I denne artikkelen: |
Registreringsskjemaer
Lag tilpassede registreringsskjemaer for å spare tid, eliminere manuell datainntasting og få riktig informasjon, med riktig veiledning, på riktig tidspunkt i registreringsprosessen.
Foreldre kan fylle ut skjemaer med informasjon som lagres direkte til barnet, inkludert kontaktopplysninger og registreringsdetaljer som er synlige i forespørslene. Når barnet er innmeldt i barnehagen vil informasjonen fungere som grunnlaget for profilen deres i Famly.
For å få tilgang til Tilpassede registreringsskjemaer:
Klikk på Deltakelse
Klikk på Registrering
Velg Skjemaer fra menyen
Du vil se en oversikt over skjemaene dine her. Du kan også opprette nye skjemaer eller endre de du allerede har.
Tillatelser
Det er flere tillatelser tilgjengelig for tilpassede registreringsskjemaer, disse kan aktiveres for roller og profiler i Innstillinger → Ansatte → Administrer roller / tillatelser.
Tilpassede registreringsskjemaer - Se: Gir tilgang til å se oversikten over skjemaene, se navn på de ulike skjemaene som er opprettet og gir tillatelse til å kopiere URL link for hver og en av dem
Tilpassede registreringsskjemaer - Rediger: Gir tilgang til å opprette nye skjemaer, redigere skjemaer og kopiere skjemaer.
Tilpassede registreringsskjemaer - Administrer: Gir tilgang til å dele skjemaer med andre barnehager som profilen har tilgang til, administrere innstillinger for skjemaet (f.eks. notifikasjoner, suksess melding), publisere og avpublisere skjemaet, samt sletting av skjemaet.
Brukere av plattformen kan ha alle tre tillatelser for en enkelt barnehage. Men hvis et skjema deles med en annen barnehage som de ikke har tilgang til, vil de ikke kunne redigere eller endre tillatelsene for dette skjemaet.
Alle skjemaer i organisasjonen kan vises ved å velge organisasjonen fra barnehagevelgeren øverst på siden. Barnehagene som skjemaet er delt med, vises for hvert skjema. Svarene for hvert skjema er oppført i CSV-filen. Hvis skjemaer ble delt med 100 barnehager, vil svar fra disse 100 barnehagene på den skjema-malen være tilgjengelig for visning, samt på hver av barneprofilene under registreringsfanen.
Opprett et skjema
Hvordan opprette et skjema:
Klikk på Nytt skjema-knappen
Velg en av de foreslåtte skjematypene. Du kan velge mellom Interesseskjema, Registreringsskjema eller Påmeldingsskjema. Hvert av disse skjemaene kan tilpasses ved å legge til eller fjerne felter. Noen felter er imidlertid obligatoriske og kan ikke fjernes fra skjemaet.
Alle feltene som er synlige på barnets forespørselsprofil kan legges til i et skjema, samt flere nye som kan brukes til å fange opp samtykke til barnehagens vilkår og betingelser. De er delt i kategoriene Barn, Kontakt, Lege og Registrering.
Feltene som kan legges til ser du til i kolonnen til venstre. Dra og slipp over til høyre side for å legge til et felt i skjemaet. De tilgjengelige kolonnene er uthevet med lilla farge.
Felter og seksjoner kan omorganiseres i skjemaet ved å velge og holde på dette ikonet (
) øverst til venstre for hver seksjon. Du kan dra seksjonen opp eller ned for å få din ønskede rekkefølge. Dersom det er bruk for å registrere mer enn en kontakt i skjemaet (f.eks. en til forelder/ omsorgsperson eller nødkontakt) kan du klikke på + Legg til ved siden av Kontakter eller velge Legg til seksjon øverst til høyre.
Du kan legge til en beskrivelse for seksjonene, endre navnet på seksjonen eller slette funksjonen ved å klikke på
til høyre for hver seksjon. Klikk Legg til beskrivelse, Endre navn eller Slett. Vennligst merk at Slett kun fungerer dersom ingen av feltene i seksjonen er obligatoriske, de obligatoriske feltene er markert med rød stjerne (
).
Felter i skjema
Her er en oversikt over feltene du kan legge til i skjemaet ditt.
Skjematekst (Legg til beskrivelse) er en redigerbar skjemakomponent som kan legges til i et skjema og brukes til å gi instrukser og informasjon innenfor skjemaseksjoner. For eksempel kan du bruke dette til å introdusere en seksjon eller informere foreldre om hva de kan forvente når det gjelder responstid og neste steg etter at et registreringsskjema er sendt inn
Feltene i registreringskategorien inneholder flere nyttige detaljer for å gi og motta nyttig informasjon som går utover forespørselsfeltene som er tilgjengelig i Famly. Du kan:
Legge ved dokumenter til et skjema som kan lastes ned av skjemainnsenderen. Dette kan være tilleggsopplysninger eller PDF-filer som må fylles ut og sendes inn som en del av skjemaoppføringen. Vær oppmerksom på at maksimal filstørrelse er 200 MB. Godkjente formater er PDF- og JPEG-filer.
Når en fil er lagt til vises den med sitt filnavn.
Klikk på filnavnet for å laste den filen.
Klikk på X for å slette filen fra skjemaet.
På innsendingssiden vises filene også med sitt filnavn og kan lastes ned.
Samle dokumenter. Dokumentsamling er en skjemakomponent som lar skjemainnsendere laste opp og legge ved dokumenter, som utfylte eller skannede PDF-filer, sammen med selvet skjemaet. Alle vedlagte dokumenter vil bli integrert i skjemaet og vil være tilgjengelige fra registreringsseksjonen i barneprofilen. Vi inkluderer et virusskanningstrinn i opplastingsprosessen for å sikre at alle filer som lastes opp via skjemaene, blir sjekket før de lagres på dashbordet. Dette gjør dokumentene tilgjengelige for barnehagene å se og laste ned gjennom skjemaet.
