vilkår og betingelser, filupload og digitale underskrifter
Dele formularen via et offentligt link, ideelt til din hjemmeside eller e-mails
Sådan opretter du en forespørgselsformular
Sådan bygger du en forespørgselsformular:
Klik på Ny formular, og vælg derefter Forespørgselsformular
Brug drag and drop til at tilføje Profil eller Brugerdefinerede felter fra menuen til venstre
Rediger sektionens navn og tilføj en beskrivelse, ved at klikke på de tre prikker •••
Gem dine ændringer og publicér formularen for at kunne anvende den som et deltbart link
Hver indsendelse opretter en forespørgselsprofil, der er knyttet til det sted, formularen blev delt fra.
Nøglefunktioner i forespørgselsformularer:
Profilfelter overføres direkte til børne- eller kontaktprofiler
Tilpassede felter indsamler yderligere data; svar gemmes under Om → Registreringer og flytninger
Fil-vedhæftninger giver mulighed for at tilføje dokumenter, der kan downloades (f.eks. politik-PDF’er)
Dokumentindsamling giver forældre mulighed for at uploade scannede filer (PDF eller JPEG, maks. 200 MB); alle filer bliver virusscannet
Vilkår og betingelser kan inkludere et obligatorisk afkrydsningsfelt, digital underskrift og tidsstempel
Administration af forespørgselsformularer
Kopiér linket for at dele formularen via e-mail eller din hjemmeside
Brug Rediger, Dupliker, Lokationer (for at dele med andre afdelinger) eller Afpublicér/Slet for at administrere din formular
Se svar for hvert barn eller download som CSV (med mulighed for at filtrere på dato)
Opfølgningsformularer
Opfølgningsformularer hjælper dig med at indsamle ekstra eller opdaterede oplysninger fra eksisterende forespørgsler eller familier, der allerede er indskrevet. De er ideelle til at holde oplysninger ajour, uden at du behøver at bede om de samme detaljer mere end én gang.
Hvornår du kan bruge opfølgningsformularer
Du kan bruge en opfølgningsformular til at:
Indsamle nye nødkontaktoplysninger
Anmode om underskrevne politikker eller opdaterede kostbehov
Sende ekstra formularer efter den første forespørgsel
Sådan fungerer opfølgningsformularer
Opfølgningsformularer sendes til individuelle familier via e-mail eller gennem Famly-appen. De er ikke tilgængelige som offentlige links. Familierne behøver kun at opdatere de relevante oplysninger. Når formularen indsendes, bliver oplysningerne automatisk opdateret på barnets profil.
☝️ Opfølgningsformularer kan tilføje nye kontakter (for eksempel en ekstra værge), men de kan ikke overskrive eksisterende kontaktoplysninger. For at opdatere eksisterende kontakter skal du redigere direkte i barnets profil.
Sådan opretter og sender du en opfølgningsformular
Klik på Ny formular, og vælg derefter Opfølgningsformular.
Vælg mellem skabelonerne: Registrering, Tilmelding eller start fra bunden med en blank formular
Byg din egen formular med de samme drag and drop-værktøjer, som ved Forespørgselsformularerne
Publicér formularen og send den derefter direkte fra en forespørgsel eller et barns profil
Vælg formen og vælg den kontakt, som du vil sende til
💡 Uautoriserede formularlinks udløber efter 7 dage, men du kan sende et nyt, hvis det er nødvendigt. Forældre, der er logget ind, vil altid have adgang til formularen, så længe den stadig er åben.
Nøglefunktioner i opfølgningsformularer
Anmod kun om det nødvendige: Familier behøver ikke at indtaste oplysninger, der allerede findes i Famly, som barnets navn eller kontaktoplysninger.
Ingen dublerede data: Formularer er kun tilgængelige for eksisterende kontakter i din Famly-platform, hvilket hjælper med at forhindre dublerede profiler eller modstridende oplysninger.
Understøtter indskrivningsprocessen: Opfølgningsformularer kan bruges under indskrivning til at indsamle yderligere oplysninger uden at gentage trin fra den oprindelige registreringsformular.
Tilpasselige felter: Du kan vælge præcis, hvad der skal inkluderes i hver formular, og angive, om hvert felt er obligatorisk, valgfrit eller skjult.
Hvordan adskiller forespørgsels- og opfølgningsformularer sig?
| Opfølgningsformularer | Forespørgselsformularer |
Formål | Opdaterer eksisterende logs | Registrerer nye interesserede |
Målgruppe | Eksisterende kontakter | Potentielle forældre |
Adgang til formularen | Ved at være logget ind eller via email-link | Offentlig URL |
Reducerer behovet for at udfylde de samme oplysninger igen | Ja | Nej |
Profil- og tilpassede felter
Når du opretter din formular, kan du vælge mellem to typer felter:
Profilfelter matcher felter på et barns profil eller venteliste. Når en formular indsendes, bliver oplysningerne automatisk tilføjet til det tilsvarende profilfelt. Profilfelter kan kun placeres i specifikke profilsektioner.
