Ansattes timeplan og timer systemet inneholder flere nye funksjoner som sammen sørger for nøyaktig sporing av de ansattes timer - inkludert planlagte timer, oppmøtetimer, betalt fravær, pause fradrag, kontrakt timer, periodeforskjell og timebank saldo - som grunnlag for lønnsutbetalingen.

Som en del av systemet er siden for ansattes oppmøte oppdatert. Du finner den ved å gå til Deltakelse → Ansatte → Ansattes oppmøte.

Denne siden viser en ukentlig oversikt over totalt antall planlagte og tilstedeværende timer (etter at pauser er trukket fra), og fremhever forskjellen mellom disse totalene på daglig og ukentlig basis. Siden kan filtreres etter ansatt og avdeling, og kan også vises i fortid eller fremtid via datovelgeren.

De planlagte timene (med et blått klokkeikon) bestemmes av vaktene som er publisert via Ansattes timeplan. De tilstedeværende timene (med grønne haker) bestemmes av innsjekkings- og utsjekkingsdata via sjekk inn/ut skjermen eller i appen.

Ansattes fravær markeres også på siden for å vise spesifikt antall timer når nøyaktig fraværsregistrering er aktivert under Innstillinger → Ansatte → Ansattes fravær).

Hvis en ansatt har glemt å sjekke ut på slutten av dagen, vil automatisk utsjekk markeres med et rødt advarsels-ikon. Disse tidene bør derfor oppdateres for å sikre at du har registrert riktige oppmøtetimer.

De ukentlige avtalte arbeidstimene vises under den ansattes navn og kan oppdateres under Ansattes profil → Om → Kontrakt. Du finner mer informasjon om hvordan det fungerer her.

Når du trykker på en celle på siden Ansattes oppmøte, åpnes en detaljert oversikt over den aktuelle ansattes oppmøte. Med de nødvendige tillatelser kan du se eller se og redigere timer og fravær for den aktuelle uken. I denne oversikten vises alle individuelle vakter og innsjekkingstider, inkludert eventuelle avdelings endringer som er registrert i løpet av dagen.

Individuelle vakter og oppmøteregistreringer kan redigeres og slettes fra denne siden med følgende tillatelser: Ansattes timeplan - Rediger og Ansattes oppmøte - Rediger.

Fravær kan også vises og legges til fra denne siden ved å trykke på +Legg til på den aktuelle dagen med tilsvarende tillatelser: Ansattes fravær - Se og Ansattes fravær - Rediger

Alle innsjekkingstider som manglende utsjekkingstider, vises med et rødt advarselsikon og bør oppdateres for å beholde korrekte data.

Totalt antall fratrekk av pauser per dag beregnes ut fra pauser som er registrert i feltet for planlagte pauser. Det fratrukne antallet pauser trekkes også fra både totalt antall planlagte timer per dag og uke, samt totalt antall timer med faktisk oppmøte per dag og uke.

Forskjellen mellom totalt antall planlagte timer og totalt antall faktisk oppmøtte timer markeres per dag og uke med et positivt eller negativt tall. Dette kan brukes som en veiledning for å gjøre justeringer i løpet av uken for å unngå overtid og for å være sikker på at de planlagte timene blir oppfylt.

Under det totale antallet timer på siden finner du en ukentlig oversikt med følgende tall:

Det finnes to eksportalternativer:

Siden Ansattes timer gir en oversikt over det totale antall timer per ansatt over en valgt tidsperiode. Siden kan arkiveres per ansatt eller per avdeling og viser de samme totalsummene som den ukentlige detaljerte oppmøte oversikten, men for den ønskede perioden (ukentlig eller egendefinert periode).

Når du klikker på de ansatte, åpnes den ukentlige, detaljerte oppmøte oversikten for ytterligere innsyn eller redigering.

Totalsummene per ansatt er:

Alle disse totalsummene kan eksporteres innenfor et hvilket som helst valgt tidsperiode og brukes til å laste opp til et HR- eller regnskapsverktøy som grunnlag for lønnsutbetaling.