Ansattes timeplan og timer systemet inneholder flere nye funksjoner som sammen sørger for nøyaktig sporing av de ansattes timer - inkludert planlagte timer, oppmøtetimer, betalt fravær, pause fradrag, kontrakt timer, periodeforskjell og timebank saldo - som grunnlag for lønnsutbetalingen.
Ansattes oppmøte
Som en del av systemet er siden for ansattes oppmøte oppdatert. Du finner den ved å gå til Deltakelse → Ansatte → Ansattes oppmøte.
Denne siden viser en ukentlig oversikt over totalt antall planlagte og tilstedeværende timer (etter at pauser er trukket fra), og fremhever forskjellen mellom disse totalene på daglig og ukentlig basis. Siden kan filtreres etter ansatt og avdeling, og kan også vises i fortid eller fremtid via datovelgeren.
De planlagte timene (med et blått klokkeikon) bestemmes av vaktene som er publisert via Ansattes timeplan. De tilstedeværende timene (med grønne haker) bestemmes av innsjekkings- og utsjekkingsdata via sjekk inn/ut skjermen eller i appen.
Ansattes fravær markeres også på siden for å vise spesifikt antall timer når nøyaktig fraværsregistrering er aktivert under Innstillinger → Ansatte → Ansattes fravær).
Hvis en ansatt har glemt å sjekke ut på slutten av dagen, vil automatisk utsjekk markeres med et rødt advarsels-ikon. Disse tidene bør derfor oppdateres for å sikre at du har registrert riktige oppmøtetimer.
De ukentlige avtalte arbeidstimene vises under den ansattes navn og kan oppdateres under Ansattes profil → Om → Kontrakt. Du finner mer informasjon om hvordan det fungerer her.
Ukentlig detaljert registrering av oppmøte
Når du trykker på en celle på siden Ansattes oppmøte, åpnes en detaljert oversikt over den aktuelle ansattes oppmøte. Med de nødvendige tillatelser kan du se eller se og redigere timer og fravær for den aktuelle uken. I denne oversikten vises alle individuelle vakter og innsjekkingstider, inkludert eventuelle avdelings endringer som er registrert i løpet av dagen.
Individuelle vakter og oppmøteregistreringer kan redigeres og slettes fra denne siden med følgende tillatelser: Ansattes timeplan - Rediger og Ansattes oppmøte - Rediger.
Fravær kan også vises og legges til fra denne siden ved å trykke på +Legg til på den aktuelle dagen med tilsvarende tillatelser: Ansattes fravær - Se og Ansattes fravær - Rediger
Alle innsjekkingstider som manglende utsjekkingstider, vises med et rødt advarselsikon og bør oppdateres for å beholde korrekte data.
Totalt antall fratrekk av pauser per dag beregnes ut fra pauser som er registrert i feltet for planlagte pauser. Det fratrukne antallet pauser trekkes også fra både totalt antall planlagte timer per dag og uke, samt totalt antall timer med faktisk oppmøte per dag og uke.
Forskjellen mellom totalt antall planlagte timer og totalt antall faktisk oppmøtte timer markeres per dag og uke med et positivt eller negativt tall. Dette kan brukes som en veiledning for å gjøre justeringer i løpet av uken for å unngå overtid og for å være sikker på at de planlagte timene blir oppfylt.
Under det totale antallet timer på siden finner du en ukentlig oversikt med følgende tall:
Planlagt - Totalt antall timer fra alle vakter per uke, minus eventuelle pauser.
Deltatte - totalt antall timer for innsjekkinger per uke minus eventuelle pauser.
Betalt fravær - total fraværstid per uke som er angitt som "betalt" (krever at funksjonene "Nøyaktig sporing av fravær" og "Fravær undekategori" er aktivert).
Pause - totalt antall pauser som er lagt til planlagte vakter per uke.
Totalt - den ukentlige summen av deltatte + Betalt fravær (merk at pauser trekkes fra Deltatte).
Kontrakt - de ukentlige avtalte arbeidstimene som er angitt for den ansatte den uken (via ansattes profil > Om > Kontrakt).
Forskjell - Totalsummen minus avtalte arbeidstimer for den aktuelle uken.
Bank - gjeldende saldo for banktimer som kan oppdateres manuelt av styrerne basert på overtid eller avspasering.
Det finnes to eksportalternativer:
Daglig total som inkluderer:
Dato
Ansattes navn, Ansattes ID, stillingstittel, navn på barnehage, og tildelt avdeling
Planlagte vakter og pauser, og totalt antall planlagte timer med disse lagt sammen.
Totalt antall innsjekket timer, fratrukne pauser og totalt antall fremmøtte timer.
Samt totalt antall timer med fravær (ferie, sykdom, fravær eller sykt barn).
Detaljert oversikt som inkluderer:
Dato
Ansattes navn, Ansattes ID, stillingstittel, navn på barnehage, og tildelt avdeling
Type av timer (om de er planlagte eller fremmøtte)
Start- og sluttidspunkt, samt totalt antall timer den ansatte har fremmøtt.
Type fravær (ferie, sykdom, fravær eller sykt), start- og sluttdato for fravær, samt årsaken til fravær, fravær underkategori, om den var lønnet eller ulønnet og koden for underkategorien.
Ansattes arbeidstimer
Siden Ansattes timer gir en oversikt over det totale antall timer per ansatt over en valgt tidsperiode. Siden kan arkiveres per ansatt eller per avdeling og viser de samme totalsummene som den ukentlige detaljerte oppmøte oversikten, men for den ønskede perioden (ukentlig eller egendefinert periode).
Når du klikker på de ansatte, åpnes den ukentlige, detaljerte oppmøte oversikten for ytterligere innsyn eller redigering.
Totalsummene per ansatt er:
Planlagt - Totalt antall timer fra alle vakter minus eventuelle pauser. innenfor den valgte tidsperioden.
Deltatte - totalt antall timer for innsjekkinger minus eventuelle pauser innenfor den valgte tidsperioden.
Betalt fravær - total fraværstid som er angitt som "lønnet" (krever at funksjonene "Nøyaktig sporing av fravær" og "Underkategori fravær" er aktivert) innenfor den valgte tidsperioden.
Pause - totalt antall pauser som er lagt til planlagte vakter i den valgte tidsperioden.
Totalt - den totale summen av deltatte + lønnet fravær i tidsperioden (merk at pauser trekkes fra Deltatte).
Kontrakt - de avtalte arbeidstimene som er angitt for den ansatte i den valgte tidsperioden (basert på ukentlige avtalte timer og arbeidstilgjengelighet angitt via ansattes profil > Om > Kontrakt)
Forskjell - Totalsummen minus avtalte arbeidstimer for den valgte tidsperioden.
Bank - den nåværende saldoen for banktimer som kan oppdateres manuelt av styrerne basert på forskjellen som er uthevet på siden, basert på barnehagens HR-policy.
Alle disse totalsummene kan eksporteres innenfor et hvilket som helst valgt tidsperiode og brukes til å laste opp til et HR- eller regnskapsverktøy som grunnlag for lønnsutbetaling.