For å se svarene og vedlagte dokumenter, klikk på Forespørsler → Velg et svar → Registrering → Se svarene.
Vilkår og betingelser er en komponent som kan brukes til å skrive spesifikke barnehage- eller skjemavilkår som foreldrene skal godkjenne. Når denne seksjonen legges til, må skjemainnsendere krysse av i en avmerkingsboks som sier at de godtar og har lest vilkårene. De blir også bedt om å legge til en digital signatur som bekrefter at det de sender inn er ekte.
En digital signatur kan også legges til separat. Den digitale signaturen inkluderer et tidsstempel for når og hvem som har sendt inn skjemaet, dette gir en forpliktende avtale som kan refereres til dersom det skulle oppstå noen problemer eller uenigheter i fremtiden.
Lagre endringer for å sikre at redigeringene gjort på skjemaet blir anvendt. For å se hvordan skjemaet ser ut for dem som skal svare, Klikk på Se skjema for å se en forhåndsvisning.
Ved å klikke på Administrer knappen øverst kan du endre tittelen p skjemaet, se og kopiere skjemalinken, publisere og avpublisere skjemaet, sat bli varslet om nye svar. Du kan også skrive en tilpasset melding som foreldrene mottar etter å ha fullført skjemaet.
Håndtering av skjemaer
Når du har opprettet et skjema kan du enkelt finne tilbake til det under fanen Skjemaer. Denne siden viser alle skjemaene du har opprettet, link for hvert skjema som kan sendes til foreldre, samt mulighet for å se hvor mange som har svart på skjemaet.
Skjemaene er lagret på Famly servere og er offentlig tilgjengelig dersom de er publisert. Klikk på Kopier link for å lagre URL-en til utklippstavlen, og bruk denne linken på nettstedet ditt, i e-poster og på sosiale medier for å lede familier til registreringsprosessen. Hvert svar på skjemaet oppretter en forespørselsprofil for barnet hos den spesifikke barnehagen hvor skjemaet er opprettet eller delt fra.
Når du klikker på Alternativer får du muligheten til å:
Åpne skjema - se det slik som foreldrene ser det når de skal svare
Administrer - rediger skjemaet og meldingen som sendes ut når skjemaet er fullført
Rediger - Åpne skjemaet for redigering av felter og seksjoner
Kopier- Lag en kopi av skjemaet
Barnehager - Del skjemaet med andre barnehager i organisasjonen. Barnehagene du kan dele skjemaet med avhenger av tillatelsene for brukerprofilen som får tilgang til denne funksjonen. Hvis skjemaet deles med barnehager som en brukerprofil ikke har tilgang til, vil funksjonene for deling og administrering av skjemaene kun være tilgjengelig for de brukerprofilene som har tilgang til alle barnehagene. Alle kan se hvilke barnehager som har tilgang til skjemaet.
Avpubliser - Avpublisering av skjemaet deaktiverer URL'en til skjemaet for å stoppe alle former for innsendelse av skjemaet. Du kan velge å publisere skjemaet igjen senere.
Slett - Du kan slette skjemaet fra oversikten. Vennligst merk at alle svar på dette skjemaet fortsatt vil være tilgjengelig på hver forespørselsprofil (Under Registrering → Forespørsler) selv om skjemaet er slettet. Når du har slettet skjemaet vil ikke URL'en fungere mer og du har heller ikke tilgang til å få svarene i CSV-fil. Når et skjema er slettet kan handlingen ikke angres. Dersom du ønsker å se historikken for dine skjemaer anbefaler vi bruken av Avpubliser funksjonen.
Ved å klikke på 
kan du laste ned en CSV-fil av alle svarene til skjemaet i den rekkefølgen feltene er satt opp. Du kan velge fra hvilke datoer du ønsker informasjonen fra.
For å filtrere gjennom alle skjemaene dine kan du bruke Sorter etter funksjonen øverst på siden. Det er også en boks hvor du kan merke av dersom du vil vise upubliserte skjemaer.
Du kan se alle skjemaene i organisasjonen ved å velge organisasjonen fra stedsvelgeren øverst på siden som vist under (Ingrids Barnehage). Svarene for hvert skjema er i CSV-filen. Hvis skjemaet er delt med 100 barnehager, vil du kunne se alle svarene på dette skjemaet fra de 100 barnehagene - du kan også se svarene på hvert barn sin profil under Registreringsfanen.
Skjemainnsendelse
Når et skjema er utfylt og sendt inn vil personen som svarer på skjemaet få en bekreftelse på dette, samt en melding om at det var vellykket. De kan velge å printe ut eller lage en kopi av skjemaet. Denne informasjonen legges alltid til i skjemaet, sammen med alt som er utfylt og alle aksepterte avtaler.
Forespørselsprofiler
All informasjon som sendes inn via skjemaene blir lagt inn i de relevante forespørselsprofilene. Under registreringsseksjonen listes alle innsendte skjemaer under registreringsskjemaer og kan vurderes individuelt ved å velge Se svarene.
Spesifikke skjemaer kan sendes som oppfølgingsoppgaver for spesifikke barn. Dersom du klikker på Send skjema kan du velge hvilket oppfølgningsskjema du ønsker å sende og hvilket barn (kontakten til barnet) som skal motta dette. Det blir sendt via e-post.
All informasjon som oppdateres i de etterfølgende skjemaene, vil erstatte eksisterende data. Dette sikrer at forespørselsinformasjonen forblir oppdatert mellom de ulike kontaktpunktene, fra første interesse til den endelige informasjonen før påmelding.