Tilpassede felter giver større fleksibilitet og gør det muligt at indsamle yderligere oplysninger, som ikke er knyttet til et barns profil. Svar på disse felter er kun tilgængelige i den indsendte formular under Svar eller i barnets profil under Om → Registreringer og flytninger. Tilpassede felter kan placeres både i tilpassede sektioner og profilsektioner og kan bruges flere gange.
Redigering og tilpasning af formularfelter
Når du opretter din formular, kan du:
Trække felter mellem sektioner ved hjælp af håndtaget til venstre
Tilføje flere kontakter, som for eksempel en ekstra værge eller nødkontakt
Omdøbe eller slette sektioner og tilføje beskrivelser for at guide familier
Bruge tekstblokke i formularen til at forklare, hvad du beder om
Beskrivelser er nyttige til at præcisere, hvad du ønsker. For eksempel kan feltet Sprog indeholde en note, der beder familier om at liste alle barnets sprog i rækkefølge efter færdighedsniveau.
💡 Der er nogle felter i forespørgselsformularer, som er obligatoriske for at oprette en forespørgselsprofil og ikke kan fjernes fra formularen. Der er ingen obligatoriske felter i opfølgningsformularer.
Indsamling af filer og aftaler med formularer
Der er to måder at indsamle eller dele dokumenter på i dine formularer:
Vedhæft filer, som familier kan downloade, for eksempel en PDF med dine vilkår og betingelser
Indsaml filer ved at lade familier uploade dokumenter som scannede formularer eller omsorgsplaner. Filer kan være op til 200 MB og skal være PDF- eller JPEG-filer. De bliver automatisk scannet for virus
Du kan også tilføje et felt for Vilkår og betingelser, hvor familierne krydser af i en boks og underskriver digitalt. Et separat Underskriftsfelt er også tilgængeligt og inkluderer et tidsstempel.
Tilladelser og adgang til formularer
Du kan administrere tilladelser under Indstillinger → Medarbejdere → Roller og tilladelser. Medarbejdere kan få adgang til:
Se formularer: Se oversigten over formularer og kopiér links
Tilføje/redigere formularer: Oprette og tilpasse formularer
Administrere formularer: Udgive, afpublicere, dele og ændre indstillinger
💡 Medarbejdere beholder kun administrations- eller redigeringsadgang for de lokationer, de er knyttet til. Når en formular deles med en lokation, de ikke har adgang til, fjernes disse tilladelser for den formular.
For at se alle formularer på tværs af organisationen skal du vælge organisationen i lokationsvælgeren øverst på siden. Hver formular viser, hvilke lokationer den er delt med. Når du eksporterer formularen som CSV, inkluderes svarene fra alle delte lokationer. For eksempel, hvis en formular er delt med 100 lokationer, vil CSV-filen inkludere svar fra alle 100. Disse svar kan også ses på hvert barns profil under fanen Registreringer og flytninger.
Administration af formularer
Oversigten over formularer viser alle dine udgivne og kladdeformularer. Herfra kan du:
Åbne en formular for at forhåndsvise den
Kopiér linket (kun forespørgselsformularer)
Redigere, duplikere eller ændre indstillinger som fx succesbeskeden
Dele formularen med andre lokationer i din gruppe
Afpublicere eller slette den
Slettede formularer kan ikke gendannes, men eksisterende svar vises stadig på barnets profil. Hvis du vil beholde formularen, men stoppe med at modtage indsendelser, kan du blot afpublicere den.
Du kan også downloade svarene som en CSV-fil og filtrere dem efter indsendelsesdato. Hver formularversion er mærket, så du kan følge ændringer over tid.
Brug sorterings- og filtreringsværktøjerne til hurtigt at finde en specifik formular efter navn, seneste redigering eller udgivelsesstatus.
Indsendelser og forespørgselsprofiler
Når en formular indsendes:
Ser familierne en bekræftelse og kan udskrive eller gemme en kopi
Tilføjes alle oplysninger til barnets forespørgselsprofil eller deres eksisterende Famly-profil
I sektionen Aktivitet kan du se statusopdateringer for den type formular, du har indsendt
Opfølgningsformularer kan sendes som opfølgningsopgaver for specifikke børn. Ved at klikke på Send formular kan du vælge typen af opfølgningsformular og vælge den kontaktperson til barnet, som skal modtage e-mailen for at udfylde oplysningerne.
💡 Formularer er knyttet til et specifikt barn og viser, hvilken kontakt der har indsendt formularen. Hvis et link udløber, kan der sendes et nyt.
Alle opdateringer foretaget i formularer vil erstatte de tidligere oplysninger, hvilket hjælper dig med at holde forespørgselsoplysningerne nøjagtige og opdaterede fra første kontakt helt frem til indskrivning.