Wo finde ich den Auslastungsbericht in Famly?
Du findest ihn über Anwesenheit → Berichte → Auslastung oder über Berichte → Registrierung → Auslastung.
Der Auslastungsbericht
Der Auslastungsbericht gibt Aufschluss über die Auslastung der Einrichtung. Er zeigt die tägliche, wöchentliche oder monatliche Auslastung in Prozent und die VZÄ (Vollzeitäquivalent) Details für jede Altersgruppe oder Gruppen an.
Der Auslastungsbericht bezieht sich auf die maximale Kapazität von den Altersgruppen oder Gruppen in deiner Einrichtung.
Du hast außerdem die Möglichkeit, ein Belegungsziel festzulegen, indem du auf die Schaltfläche Ziel definieren klickst.
Gebe ein „Von“-Datum ein
Wähle eine Anzahl an Spalten aus sowie eine Aufteilung nach Monaten, Wochen oder Tagen
Wähle aus, ob du die Belegung oder Verfügbarkeit einsehen möchtest
Gruppiere nach Gruppen oder Altersgruppen
Wähle zwischen Prozentzahlen oder VZÄ (Vollzeitäquivalent) aus
Klicke auf eine bestimmte Gruppe um eine Auflistung derer Kinder einzusehen
Die Auslastung ist mit den Öffnungszeiten der Einrichtung verbunden. Eine Einrichtung hat beispielsweise von 8 Uhr bis 18 Uhr geöffnet. Wenn ein Kind von 9 Uhr bis 17 Uhr eingeplant ist, dann wird dies mit 0,8 VZÄ widergespiegelt. Wenn ein Kind von 8 Uhr bis 18 Uhr eingeplant ist, dann wird dies mit 1 VZÄ widergespiegelt.
Wenn ein Kind außerhalb der Öffnungszeiten in der Einrichtung eingeplant ist, beispielsweise von 7-19 Uhr, dann wird dies mit 1,2 VZÄ widergespiegelt.
💡 Die Auslastung basieren stets auf dem im Kinderprofil eingetragenen Betreuungsplan und Ad-hoc Sitzungen und nicht auf der tatsächlichen Anwesenheit.
Du kannst auch eine Liste der Einheiten und Pakete aus den Buchungsplänen der Kinder herunterladen, indem du oben im Auslastungsbericht auf die Schaltfläche Buchungen herunterladen klickst. Beachte, dass Ad-hoc Sitzungen im Bericht „Buchungen“ nicht mit eingeschlossen werden.
Auslastungsbericht auf Organisationsebene
Für Einrichtungen mit mehreren Standorten ist der Auslastungsbericht auch auf Organisationsebene verfügbar. Nutzer:innen mit der Berechtigung „Auslastungsbericht anzeigen“, können auf diese Funktion zugreifen. Die Daten werden auf zwei Ebenen anzeigt.
1) VZÄ-Zusammenfassung
Für die gesamte Organisation wird für jeden Standort die Gesamtsumme der Vollzeitäquivalente (VZÄ) und die Auslastungsquote für alle Standorte entweder wöchentlich oder monatlich dargestellt. Zudem zeigt der Bericht eine prozentuale Veränderung zur Vorwoche oder zum Vormonat, um die Entwicklung der Belegung – ob Anstieg oder Rückgang – zu veranschaulichen.
Die Berechnung basiert auf dem „tatsächlichen VZÄ“, das tagesgenau ermittelt wird und alle Abweichungen im Kalender berücksichtigt, wie Schließtage oder Gruppenwechsel, und auch Ad-hoc-Sitzungen mit einbezieht.
2) VZÄ-Faktoren
Durch das Erweitern des Berichts erhält man detaillierte Einblicke in die Faktoren, die Veränderungen beim VZÄ (Vollzeitäquivalent) beeinflussen. Dabei spielen vier Hauptfaktoren eine Rolle:
Neuzugänge: VZÄ steigt durch Kinder, die im ausgewählten Zeitraum neu in die Einrichtung kommen.
Abgänge: VZÄ sinkt durch Kinder, die im ausgewählten Zeitraum die Einrichtung verlassen.
Erhöhte Buchung: VZÄ steigt, wenn Kinder auf einen größeren Betreuungsplan wechseln (Ad-hoc-Sitzungen nicht eingeschlossen).
Reduzierte Buchung: VZÄ sinkt, wenn Kinder auf einen kleineren Betreuungsplan wechseln (Ad-hoc-Sitzungen nicht eingeschlossen).
Die Berechnung basiert auf dem „annualisierten VZÄ“, das den durchschnittlichen VZÄ eines Kindes anhand des aktuellen Buchungsplans darstellt. Diese Methode hilft, Trends und Entwicklungen zu erkennen, berücksichtigt jedoch nicht alle möglichen Einflüsse auf den Kalender, wie Schließtage, Gruppenverschiebungsregeln, Altersgruppenwechsel und Ad-hoc-Sitzungen.
Export (CSV-Datei)
Der Auslastungsbericht auf Organisationsebene bietet mehrere Exportoptionen:
Buchungen: Lade eine einzelne CSV-Datei herunter, die alle Buchungen innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs für einen oder mehrere Standorte enthält.
VZÄ-Zusammenfassung: Exportiere Daten zu VZÄ und Auslastungsquote auf Organisations-, Standort-, Gruppe- oder Kind-Ebene für einen oder mehrere Standorte. Du kannst wöchentliche oder monatliche Datumsbereiche auswählen und die Daten nach Gruppe oder Altersgruppe berechnen lassen.
Die Zukünftige Verfügbarkeit
Die zukünftige Verfügbarkeit kann man einsehen, wenn man auf Anwesenheit → Registrierung → Verfügbarkeit klickt.
Die Zahl in den farbigen Feldern zeigt dir an, wie viele Plätze frei sind und gibt die Verfügbarkeit in den einzelnen Wochen an.
Dunkelgrüne Felder: Viele Plätze verfügbar
Hellgrüne Felder: relativ viele Plätze verfügbar
Gelbes Feld: Wenige Plätze verfügbar
Graues Feld: Keine Plätze verfügbar - Kapazität ist voll ausgeschöpft
Rotes Feld: Überbelegung
Der Plan verwendet die für jede Altersgruppe (Einstellungen → Kinder → Altersgruppen) oder Gruppe (Einstellungen → Gruppen → Einstellungen) eingegebene maximale Kapazitätsanzahl und vergleicht sie mit den eingetragenen Betreuungsplänen der Kinder, die der jeweiligen Altersgruppe oder der jeweiligen Gruppe zugeordnet sind.
Wenn du den Plan ausdrucken möchtest, dann klicke auf Drucken oben rechts in der Ecke. Möchtest du noch weitere Zeitspannen laden, um noch weiter im Voraus zu planen, dann klicke ganz unten auf der Seite auf Mehr laden.